高等学校教学档案管理的现状、存在的问题与对策研究

朱爱琴

【摘要】近几年来，地方性综合大学规模的急剧扩大及人数的迅猛增加使教学档案管理工作面临着前所未有的挑战与压力，从而导致很多问题的产生。本文试对这些问题进行分析，并在此基础上提出相应的对策以改进目前的状况。

【关键词】教学档案管理；教学活动；档案管理

中图分类号：G25文献标识码A文章编号1006-0278（2015）11-152-01

高校教学档案是伴随着教学活动的展开而产生的大量有价值的各种类型的材料记录。显而易见，教学档案是高校的所有档案里相当重要的一部分，处于核心地位，在教学管理中也具有很重要的作用。档案管理工作是高校的重要组成成分，是教学评估不可缺少的依据。近年来，地方性大学在不断地扩招，招收人数的不断增加将会导致档案的激增，从而使档案管理工作量加大，给档案管理人员带来压力，同时也带来了前所未有的挑战。面对这种情况，要想使高校正常运转，认真正确地处理这些问题显得至关重要。

一、高校教学档案管理存在的问题

（一）教学档案管理人员整体素质不高、队伍游动性比较大

高校的档案管理工作属于服务性事务，它最根本的目的就是为教学、科研及教学改革提供服务，使它们有据可查，同时档案管理工作也是高校管理工作的重要构成成分，其管理情况直接影响高校的未来发展。近些年来，地方性综合大学的招收规模一直在不断扩大，由此导致大量新档案的加入，毫无疑问，新档案的加入使学校档案数量迅猛增多，这给高校档案管理带来前所未有的压力。

（二）教学档案管理方法和手段原始陈旧

目前很多高校仍采用原始的档案管理方法，即主要用手操作，以纸张、案卷为工具进行收集、归档、检索等，根本无法充分使用现代数字媒体对教学档案进行管理。显然，随着高校的入学人数的增加及高校规模的不断扩大，仍然使用传统的档案管理方法显得力不从心。高校的迅猛发展需要现代化的档案管理方式的帮助。现代化的管理即是借助于计算机、网络来进行的，工作的完成不仅要求管理人员熟练掌握档案管理的基本标准、手段和方法，还应该掌握计算机网络新技术手段。

（三）对教学档案的利用意识较差，服务效能低

现代管理理念强调人文关怀，要求管理工作应当以人为一切工作的出发点和归宿，一切为了人，为了人的一切。与时俱进的档案管理当然也不可与这种理念相违背。但是调查显示，档案管理的现状远远不符合这一理念。很多档案管理人员为了使档案能够保存完好，免受损伤，视档案的完好存放为工作的出發点，反而采取“以档为本”的价值取向，认为只要使档案保存完好就完成了档案管理者的任务，工作至此结束，他们的任务就是守着档案，从未考虑过保存档案的真正目的在于日常应用。有的档案室内的档案仅可供高校领导或者相关部门使用，外人根本没有查阅的权利与机会，只有领导才可以利用，这种现象的存在只能导致一个结果，即大量有价值的资料被整齐完好地保存起来，但是资料的价值却得不到发挥。档案管理不能为人所用，不能为人提供服务，最终导致档案的根本价值不能得到有效发挥，成了一堆毫无意义的符号。

二、高校教学档案管理对策

（一）重视教学档案管理工作，加大档案管理工作资金投入，提高人员素质

教学档案管理是学校发展及存在的重要组成部分，具有很高的保存和使用价值。学校领导应当足够重视档案管理工作，改变以往观念，认真彻底地了解档案管理的难点及重要性，高度重视档案管理情况，经常对管理工作进行评估及改进，真正把档案管理当成影响高校正常运转的基础性任务，认真对待。同时应当把管理工作落到实处，加大档案管理的财政投资力度；同时要注意引进档案管理专业人才，尽量使用经受过专业档案管理培训的业内人士管理档案，对于现存的非管理专业出身的管理人员，应当经常组织培训，提高他们的理论修养及实践操作能力，同时对其进行思想道德教育，转变他们的传统管理意识及理念，使他们可以并且勇于采用新技术，从而能够面对档案管理工作的挑战。

（二）实现管理手段的现代化

目前，利用电子系统对高校档案进行管理的情况在高校还很少见，大多数学校仍然以纸为主要介质，同时高校的档案室严重不足，这些问题的存在与近几年的高校人数急剧扩大产生了矛盾。很明显，如果继续采用传统的信息处理方式对日常教务进行管理，不可避免地会影响高校的档案管理工作的顺利开展。而档案管理的发展趋势明显表现为：充分发挥现代技术的作用，采用现代化管理方式，用电子化管理取代传统的纸质手段，从而实现教学档案管理的现代化，网络化。不难发现，电子档案在不久的将来势必成为高校教学档案的主流。

（三）增强服务意识，充分发挥教学档案的知识作用

从本质上讲档案即是知识。众所周知，知识就是力量，但是力量不是来自于保密的知识，而是来自于共享的知识。与其它物质不同，知识被传送后，传播者仍然拥有知识，甚至通过知识的交流，传播者的知识还会增加，从而发生价值增值。

三、结语

综上所述，教学档案管理工作是高校管理工作的重要构成成分，是一项必须认真对待并关系到高校能否正常运转的基石性任务。通过分析高校档案管理中存在的各类问题及相应的对策，可以为我们的档案管理提供一些实用的参考意见，从而改进档案的管理现状。笔者认为，高校的领导同志应当加大对档案管理的重视及投入力度，改变传统的观念及看法，树立正确的思想认识，从而使档案管理工作的从业人员更专业，管理更科学，方法更得当有效，最终实现档案的最优化管理，为高校教师及广大的学生提供最优化的服务，进而为大学的改革与发展做出自己力所能及的贡献。

参考文献：

[1]卢志兰.高校档案管理特点、现状、对策[J].魅力中国，2009（71）.

[2]戚艳.关于高校教学档案管理与教学质量评估的思考[J].黑龙江史志，2009（24）.