房屋建筑工程竣工资料管理系统研究

黄蕾

【摘要】建设档案资料，在工程建设领域及社会经济生活中有着十分重要意义和使用价值，特别在建筑工程项目管理中，发挥重要作用。企业应建立健全竣工资料管理制度，制定行之有效的工程竣工資料形成、收集、整理、交接、立卷、归档的管理程制度，实行科学收集、定向移交、统一归口、按时交接的原则，保证竣工资料完整、准确、系统和规范，便于存取和检索。文章主要阐述在工程建设过程中竣工资料管理的重要性，并分析当前竣工资料管理现状以及解决问题的办法和对策，为工程竣工验收后的归档工作奠定扎实的基础。

【关键词】房屋建筑工程 竣工资料 管理系统

建筑工程是资源和智慧的结晶。作为建筑过程直接记录的档案也是建筑工程的重要组织部分，是建筑工程的技术成果。因为消耗和占用资源巨大，建筑工程的实体成果一般都能得到广泛重视，从投资方到行政部门以及普通市民，注意力都集中到了实体成果上面，甚至是只关注建设工程的外在观感，对建筑工程竣工验收资料的管理关注甚少，知之甚少。一些人认为，工程竣工验收资料的管理只是建筑工程竣工后的资料整理，是建筑工程的末端，而且非常琐碎，对档案工作表现的是一个敷衍塞责的态度。建筑工程竣工验收资料的管理绝对不是可有可无的，而是建筑工程质量控制的一个核心问题，值得引起高度重视和认真思考研究。

一、施工单位竣工资料管理的重要性

竣工资料是通过图纸、文字数据及影音图片等载体保留下来的即时行为记录，是宝贵的施工技术资料，它是一组有内在客观联系的文件与数据的总和。通过竣工资料，可以全面真实地记录施工活动，反映施工各个环节是否符合有关工程建设的法律法规、规程规范、技术标准和设计文件、工程合同等。

1、提供技术分析的依据

对施工单位来说，工程竣工资料浸满施工人员的汗水，更是施工人员智慧的结晶，因此施工单位应充分利用竣工资料所涵盖的信息。工程项目的各分项工程质量验收规范中偏差的真实数据直接有效地反映了施工人员的操作水平，这些数据体现了理论分析与实际操作的区别，涵盖了实际生产中会发生的不可预见因素对生产的影响。如果对其采取科学的技术总结并及时反馈，有针对性地采取措施指导施工，可以提高工程施工质量和企业的专业性。

2、服务企业发展

“建一项工程，立一座丰碑”，工程项目实体是丰碑，竣工资料就是记录功绩的碑文。竣工资料里涵盖的各种文件，是企业后期形象宣传和技术总结的资料来源，是奖项申报的重要支撑。竣工资料是展现企业面貌，服务企业发展最强有力的核心证明材料。

3、反映企业的项目管理水平

对施工单位而言，为保证企业的竞争力，不仅要有先进的技术能力，还应有优秀的项目管理水平。建设单位对竣工资料的质量、内容都有要求，优秀的施工单位不应停留于被动地接受建设单位的要求，应该建立起自己的管理体系，加强自身竞争力。

4、解决竣工后纠纷的依据

项目建成后若发生事故，竣工资料是事故分析的重要资料，是确定事故责任人真实可靠的依据，且也有利于企业自查和进行事故分析，对于隐蔽工程和建成后不易检测的项目具有不可替代的重要性。施工单位做好竣工资料的管理，有助于其掌握事故全面情况，在事故责任划分时占据主动地位，规避部分风险。

二、提高工程竣工资料管理水平的措施

1、领导的重视在竣工资料管理中起着关键作用

只有领导多了解相关规范、国家政策、行业动态、典型案例，加强自身意识， 才能在经济、人员、技术、培训上大力支持竣工资料管理上的相关工作。

2、加强竣工资料管理相关人员的专业技术培训

建筑企业既要集中竣工资料相关人员学习资料整编、归存档专业知识及同行业优秀经验， 又要加强学习工程技术， 并以制度的形式进行考核， 提高他们处理竣工资料的综合能力。在工程技术人员中也应进行相应的资料知识教育， 便于资料整编、归存档工作的开展。

3、健全组织机构， 重视资料管理岗位

建筑企业要在日常管理中设置严密的竣工资料管理机构， 具体到每个工程项目上实行项目经理负责制， 并选派干练、沟通力强、有经验的专门资料员统一对本项目竣工资料的整编负责， 对移交的竣工资料设置专门存储场所， 管理人员进行管理， 确保竣工资料的安全性。

4、建立健全的竣工资料管理制度

根据建筑企业自身实情制定合适的竣工资料管理制度， 具体内容如：岗位设置、数据单位、书写纸张、图纸落款、资料内容、依据规范、移交时间、归档职责、存档办法、激励机制等， 使竣工资料管理走向规范化。

5、量化竣工资料的日常管理， 并将其纳入员工的年度考核范围

日常管理工作的好坏， 对竣工资料的整编和归存档有着极大影响， 具体量化事项很多， 以归档为例：建筑企业的档案室管理员在接收资料时要反复查点原始资料、核对试验报告、查对目录内容、签字盖章、设计图纸等才能收归档案室， 对收归后的竣工资料进行统一编号、资料袋标注、登记资料内容件数、归档时间、交接人员等， 对诸如此类的日常管理进行量化， 并把量化结果纳入年度考核， 作为员工经济激励的依据。

6、加强竣工资料整编的过程控制， 实施分阶段管理

对于竣工资料整编， 要在工程开工前就根据整个工程项目计划安排相应的时间段来实现竣工资料整编与施工进度的“三同步”， 即竣工资料收集与工程项目立项开始同步；竣工资料形成与工程项目施工过程同步；竣工资料验收与工程项目完工验收同步， 保证工程建设进展到一个阶段， 资料收集整编完成到一个阶段， 工程项目完工一个， 资料移交清楚一个。

7、通过合同台账加强竣工资料的管理

建设单位在与施工承包商、设计单位、监理单位签合同时应对资料整编、移交做详细的规定， 把工程项目的竣工资料移交与工期进度、工程款结算严格挂钩， 小型项目应考虑在合同终止时一次性提交全部竣工资料， 规模大、工期长的项目可考虑分期分批提交竣工资料， 归建设单位保管的那份工程项目竣工资料要与合同台账定期核对， 加强竣工资料管理。

8、运用合理奖惩制度手段加强竣工资料管理

建设企业档案管理员对工作敷衍了事， 造成竣工资料与登记不符、丢失严重等， 建议提高竣工资料岗位工资待遇， 用合理的奖惩制度促进其责任心。

9、严把竣工验收关， 树立为业主服务的品牌效应

工程竣工验收不仅要求项目管理部门、监理工程师严格审查， 更要求建筑企业严格自审， 本着以为业主服务为出发点， 由技术负责人牵头， 项目经理负责， 认真审查原始资料、竣工图是否准确、完整， 文字资料是否恰当， 组卷是否合理， 确保高质量提交最终竣工资料报告。竣工资料存档后， 由办公室和技术部门定期联手检查档案室竣工资料存档情况， 最终树立自己的品牌效应， 赢得与业主合作的机会。

总之，施工单位应清晰地认识，竣工资料与实体工程是同样重要。重视竣工资料的管理，形成体系化、全程性的管理模式，是做好这项工作的前提。在此基础上，对竣工资料的科学、合理管理，在实际操作中经验积累，逐步优化管理方式，施工单位项目管理的总体水平才能日渐提升，成为在市场竞争中的重量级砝码。

参考文献

[1] 张晓华. 施工资料管理中的问题和对策及检查方法[J]. 中小企业管理与科技（下旬刊）. 2012（02）

[2] 王芳，彭莉. 谈如何加强施工资料规范化管理[J]. 江西建材. 2009（04）