实施ERP系统的风险防范

杨洪

摘要：企业资源计划系统即ERP系统，该思想起源于20世纪90年代，并随着国际化的步伐在世界各国得到广泛的应用。我国在加入WTO以及推进市场化进程后，国内外企业之间的竞争日益加剧，国内的市场份额也逐渐被外国企业占领。基于此，我国企业也紧跟步伐积极引进ERP系统的管理思想，逐渐将信息化系统运用到企业的生产、经营和管理当中。ERP系统的运用能够集合与企业生产链相关的信息，并对其进行分析和利用从而为企业的生产决策提供依据。ERP系统在企业的管理中运用至今取得了非凡的成效，但是依旧存在着问题。文章通过对实施ERP系统的风险进行分析，并提出风险防范的措施。

关键词：ERP系统；风险；防范

一、引言

随着国内市场大门的逐渐开放，越来越多的优秀企业开始以其先进的产品和服务侵占国内的市场份额，市场竞争急剧增加。随之而来的有劳动力成本增加、原材料的价格上涨、客户的需求差异化明显以及产品的生命周期呈现缩短的趋势，这都给生产型企业带来了巨大的压力。此时，ERP系统显示出了明显的优越性，它不仅能够将企业内部各个部门的工作和生产部门进行协调，还能够将与企业相关的上下游企业都纳入到ERP系统当中，从而提高生产效率和市场的反应灵敏度。在对ERP系统的强烈需求下，金蝶、用友、浪潮及安易都加入了提供ERP系统的大军当中。但是，由于ERP系统具有投资高、周期长的特点，使得在企业当中实施ERP系统中存在着风险，因此有必要对此进行探讨和分析。

二、ERP系统在实施中的风险

（一）企业在引进ERP系统中缺乏自主意识

企业在引进ERP系统时，会觉得选择具有先进技术的软件供应商是重要的决策，在对供应商进行对比选择以及签订合同过后，就会将ERP系统项目在企业中的确定，基本上全权交给软件供应商。这是因为，一方面企业中专职负责ERP系统接手的员工会经常由于内部工作的需要进行调换，从而不能全身心投入到项目的嫁接当中去。另一方面，由于ERP系统对于企业内部的员工来说是一种比较新颖的管理系统，他们现有的知识和能力不足以在短时间内对ERP系统有一个很透彻的了解和领悟。在这种情况下，企业中负责项目的人就会缺乏引进新项目的积极性和主动性，从而过分地依赖软件供应商，这样就会造成ERP系统不能够形成以企业的业务需要为主导，这样的系统到最后也不能够满足企业的实际需求，达不到应有的效果。再者，由于ERP系统自身存在着一定的复杂性，如果在该系统引进的过程当中，企业相应的人员不进行跟进学习，在对系统进行日常的操作过程中就会存在着一定的难度，增加系统操作的困难，给日常工作带来压力等。

（二）企业现有业务面临流程重组的风险

企业在引进ERP系统之前都会有适合自身的业务经营模式，在企业中形成一种固有的生产和应经模式。但是，ERP系统毕竟是一个信息化的管理系统，它自身拥有一套规范的运行理论，企业要想成功将该系统运用到企业的管理经营当中就必须对自身原有的生产状态进行变革，最重要的就是对企业的相关业务的流程进行重新的整合，打破原有的模块分割，以及增值有限的生产环节，从而改变企业的组织结构等。这些调整的结果所带来的新运行局面如果适应企业的生产模式，必将是最好的结果。但是，做出这样的调整往往会给企业未来的生产带来不确定性。比如，流程重组会使原有职位上的人员进行调动并且对相关的权力进行重新编制，这必然会触及企业一些人员的既得利益，如果被触及到自身利益的相关人员进行消极不合作，会给业务流程的重组带来很大的阻力。并且员工职位的变更会涉及到既定的员工绩效考核标准，如果不能及时对员工绩效考核标准进行更改使其符合新的考核系统，会给员工接受新系统的积极性带来影响。然而，这些分析都是基于可以预见的风险类型，那些不可预见的风险还有很多，需要企业采取适当的措施进行及时应对。

（三）忽视对ERP系统实施效果的评估

对于ERP系统的引入，有些企业不可避免的是由于为了上系统而上系统，它们认为在企业内部上了ERP系统就能利用该系统为企业服务，从而缩小与其他企业之间的差距。但是，从上述分析我们可以看出ERP系统需要企业特定的环境作为支撑，而不是拥有了系统就能实现既定的效果。不难看出，企业引进系统是为了提高生产管理效率以及提高企业的竞争能力，因此对ERP运用的效果进行定期或者不定期的评估是减少企业实施风险的重要步骤。基于对系统运行效果的评估，可以发现企业当中哪些模块不适合系统功能的发挥，以及系统中的哪些环节不能实现企业生产经营的目标。对于不适合系统运行的流程进行更改，或者对于系统中不能实现既定目标的环节进行补充，能够完善系统的同时也能增长业务人员的系统操作见识，为以后系统的运行提供良好的运行环境。

（四）网络安全存在一定的风险

ERP系统的运行会运用到计算机网络的辅助，一旦企业内部信息资料在网上传输，就难免会遇到电脑病毒的入侵等问题。遭受到木马病毒的入侵会使得服务器陷入瘫痪无法正常工作，给企业的日常工作带来影响。根据病毒的危害程度，有些木馬病毒会使信息流失，从而难以利用现有的技术进行恢复。再者，有些电脑黑客会利用自身的技术优势窃取企业内部机密的信息，给企业带来不可预计的损失，这些问题的出现给企业造成了很大的困扰。在2009年至2010年间国内就出现了2000多万种的木马病毒，而传统的杀毒软件对这些新出现的病毒并没有一定的抵御作用，这无形中加重了企业实施ERP系统的成本负担。

三、实施ERP系统的风险防范措施

（一）增强企业在引进ERP系统过程中的自主意识

所谓自主意识就是企业在引进ERP系统的过程中以主人公的身份参与其中，对ERP系统供应商的工作进行充分的了解和掌握，并在项目的建立过程中认真学习。就如何增强企业在引进ERP系统过程中的自主意识，企业可以从以下几项做起：第一，企业在引进之前应当对企业自身的情况以及需求进行深入的分析，抓住企业产、供、销过程中存在的主要矛盾，从而确定系统引进的范围，这样比较具有针对性，但是不能盲目地随波逐流促进公司ERP系统的上线。还有，应当对企业内部负责引进项目的人员进行有关ERP系统基础知识的培训工作，这样在系统的引进过程中会减少不必要的程序，便于相关人员的学习和接触。第二，在ERP系统进驻企业的过程当中，虽然软件供应商是项目确定在企业中的负责人，但是企业内部负责该项目的人员应当采取积极主动的态度对ERP系统进行学习。比如说，可以向供应商人员询问该系统的运行原理、对企业自身需求如何进行满足以及简单的操作流程等。例如，对ERP系统引进和运用较为成功的案例是海尔公司。海尔在引进ERP系统时，对该系统进行了充分的把握并将所选择的系统与企业的需求进行完美的结合，并且在引进时海尔公司要求项目负责人员始终与软件供应商保持一种积极合作的态度。从海尔现阶段的生产运营可以看出，它对ERP系统的引进是一个比较成功的典型案例，值得企业学习和借鉴。

（二）加强对业务流程重组风险的控制

对企业自身原有业务进行重组使其符合ERP系统的运作模式是成功运用该系统为企业生产经营服务的基础。对于生产型的企业来讲，应当站在企业的层面根据自身供应链管理的需要对自身的业务流程进行重新更新和改造。由于信息化代替某些没有必要的手工处理方式是必然的选择，企业应当对陈旧的手工处理模式从根本上摒弃，将那些低产值和不需要的生产环节也化繁为简，减少冗余的职能部门，并对企业内部完整全面的基础管理数据进行整合，以便为信息化的管理方式提供数据支撑。只有合理地适应ERP系统管理的业务流程才能为新系统的实施提供润滑剂，从而实现企业组织结构变革、业务流程重组和软件系统实施的协调统一，使企业的生产成本、产品质量以及对市场反应的灵敏度得到提升。企业业务流程的重组必然会触及到现有领导和员工的既得利益，因此企业在对业务流程进行重组之前，应当制定出符合员工利益的策略规划，保证他们在企业当中的利益不会受都到损害，提高他们接受新系统的主动性和积极性。其次，对于那些坚决反对重组改造的员工，企业应当以自身长远的利益为出发点，对其采取坚定的处罚态度，以维护新系统的顺利实施。例如，高露洁公司引进SPA提供的ERP系统在其供应链管理模块就运用的非常成功，这与一开始高露洁公司采取的强硬改革态度是分不开的。

（三）充分评估ERP系统的实施效果

ERP系统对于从来没有运用过的企业来说，是其不熟悉的领域。即便在系统的引进前，企业选择信誉较好的软件供应商，以及在引进企业的过程中，企业管理层采取高度配合的态度，也难免会出现系统运行效果不佳的局面。正因为如此，企业不能认为系统成功引进企业就算任务的完成，而应当对ERP系统在企业中的运行效果进行一个充分的评估。例如，企业查看客户的关系和信息的收集是否得到了改善、业务流程的重组和组织结构是否得到可优化以及企业面临的市场反应速度是否得到了提升等。通过对这些结果的验证，可以很快找到ERP系统实施过程中存在的问题，并对其进行及时的更正和完善。在系统实施的一开始，对系统实施效果的评估应当是一个持续不断的过程，企业通过定期或者不定期的对系统运行效果进行评估，能够发现更多存在的问题，实现对系统的优化，从而达到提高企业信息管理能力和竞争力水平。

（四）维护网络运行安全环境

新系统的运行就会出现新的计算机病毒对其进行侵蚀，面对这种情况，从企业自身维护网络安全来讲，可以从外部购买较为先进的病毒防护软件、充分利用防火墙路由器等设备、病毒入侵检测和漏洞扫描网络监控系統以及对限制性信息实施加密技术等。此外，比较有条件的企业可以在内部建立网络安全维护系统，定期对ERP系统进行安全维护和检测，及时发现网路中可能存在的病毒。由此可见，安全的网络环境是系统有效运行的防护伞和保障，能够减少企业经营管理的不必要的顾虑。

四、结论

ERP系统作为企业现代化竞争中提升自身管理水平和竞争能力的重要工具越来越受欢迎，在企业中出现了上ERP系统的热潮。但是，企业在实施ERP系统的过程中应当注意可能存在的风险，并加以有效的应对，才能实现预期的目的。

参考文献：

[1]汪义军.中小型制造企业ERP系统实施风险及其防范[J].现代商贸工业，2014（01）.

[2]马斌，韩炜.从ERP运行故障看实施风险的防范[J].郑州航空工业管理学院学报，2012（02）.

（作者单位：合肥铜冠国轩铜材有限公司）