工程设计档案管理工作的创新

李荛琦

[摘要]随着信息技术的飞速发展，设计院传统工程设计档案管理模式已愈显陈旧、滞后与不足，不能适应现代档案信息资源管理的需要。本文从工程设计档案管理创新的涵义出发，通过分析当前设计院工程设计档案管理的特点和发展趋势，提出以设计院工程设计档案管理信息化建设为依托，推动设计院工程设计档案管理工作创新的主要途径。

[关键词]设计院；工程设计档案管理；创新

设计院工程设计档案管理是企业工程设计档案管理的有机组成部分，也是推进工程设计档案管理信息化建设的主要领域之一。随着经济的快速发展和城市化的全面推进，设计院作为工程设计、技术运用、规划组织的重要平台，其自身形成了丰富而庞杂的设计成果，积累了海量的档案信息和设计文本，如何充分利用信息技术改进和完善工程设计档案管理手段，是当前我们工程设计档案管理工作的重要课题。

1.工程设计档案管理创新的涵义

管理是一门学科，同时也是一门艺术。而创新即包含了技术创新，又包含了模式创新，所以说管理创新是企业核心价值的重要保障，对于工程设计档案管理工作来说也不例外。工程设计档案管理工作的创新就是从工程设计档案管理方法、档案利用途径、服务模式等方面进行创新，做到科学管理、合理利用、服务高效。

2.设计院传统工程设计档案管理的基本特点

设计院的工程设计档案文件记载着建设项目立项准备初始直至竣工验收的全过程，是一种具备长期查阅、高实用价值的信息资源。其表现为以下三大特征：

2.1归档内容繁、文档数量多。

设计院内的工程设计档案载体主要由原始文件、标书、设计图纸、工程计算书、电子光盘等诸多资料组成，因建筑设计项目建设周期长（一般在一年以上），所以累积的文档资料极为丰富，档案归档的步骤流程复杂、归档内容繁杂。比如一个建设项目的设计档案不仅包括设计任务书、委托书、合同书、红线批复图、政府部门批复许可文件等准备阶段的文件资料，还包括选址、勘探、可行性研究报告、技术论证等衍生文件材料。使設计院工程设计档案管理工作在文档种类、归档库藏数量方面增加了难度。

2.2时间周期长，材料变更快。

设计院的工程设计档案多形成于专业设计技术活动中，体现了建设项目的设计水平和设计思想。由于许多项目建设时间跨度大，基本是跨年度甚至几个年度，设计文件和图纸较多，设计归档材料随年度变化不断变更增多。在传统工程设计档案管理模式下，项目归档主要由人工操作完成，整理文档的时间精力花费较大，效率低下。特别是一些设计项目面临政府政策调整、施工过程中的不断调整，也无形的增加了档案整理归档的工作量。

2.3用户范围广，应用程度高。

设计档案保存着建筑工程规划、设计、施工中各种技术活动的记录，承载着设计单位的专业技术知识，而设计档案的适用性原则也使得设计成果存在共享的可能，也就是无论在设计阶段还是施工、竣工阶段，设计成果都会提供给建设方、施工方、监理方、政府相关部门及本单位设计人员参考调用。所以说设计院的档案适用范围广、利用率高，而频繁调取查阅与重新归并，也给设计院的工程设计档案管理工作提出了新的要求。

3.设计院工程设计档案管理方式的基本趋势

3.1工程设计档案管理内容数字化

设计院工程设计档案管理中，档案所保存的内容主要是以设计图纸、技术档案为主，内容多而繁杂，保存与维护相对困难。当前信息技术的广泛应用给工程设计档案管理带来了极为便捷的途径。设计院的工程设计档案管理可以通过利用电子文件、电子图片、光盘等多种电子信息模式进行档案的保存，把内容庞大的纸质形态的档案资料实施电子分类与归并，并形成数字信息存储、查询、修正等手段服务介质，使得设计院工程设计档案管理从传统的手工操作模式中解放出来。

3.2人工操作向电脑操作转变

传统的工程设计档案管理从立卷整理、排架到查找利用案卷，档案工作人员多是手工操作，劳动强度大、工作效率低。基于建筑设计院多文档的特点，当前档案工作需向电脑操作转变。通过运用计算机编排，运用图档管理信息系统，实现工程图纸、设计文件等网上自动归档：完善图档网络整理、编目、分类、编号等功能，实现设计院内部局域网在线检索、浏览、申请、审批和下载借阅利用电子文件等功能。

4.设计院工程设计档案管理工作创新的主要途径

4.1推进观念转变

工程设计档案管理工作的创新首先需要转变思想观念。充分认识信息化给档案工作的传统理论、方法、手段带来的严峻挑战，进一步深化档案信息化建设的重要意义，实现数字化、网络化，以此推动设计院工程设计档案管理工作的发展。

4.2推进管理创新

一是要积极完善制度。建立健全适合本单位信息化要求的规章制度，重点要建立电子文件图档管理信息系统。在强化电子图纸形成、流转、接受、监控、归档、审定的同时，加强对原有纸质档案的保管，确保电子档案的原始性和真实性。

4.3推进服务创新

工程设计档案管理工作的重点是服务，如果不进行有效的服务，保存的资源就没有了利用价值。这就要求我们要把主动服务、规范服务、满意服务贯穿到档案工作的全过程。一是要建立个性化服务。根据档案信息不同调阅者的使用习惯，增强检索工具的功能和性能，提供多种检索路径，整合不同档案资源集成检索系统。二是要加强档案信息资源建设。建筑设计院的档案繁多，但从使用者的角度出发，人们还是会感觉保存的资源具有局限性，这就要求我们在充实资料的同时，还要积极收集国内外核心专业期刊新出现的同类设计院所设计成果报道等相关信息，特别是与本院业务直接相关的新颖设计成果为我所用。三是要加强特色档案信息的开发，根据设计院历年形成的优秀设计成果，有方向、有重点的进行档案资料的整理和收集，做好编研和推介工作。