论企业档案集中管理好处多

董延平

【摘要】档案集中统一管理是我国档案工作的组织原则和管理体制。企业档案是国家档案的组成部分，随着企业的进一步发展壮大，企业的档案门类增多，数量庞大，企业档案集中管理，就可以解决因分散管理、多头领导而导致的各种弊端，不仅能丰富室藏，方便利用，还能更好地促进企业档案业务的建设。下面就企业档案集中管理好处多，谈谈自己的一些看法。

关键词：企业；档案；集中；管理

一、企业档案集中管理有利于维护档案的齐全和完整

随着经济体制改革的不断深入，企业迅速发展壮大，企业各部门产生的各门类档案逐渐增多，而企业的档案大部分采取分散管理的体制。这样长期保存档案，一是违背了国家档案工作集中统一管理的原则；二是各基层无专管档案人员，而且保存档案资料的条件差，这样不仅使档案资料不齐全完整，也更不安全可靠，同时也降低了企业档案的使用价值。企业档案集中管理，就能使常年分散保管在各部门及个人手中档案资料如：基本建设、设备仪器、产品、会计、声像、实物等档案资料统一领导、集中管理，就能克服原来那种因分散保管易丢失档案宝贵资料的现象；就能克服原来那种因孤立的、封闭的管理体制，形成企业不能对各种档案资料数据进行科学的、合理的加工处理；无法综合地、系统地开发档案信息资源的现状；就能确保档案资料齐全、完整、可靠，就有利于档案信息资源的开发和利用，有利于企业的改革和发展。1984年甘肃省某企业因5号住宅楼地下管漏水

而进行大规模维修时，因供电线路图和供水、排水工程图纸失存，不得不实地开挖，不仅延长了工期，而且增加了维护费用。其会计档案长期零乱堆积，又无专人管理，虫蛀鼠咬，档案破坏严重。后来针对此问题，档案室在《关于改进单位档案工作的意见》中提出建立综合档案室使单位各类档案实行集中统一管理的建议，得到了领导的高度重视和大力支持。第二年二月份，综合档案室成立后，认真贯彻执行集中统一管理的原则，在全企业范围内深入开展收集档案和清理文件资料的工作，这次征收档案除将保存在各个部门的档案全部收集到综合档案室集中管理外，各基层科室和单位领导都翻箱倒柜进行了一次大清理，收集回多年零散的文件材料3000佘，以及大量的技术图纸、地契、照片、印模、锦旗等，再加上对会计档案的清理、归档，室藏档案由原来的1100卷增加到6200余卷，有效地维护了本企业档案的齐全和完整，使档案得到安全保管。可见，企业档案集中管理有利于维护档案的齐全和完整。

二、企业档案集中管理有利于从体制上理顺关系

企业档案集中管理后就要成立综合档案室，但档案室一经建立，就成了由本企业一把手直接领导下的独立实体。档案室作为一个独立的职能部门，负责整个企业各种档案的收集存储、分析整理、开发利用等工作，它与其它科室、部门并列，成为企业管理的“内客成员”，并对各部门、各处室的文书处理和档案工作有检查、监督之权，这样就提高了档案工作的地位。企业为了使全公司档案工作健康发展，确保综合档案室有可靠的档案来源，就会行文或开会明确要求各单位、各处室都确定由本处室的兼职档案管理人员来每年进行文书档案立卷和归档工作。同时，综合档案室每年要组织档案定期培训和实地指导，以确保归档材料的齐全完整和案卷质量。这样改变了档案室原来的“机要重地、非公莫入”的现象，改变了档案部门与文书部门、业务部门互不联系的局面，理顺了综合档案室与各部门的关系，形成了专、兼职档案人员互助协作配合的档案工作管理网络，为企业档案工

作的发展壮大奠定了可靠的组织基础。

三、企业档案集中管理有利于实现档案管理的规范化

档案分散管理制度难以健全，人员难以稳定。档案实行集中管理后，综合档案室管理了各种门类的檔案，室藏档案内容丰富，结构复杂。为了便于档案管理和进一步提供利用，企业就会根据国家档案管理的有关标准和要求，建立和完善本企业档案工作的各项规章制度，健全本单位的档案管理制度，如《档案分类大纲》、《档案立卷归档范围及保管期限表》、《档案工作收集、整理、保管、鉴定等一系列制度》等，确保档案管理工作有章可循，照章办事。甚至还会对原有零存的不符合档案规范、标准的归档文件材料重新进行分类、组卷、编目和排列等，使其案卷都符合要求。这样，就使本企业的档案实现了档案管理的规范化、标准化，科学化，改变了分散保管时档案分类不统一，案卷不符规范的现象，就能使企业的档案管理工作逐步走上制度化管理轨道上来。

四、档案集中管理有利于改善档案的保护条件

档案分散管理，企业不便于统一使用物力和财力，各部门又因财力和物力不足而不能为档案提供较好的保管条件，从而使档案得不到很好的保护。据了解企业有很多基层部门的档案现在还存放在破木头柜里，甚至零乱地堆在柜顶或房角，档案很容易受潮、虫蛀、鼠咬，会严重损坏档案。而档案实行集中管理后，企业的综合档案室将对企业各项活动所产生的全部档案实行统一管理和统筹规划，企业领导就会相应地解决档案经费、档案库房、档案设备和人员配制以及一系列的安全防护设施等问题，这样就使企业的档案保护条件大大改观，不仅延长了档案的使用寿命，而且为企业领导及各管理部门日后的各项工作保存了更完善的档案资料。

五、企业档案集中管理有利于提高档案信息资源的综合开发

档案工作的最终目的就是开发档案信息资源，服务于改善企业的经营理念，提高产品质量，降低消耗和增加企业经济效益等。长期以来，企业除档案室保存文书档案编制的一些案卷目录外，各部门保存的档案既未科学整理，又无编目，严重影响了企业档案信息资源的开发能力。档案集中管理后，档案室管理人员就可以在系统整理的基础上，编制案卷目录、全引目录等档案管理的各种检索工具，以确保在日常提供档案利用时，做到检索准确、及时。同时，档案室还可以借助计算机等现代化档案管理软件实现多码检索，提高档案的查全率、查准率，档案集中管理后能促进企业档案工作服务方式的三个大的转变：即一是由封闭、半封闭向开放型的转变；二是由被动服务向主动服务的转变；三是由低级原件提供服务向高级的二次、三次提供服务的转变。由于企业各项活动中形成的档案种类多，且互相渗透，所以档案实行集中管理后，不仅维护了档案的有机联系，而且档案综合管理对开发档案信息资源的能力也有所提高。

六、企业档案集中管理有利于提高档案工作在企业中的地位

档案实行集中管理后，综合档案室成为企业最高领导直接领导的机构。企业会通过行文、开会等方式，要求各单位、各部门密切配合和支持档案工作。由于档案工作得到领导高度的重视和大力支持后就会从实质上提高档案工作在企业中的地位，就会增强全体职工的档案意识，这就为企业档案工作的发展创造了良好的社会环境，为推动了档案工作的不断开展夯实了基础。总之，档案实行集中管理好处很多.我深信，随着档案管理水平的不断提高，企业档案集中管理不仅在保护和有效地开发利用方面将会发生越来越大的作用，而且会对企业的进一步发展壮大起到决定性的作用。