民政档案的重要性及科学管理方法

王真

摘 要：民政档案是民政事业重要组成部分，科学管理，合理利用，是民政工作之重点，也是促进社会和谐的必要保障。

关键词：民政档案；加强法制观念；科学管理；提升效率

民政部是国务院管理有关社会行政事务的职能部门，民政工作的好坏，关系到调节社会矛盾，促进社会公平，依法维护和保障人民的基本生活权益，在社会管理和建设中责任重大。民政工作涵盖面广，有20多项业务，工作的对象是城乡困难群体、老年人、残疾人等弱势群体以及优抚安置等特殊群体，档案管理是民政局的基础性工作，这些信息记录是对民政局工作全貌的反映，与民政局工作息息相关，只有认识到档案管理工作的重要性，在人力、财力、物力上加以重视，切实做好科学管理，才能把民政工作做好，服务民生。

一、民政档案的重要性

档案是历史的足迹，民政档案是民政事业的组成部分，是一项重要工作，在进行整理、利用时发现目前我县民政档案的管理还存在很多问题，随着城镇化和新农村建设进程加快，生活方式多样化和人口老龄化趋势增强，民政工作与改革发展、稳定大局的关联度和融合度日益增强，民政工作如此重要，急切呼唤着符合新形势、新情况的新法规、新政策出台，民政工作中面临的制约因素也有待解决，民政档案详细记录了民政工作的进程，为当今民政工作创新提供了重要的依据，只有充分认识到民政档案工作的重要性，才能把档案工作融入到民政工作的全局来考虑，更好的发挥民政工作在构建和谐社会中的作用。

二、民政档案的科学管理方法

1.重视手工档案的收集整理工作，发挥备份功能

民政工作千头万绪，像低保工作、救灾救济工作、五保供养工作、敬老院管理工作等都是首先要入户调查，在最先分乡镇，入农户的走访工作中形成最初的档案资料，这些资料非常重要，要实事求是的具体记录好。因为民政业务很大一部分需要面向社会公正、接受社會监督，记录好这些最初的资料之后，还会有监督通报后的整改调整资料，这些手工档案是第一手资料，有备份价值。录入微机以后，手工档案应当存放在独立的手工档案室，及时整理、分类，补充好必要的卷宗号、年度、目录号等，形成各个股室专有的手工档案库，确保万无一失。

2.规范微机管理，提高检索效率

民政工作的特点决定民政系统的大多数资料首先是入户调查的手工档案，有了第一手资料后，要及时的组织专业人员整理好录入微机，这一点非常关键，在计算机技术日新月异的今天，民政系统的档案程序完全可以适应档案管理的基本要求，使之在电子文件形成的同时具备档案管理的功能，真正实现了文档管理一体化，为确保录入的快速、准确，减少不必要的重复劳动和避免数据转换工程中的差错，各个业务股室要配有专门的档案管理软件，在日常工作中注意维护管理，提高检索效率，保证利用者能快速准确的查到需要的档案资料。

3.着力全面提升民政档案管理人员的素质

民政局的业务范围牵扯到人的生老病死，可见其重要性，民政档案管理质量要提升，档案管理人员的素质与工作能力至关重要，县民政局时有档案管理人员频繁调动的现象，尤其是近几年，由于干部交流较快，有些人不是调走就是被安排其他工作，档案管理人员的流动使档案管理工作经常处于被动状态，这就要求在人员流动时要把具体工作交代好、整理好、衔接好。另外，重视档案管理者基本知识、基本技术、政治素质、道德素养及分析处理问题能力，是档案科学管理的重要保障，提升档案管理人员的素质是做好档案管理工作的前提，民政局可以定期组织档案管理者积极学习相关档案管理知识和法律，定期请专业档案管理人员来培训或者送本单位档案管理人员外出学习，人力财力上给予保障，确保能培养一批优秀的档案管理人员来应对日常工作。

4.配备先进的硬件设备是保障

欲善其事，先利其器。只有配备先进的硬件设备，才能让档案管理人员在工作中得心应手，方便快捷，对档案工作要引起足够的重视，增加资金投入，更新设备，配备专门的具有防水防火防潮功能的档案室，不断改善档案资料的保管条件，防止民政信息的泄露与丢失，这样在硬件上保障了档案管理工作的有序运行，

5.定期检查，避免漏洞，提升民政档案管理效率

民政局业务纷繁复杂，档案繁多，应该定期对档案进行检查，收集分类整理，配专门的领导班子严格监督各个业务股室的档案整理情况，形成合理的奖惩制度，激起档案管理人员对档案管理的热情和积极性。严格治档，对平时的借阅，检查、复印要做到明确记录，严肃纪律，确保档案不丢失不纰漏。

6.加强法制观念，提升民政档案工作的法制建设

民政工作面临的特殊群体要求工作人员有很强的法治意识，系统内部要加强业务学习，组织档案工作者定期认真学习《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》及各个股室的专业知识，严格按照“合法行政、程序正当、高效便民、诚实守信、权责统一”的要求，做好依法行政的各项基础性工作。民政档案从收集、整体、保管、利用各个环节都要细致做好，不断加强法律观念，通过规范化的内部审核，进一步强化档案工作管理，提高考核的实效性，增强全民政系统工作人员依法治档的法治意识，从而提升民政档案工作的法制建设。（作者单位：山东省滨州市无棣县民政局）

参考文献：

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