医院人事档案管理的现状及几点思考

郭小萍

【摘 要】人事档案工作是医院组织管理工作的重要组成部分，对人事管理和医院信息管理都有重要意义。

如何做好医院人事档案管理工作，充分发挥人事档案的资源优势，本文结合人事档案整理中发现的问题提出几点思考：增强档案管理意识、改善人事档案管理现状，利用现代化管理手段提升档案管理水平，为医院发展和使用人才提供真实可靠的材料。

【关键词】医院人事档案；管理：思考

医院人事档案是职工个人经历的记载，是一个人德、能、勤、绩等情况的综合反映，也是医院人才信息的重要载体。随着近年来医院人才招聘范围的不断扩大，人才队伍向专业化、年轻化推进，在选人用人的实际工作中，经常会碰到档案材料不齐全的问题，在一定程度上影响了医院选人用人的质量。因此，如何完善人事档案管理，提高档案的自身价值，有效利用人事檔案资源，更好地为医院专业技术队伍建设和干部队伍建设服务，保证医院建设有不竭的动力，成为我院管理的一道思考题。

我院人事档案管理情况：我院现有在职职工510人，其中在编职工177人，一直以来，我院实行编内、编外人事档案分开管理，编内人员的档案和部分编外人员的档案在院内人事档案库房保管，大部分编外人员的人事档案在市人才交流中心保管。医院使用的人事档案库房与医院的综合档案室共用，分区管理。2010年，按照当时的要求对全院职工的人事档案进行统一规范整理，规格是16K纸，与现在的新规格A4纸不符，现正在进行重新整理。在两次的整理过程中发现，我院存在的问题与其他医院几乎一样，成为医院的普遍现象.

1 医院人事档案管理存在的主要问题

1.1人事档案管理意识淡薄

在当前“发展才是硬道理”的大环境下，医院普遍存在重视医疗服务和业务开拓，而轻视人事档案管理的现象，造成人事档案管理在人力、物力等方面得不到支持，影响了档案管理工作的发展。人事档案管理者也大多对人事档案管理的重要性认识不足，思维模式还停留在对档案保管、一般应付的思想观念上，认为现在使用人才重在现实表现，干部人事档案没有多大作用，只要把档案保管好，不丢失、损毁，能提供一些基本的信息查询就行了，没有意识到档案管理的最终目的是为了提供利用。许多医院人事档案管理人员身兼数职，业务上也未进行过正规的专业培训，管理知识匾乏，只能应付简单的收集，装订等工作，且在材料收集工作上缺乏主动性、及时性，导致档案材料缺失和不能及时更新。所有这些使人事档案工作长期处于被动应付的状态，难以为医院的各项管理提供服务。

1.2人事档案管理方式落后

我国的医疗卫生事业发展迅速，医院人事档案管理并没有顺应形势而及时更新，制度不完善。而且人事档案管理专业性、保密性和政治性强，应配备有专人管理，专柜存放，严密保管。但目前大多数医院都没有配备专职人员，都是由人事部门的同志兼职管理，没有经过人事档案管理业务培训，由于人事部门工作量大，兼职人员不能全身心地投人到档案管理工作中，只能是年底才集中整理归档一次，导致人事档案材料在使用时出现资料不完整、内容不规范等现象。在管理手段上仍然停留在手工阶段，没有配备计算机进行信息录入和检索，方法原始落后，耗时较长，极大影响了工作效率。

1.3档案内容不规范

真实性是人事档案的生命。而有的档案材料内容前后不符，如年龄，在参加工作时，为符合招工条件，故意将年龄填大，参加工作后又将年龄填小，出生年月公历、农历也填写随意，且没有说明，造成一个人有几个出生日期；参加工作时间也每次填写不同，使档案材料缺乏真实性、可靠性；有些归档材料填写过于简单或不规范，如学习、工作经历、家庭成员及社会关系填写不详；档案中的考核鉴定材料大多只有只有成绩，没有缺点，这些问题的本质在于干部职工在填写材料时没有实事求是，有利于自己就写，人事档案部门也没有进行严格的审核把关，及时地发现问题，解决问题，致使人事档案不能如实反映本人的真实情况.

1.4档案材料不全面

在现有的人事档案材料中，一些本该有的履历表、年度考核表、下乡知青期间的工龄认定等材料没有；再教育学历、职称变动、入党资料、工资、干部任免材料也不全。主要是一些档案管理人员没有及时归档，甚至于当有同志调离时也没将归档的材料放入其个人档案中而造成缺失。在材料构成上，涉及到个人思想品德、个人履历、社会关系方面的材料较多，而反映个人业绩、工作能力、成就、解决问题能力方面的信息材料较少，无法满足干部考核工作的需求，给档案的利用带来困难。

1.5档案室硬件设施不全。

人事档案存放必备的条件设施不到位，大多数人事档案室融办公、仓库、阅档为一间，更无严格标准防盗失基本设施，相关防潮防火防虫的设备不齐全，使档案的安全和保密存在隐患。调阅方式原始，有的档案由于反复调用，造成纸张损坏现象严重，直接影响到档案的完整与安全。

1.6人事档案利用范围狭窄

人事档案的利用是所有人事档案管理的目的。从我院人事工作的现状来看，我院人事档案的利用范围小，利用频率低。

2 医院人事档案管理的对策及思考

医院人事档案管理要适应新形势下医院发展的要求，加强人事档案管理，充分发挥人事档案的资源优势，更好地为医院选拔和使用优秀专业人才提供真实可靠的依据。

2.1增强管理意识

人事档案是一项重要的信息资源，对全面掌握人才情况、优化人力资源配置起着举足轻重的作用。因此应加强宣传，改变传统的档案管理观念，提高档案全员管理意识，这不但需要领导者的重视和支持，需要档案管理人员的转变和学习，也需要医院职工的认识和配合。尤其是档案管理人员要树立服务意识，主动参与，超前服务，积极学习档案管理新技术，挖掘人事档案潜在利用价值，使人事档案为医院的经济发展，为临床、教学和科研工作服务。

2.2健全管理制度

在人事档案管理工作中，要根据新形势、新情况，及时建立健全适应本单位的人事档案收集、归档、借阅、保密、鉴定、转入转出和岗位责任制度，建立档案库房温湿度登记本，查阅、借阅、转入转出档案登记本，严格档案的查、借、用、转等程序，定期核对，做到人档相符、档随人走。使档案工作制度化和规范化。

2.3规范档案内容

人事档案内容的收集的材料要有全面性，档案材料的形成除个人提供外，主要由院办、人事科、党办、医务科、护理部等部门提供，要加强部门的联系沟通，及时追补缺少的材料和不断补充新的材料.在内容方面要严格鉴别，对不符合要求的及时退回或限期纠正再归档，对于不属归档范围的材料及时退给有关部门，剔除没有价值的材料，规范人事档案内容。收集到的人事档案材料要及时装订入卷，防止档案被篡改，确保人事档案的完整性和真实性。

2.4改进管理方式

一是完善档案管理硬件设施，建立防火、防潮、防高温、防光等的专用档案库房，并配置灭火、空调、去湿等设备，确保档案的安全。二是应配备专门的人事档案人员，并加强培训，提高人员素质，树立主动服务意识，定期收集整理人事档案材料，重点收集个人继续教育情况、工作业绩、专业技能评价、职称變动、反映专业技术特长等信息材料，并加以鉴别，优化档案管理质量。三是要投入必要的资金，尽快引进人事档案管理软件，建立人事档案的信息存储和检索系统，以便检索、查询、信息统计分析及开发利用，使干部档案管理工作信息化、科学化、现代化，提高人事档案管理的工作效率，最终实现人事档案资源的合理配置和充分利用。

3 结语

目前，医院落后的人事档案管理模式已不适应当前档案管理的需要，因此要彻底转变过去的管理模式，通过上述有效措施，切实改进医院人事档案管理工作，并不断与时俱进推出新举措，注重服务性，必将推动医院人力资源管理和提升医院的经营管理水平。

参考文献：

[1]徐涛 医院人事档案管理工作的体会科教导刊（电子版）.2013年第三期（下）

[2]李玲.医院人事档案管理现状与优化.兰台世界，2011.8增刊

[3]刘俊.如何做好医院人事档案管理工作.陕西档案 2012，3

[4]吴绪康.医院人事档案管理问题及对策.医学信息：上旬刊 2010，2

[5]刘瑞凤.关于医院人事档案管理工作的思考.中医药管理杂志 2008，3