浅析医院科研档案管理存在的问题与对策

黄艳

摘要：本文分析当前我院科研档案管理的现状，针对科研档案管理存在问题和不足，提出相应的对策、建议。

1、泉州市科技项目Z[2014]0082

2、泉州市卫生科研资助项目

医院科研档案是在医疗实践和医院科学研究活动中形成的文字、图标、数据、声像等各种形式载体的材料，是医学研究中的真实反映，是医院科研水平的重要体现，具有保存价值和开发、利用价值。随着我院规模的不断扩大和医疗水平的迅速发展，医学课题、科研成果等数量逐年增加，这给医院科研管理增加了新的工作内容。

一、目前我院科研档案管理的现状

1、领导重视

我院是一所大型三级甲等综合医院，医院领导高度重视科研档案的管理。由科研教学科具体负责医院科研形成过程中材料的收集、整理和科研档案的归档，为医学档案提供有效的档案服务。

2、工作要求

我院从2003年至今科研成果档案共37项，由科研教学科收集后整理归档上交我院综合档案室管理集中管理，然而目前科研教学科只对有科研成果奖的项目进行归档整理，而市档案局明确要求对申报课题、科研立项、科研研究但未出科研成果的，均应收集作为留存资料备查；有科研立项、有科研研究、有科研成果或者有获奖的课题只要经过结题确认，在项目结题后2个月内就应整理后收集好上交医院综合室归档。

二、科研档案规范管理的必要性

1、信息资源丰富

科研档案是科技知识的重要载体，最原始地记载了研究的详细内容和过程，对科研工作的先进性、科学性及实用价值的鉴定起着非常重要的作用，也是科研服务、申请专利、成果推广的重要凭证。它包含着大量的科研成果和高新技术，因此应该充分发挥它的作用，为医学科研的发展提供有效的服务。

科研成果档案包含了科研立项申请书、获奖证书、科研论文等，包含着丰富的信息资源。医学科研档案作为等级医院评审的条件之一，是医院科研水平的集中体现，具有大量高新技术等科技信息。

2、具有参考价值

医院科研档案对科研人员申报科研项目、专利、高新技术等具有一定参考价值，因此，在坚持鼓励我院医护人员申报科研的同时，笔者作为科研档案的收集整理人员之一，会主动将科研成果档案提供给医护人员参考，有效的开发利用科科研档案资源。

三、医学科研档案的特征

1、内容的专业性

医学科研档案是医疗实践的载体，最真实的反应了医疗科研过程中的知识，具有非常专业的特点。科研档案的专业性突出，成套性强，医学研究均以一个研究为研究对象，每个专题都是一个完整的科研过程，所形成的档案专题性强。

2、专业性强

医院科室的设置时按学科专业划分的，不同科室专业内容，规模大小虽有所不同，却都是进行科研活动的基本单位，且具有各自不同的学科专业性特征。

3、内容新颖性

每一份医学科研档案都反映了课题的创新性，内容都经过查新证实，由于医学研究的复杂性，不同学科研究方法不同，同一学科中不同科研课题所使用的技术方法也不相同，因而科研档案的载体也各种各样。

4、形成周期长

科研一般项目的完成年限是三年左右，重大专项项目通常需要五年左右。因而，科研档案的形成时间具有连续性、周期性。科研档案形成周期与科研完成的周期息息相关。

四、医院科研档案管理存在的问题

1、科研档案管理人员管理意识不强

《档案法》和《科学技术研究管理暂行规定》规定，每项科研档案完成或者某阶段性研究工作结束后，对所形成的科研材料需要加以系统整理整理，经审查验收后归档。但是，目前医院普遍存在科研档案意识淡薄的现象，没有意识到科研档案资料的重要性，尤其是许多人员将自己科研成果视为个人私有财产，许多珍贵材料，如获奖证书、专利证书、论著等材料不愿上交或者推迟上交；有些科研人员则认为自己的科研成果是专门用来申报专业职称所用，不愿意将原件存档，导致所收集的科研档案不完整、不稳定。

2、科研档案管理人员专业性不高

目前，医院的科研档案管理人员很多由行政人员兼任，没有专职的档案管理人员。一方面，负责科研档案工作的人员难以顾及科研档案工作的管理，无法及时做好科研资料的归档工作。另一方面，负责科研档案的工作人员没有受过档案工作专业知识内容培训，对档案管理缺乏整体认识，对做好档案工作不够到位。这影响了医院科研档案的收集与整理工作，以及科研档案自身价值的开发和信息资源的利用。

3、科研档案管理人员缺乏对科研档案长期规划

医院的科研档案资料是由科研管理部门收集和管理，未能很好的利用科研档案，没有充分发挥档案的价值。我科只是负责收集档案，对科研课题档案进行归档，缺乏长期连续性发展的规划。

4、科研档案开发利用率低

目前，我院科研档案现状是由科教科收集后上交院部综合档案室，一般是存放保管，科研人员很少去借鉴，只有上级来检查时才发挥材料的作用。究其原因主要有以下几点：科研档案的资料不全或者质量不高；科研档案的专业性不强，科研人员值得借鉴的内容有限；科研档案管理人员对科研档案管理缺乏专业性，检索手段落后；设备不全；场所不足等原因。

五、加强科研档案管理的对策

1、提高科研档案的管理意识

我院科研档案管理人员专职人员较少，大多是由科教科和院办的行政人员兼职完成，对档案的收集和保管缺乏热情和主人翁的意识。应逐渐转变观念，增强科研服务意识，让他们逐步提高科研档案管理的服务态度，进而全面提高科研档案的管理质量。

2、明确科研档案的所有权

很多科研档案人员认为科研成果是自己的劳动果实，形成的科研材料属于自己的，不愿意把科研材料上交或者上交不全。笔者认为，医院科研档案属于档案的一种，当然适用我国《档案法》的规定。《档案法》第二条规定：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”《中华人民共和国档案法实施办法》对《档案法》第二条做了补充，该《实施办法》第二条规定：“《档案法》第二条所称对国家和社会有保存价值的档案，属于国家所有的，由国家档案局会同国家有关部门确定具体范围；属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的，由省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门征得国家档案局同意后确定具体范围。”可见，《档案法》及其实施细则并没有明确档案所有权的归属，更遑论科研档案的所有权。科研档案所有权的问题非常重要，直接关系到档案所有权的权利主体问题。《物权法》实施至今已近7年，《档案法》或相关的司法解释也应该就此问题作出明确的规定，以定紛止争，在所有权归属依法确定的前提下，无论是医院还是个人的科研档案所有权都应该得到平等的保护，这一方面有利于对依法取得的科研档案个人所有权进行有效的保护，同时防止因归属不明导致医院科研档案的流失，甚至有碍医疗技术的进步。

3、加强对科研档案管理的业务培训

加强科研档案人员自身素质的培训，提高专业水平，做好科研档案的收集和管理工作。学习档案学、档案管理学等基本理论；掌握外语和计算机知识；有条件的情况下，安排科研档案人员经常外出参加档案学术会议和业务培训。

4、完善科研档案管理制度

加强管理力度，制定并完善管理制度、管理办法和相应的制约手段，做到有章可循，落实科研档案质量管理岗位责任制，明确科研档案产生各个环节的责、权、利，使科研档案的管理更加规范。

参考文献：

1、刘燕清 医学科研档案管理存在的问题与对策[J]，现代医学；

2、胡桂周等 医院科研档案管理存在的问题与建议[J]，中国病案；

3、夏涛 高校科研档案管理存在的问题及对策[J]，云南档案；

4、杜为红 如何提高科研档案质量[J]，中国卫生质量管理