浅论档案实体的安全问题

曹红　刘琪

[摘 要]文章结合本单位的一些实际情况，从档案实体所涉及的安全内容及损毁档案实体的因素，并提出档案实体安全的防范措施等几个方面进行简要论述。

[关键词]档案实体；安全问题

档案是历史的记录，是总结经验教训最具说服力的凭证，一旦损毁，将给党和国家造成不可挽回的损失。近年来，随着各级各部门对档案工作的重视程度不断加强，档案意识不断提高，档案安全早已列入档案工作的重中之重。本文从以下几个方面对档案实体安全问题进行简要论述。

一、档案实体安全的内容

档案实体安全是指档案的保管安全，是保证档案完整、维护档案保密性的最基本条件和保障。档案的保管，是根据档案的成份和状况所采取的存放和安全防护措施。档案的保管，既是整个档案管理业务的一个重要方面，也是档案工作诸环节中一个相对独立的环节；既是一项管理活动，也是一项维护档案的完整与安全的技术性工作。从广义上来讲，档案实体安全涵盖内容广泛，主要包括档案实体的物质安全、技术安全、机制安全、制度安全等各方面的内容。

档案保管主要是对档案实体的日常维护、保护性管理，其重点在于维护，使档案实体不受任何损坏，并尽量延长档案的寿命。因此，除了充分发挥档案工作人员的主观能动性和掌握档案保护技术和知识外，还应该给档案实体提供足够的物质条件和档案保护技术手段。档案保管的物质条件既要和各个单位的经济状况相联系，从实际情况出发，不要提出脱离实际的过高的要求，也要看到档案是国家的宝贵财富，绝不能因为缺乏起码的物质条件，而使珍贵的档案遭受不应有的损失。根据各个单位的实际情况，从长远考虑，必须从以下几个方面给档案实体提供必要的物质与设备安全的条件。

1.档案库房安全。档案库房是保管档案最基本的物质安全条件，直接关系到档案的保护和安全。因此，档案库房建筑应符合《档案馆建筑设计规范》和实用、经济、美观的要求，具有防火、防水、防潮、防热、防虫、防尘、防有害气体污染、防盗、防光等九防措施和一定的抗震能力，并尽可能考虑到今后的发展和适应档案管理中对现代化设备的要求。

我们单位档案馆2013年4月下旬從老馆址搬迁到新馆址 。因地处昆明，四季如春，气候比较适宜，档案库房建筑也按照一定的要求进行了重新装修。档案工作用房由原来的400多平方米增加到2867.96平方米，其中库房面积1595平方米。档案工作用房大大的增加了，做到了办公室、阅览室、库房三分开，为档案保管条件、提供利用提供了方便。

2.档案装具安全。根据档案保护的需要，对档案装具最基本的要求是：耐久坚固、经济适用、外形美观、方便管理、能充分利用库房面积、提高库容量。档案装具是档案馆（室）的主要设备，目前常使用的有多节铁皮档案柜、密集架、保密柜、防磁音像柜等。这些档案装具各有各的特点，一般考虑节省库房用地因素，采用密集架居多。档案馆搬迁以后，我们单位领导非常重视档案工作，前期投资了110万余元用于购置各种设备款项，档案柜由原来的1788节，增加到现在的3888节，新装了电动密集架59.98立方米，新购买了防磁柜7个，保密柜5组，为今后档案工作的发展，给档案实体的保管增加了库容量。从2008年5月12日汶川大地震以后，使用档案柜保管档案比用密集架安全得多。所以，我们建议绝密档案最好使用保密档案柜保管，其他纸质档案可以用密集架保管。

3.档案包装材料安全。档案包装材料一般有卷皮和卷盒。要注意选择适宜的制成材料制做，规格应力求统一和标准化。档案的包装是非常重要的，经过包装既能防光、防尘、防有害气体直接危害档案，同时又能减少档案的机械磨损。我们单位根据每年收集档案的数量，都是在专用的档案用品生产厂家进行固定购买一定数量的不同尺寸和大小的国家标准制作的卷皮和卷盒。

4.档案专用纸张安全。包括卷内目录、备考表、案卷目录、卡片、各种登记表（薄）的专用纸张。结合我们单位档案工作的情况，每年都购买和使用统一标准的档案专用纸张，对于提高档案科学管理水平和工作效率都是十分重要的。

二、损毁档案实体的因素

损毁档案的原因，主要有两个方面，一是人为的，二是自然的。

（一）人为的损毁，主要是由于人为的破坏、盗窃和工作人员在搬迁、包装、整理、取放、查借阅过程中的粗心大意和疏忽所造成的。（二）自然的损毁有两大因素：一是内在因素，二是外在因素。

1.内在因素。影响档案寿命的内在因素主要是指档案本身的质量，即档案制成材料与字迹材料（如纸张、墨水、复写纸、油墨等）的质量，它们对档案的寿命有直接影响。

影响档案纸张材料耐久性的因素很多，纸张造纸纤维的主要化学成分—纤维素、半纤维素和木质素的含量，纤维的形态，纸张生产过程带来的有害化学杂质等，这些都是容易使纸张发黄变脆，损坏档案材料的本质因素。

墨水、复写纸、油墨等字迹材料的质量，取决于采用的色素成份的质量和加工过程，使用不同的字迹材料书写，效果就不一样。要延长档案的寿命，就要正确地选用以碳黑为色素成份与纸张结合形成的最耐久或以颜料、色素与纸张结合形成的比较耐久的字迹材料。

2.外在因素。损毁档案的外在因素是指保管档案的条件和周围环境中各种有害因素对于档案的破坏，外在因素可归纳为以下几个方面：

（1）自然因素。档案存在和运用于自然界之中，自然界中的水灾、火灾、风灾、地震等自然灾害时常发生，直接危害着档案的安全。

（2）环境因素。环境条件不符合档案保管的有关标准会对档案的安全造成一定的危害。如不适宜的温湿度和无防火、防水、防尘、防潮、防热、防虫、防有害气体污染、防盗、防光等设施和措施，都会给档案带来不利的影响，

（3）管理因素。管理因素包括档案保管的法律法规、标准制度和工作人员的素质、心理、责任心。如果没有建立健全的规章制度，如库房管理制度、应急救援预案及档案查借阅审批制度、工作人员的岗位职责等，将会给档案安全带来一定的损坏。

（4）資金因素。档案工作资金的投入直接决定档案部门对档案管理工作发展的总体规划。如果档案管理的资金投入不足，给档案保管条件造成不利，设备简陋，就会给档案安全带来不安全的隐患。

三、档案实体安全的防范措施

档案保管的好坏，直接关系到档案的命运。为了延长档案的寿命，维护档案的完整与安全，防止档案的损坏，必须对档案安全采取一定的防范措施。

1.增强档案安全意识，确保档案的安全。档案是国家的宝贵财富，为了确保档案的安全，档案部门应认真学习、宣传、贯彻国家关于档案安全及档案管理方面的规定，强化档案安全意识，开展档案安全教育，普及档案安全知识。树立科学的正确的档案安全观念，坚持“以防为主，防治结合”的方针，开展多种形式的档案安全教育活动，使各级档案工作的领导和广大档案工作者及社会各界，深刻认识档案安全的极端重要性，不断增强使命感、责任感和具备高度的政治警惕性，时刻牢记确保档案安全，责任重于泰山，自觉从思想上、行动上把档案安全放在各项工作的首位。

2.建立健全档案安全保管规章制度，确保档案的安全。根据新形势下档案工作的新特点，对现有制度进行认真清理，建立健全和完善档案保管、编目、利用、编研、保护、保密等方面的制度，如建立档案部门工作人员管理制度、技术管理制度、病毒防护制度、设备管理维护制度、库房管理制度、应急救援预案以及档案查阅制度、重要档案查借阅的审批制度等，做到有章可循，违章必纠，使档案的各个环节进入有序、可控状态，加强对档案安全工作的检查监督，对库房的所有岗位、人员、设备和各个工作环节，实行全方位、全过程的检查控制，及时发现和消除事故隐患。

3.适当加大经费投入，确保档案的安全。在有经费保障的前提下，积极引进先进技术和先进设备，搞好关键技术攻关，同时确保缩微和数字化转焕的质量，并保证档案馆建筑质量，提高其综合防护能力。

4.以防为主，防治结合。安全保管档案的关键，是运用先进的技术方法科学地保管档案，保管档案的方法很多，概括起来，无非是“防”与“治”。防，就是防盗、防火、防水、防尘、防潮、防霉、防鼠、防虫、防光、防破坏等等。这些工作做好了，就可以有效防止档案文件的损坏。治，就是档案损坏以后，如何治理。如追查丢失、破坏或火灾事故的原因和责任，灭火、防尘、消毒、灭鼠、恢复纸张的机械强度、恢复字迹等。在防和治这两个方面，应以防为主。

参考文献：

[1]《档案管理实用大全》，1996年8月，同心出版社.

[2]《学校档案管理基础》，包世同主编，1991年8月，南京大学出版社.

[3]《论信息时代的档案信息安全保障》，宗文萍、郭莉珠，档案学通讯，2004年，第六期.