民办学校人事档案管理的现状及几点对策

郭金萍

民办学校人事档案是用以记录民办学校在聘所有教职员工的学习工作经历、思想政治面貌及表现、业务能力的材料，是民办学校掌握自身人才信息的重要资料，它对民办学校了解、考察和正确 地选拔人才、举贤任能具有重要意义。民办学校人事档案管理工作是民办学校人事管理工作的重要组成部分，它对民办学校的人才管理和科学合理的用人机制的建立起着重要作用 。

近年来，随着民办学校教育教学和管理体制改革的不断深入，许多制度都在不断的规范与发展，但总的来说，民办学校人事档案管理工作中还存在着不少问题和弊端。

一、民办学校人事档案管理的现状

1.“弃档”现象严重。按照现行管理体制，民办学校属于“民办非企业单位 ”。学校 没有人事档案管理权，专职工作人员的人事档案需交由地方人才交流（服务）中心代理，造成了民办学校人事档案管理工作往往存在调档、转档难，手续繁杂等问题。由于民办学校采用聘用制，教职工可以自由流动，加上人事档案办理手续繁杂，因此很多民办学校的教师往往放弃档案，选择更适合自己的岗位，之前的档案就成了“弃档”或“死档”。

2.档案材料内容陈旧单一。根据相关规定，人事档案要全面的反映一个人的德、能、勤、绩、体等方面的情况，归档内容应具有真实性、专业性、动态性和机密性。这就要求档案管理人员把反映教职工的工作表现、德才能绩等方面的内容及时归档。但实际上，很多学校不能将上述方面的内容及时归档，等到需要查找资料时再赶时间恶补，使得有些档案内容非常单调，除了个人学习工作经历、思想政治面貌以外，就再无其它内容。或者是有些档案存了几年几乎都没有变化，内容陈旧。这些问题致使民办学校教职工的人事档案缺乏真实性、有效性和全面性，缺乏参考利用价值。

3.档案管理手段落后。由于资金原因，民办学校的人事档案管理信息化建设落后，管理基本上还处于手工操作阶段。即使有些学校配备了计算机等设备，但使用范围仍局限于信息检索等方面，人事档案的收集、整理、 归类、编目等工作还是全靠手工操作，导致书写速度慢，工作量大，查阅和保管困难，严重影响了案卷质量。

4.档案管理制度不完善。长期以来，很多民办学校对人事档案的功能认识不足，对人事档案管理工作不够重视，认为此项工作可有可无，因而学校没有建立起科学、规范的档案管理制度，加之档案管理的专职人员又少，工作量大，导致档案材料内容不全、材料失实、材料简单化或者雷 同化等情况多。

二、民办学校人事档案管理的几点对策

从以上对民办学校人事档案管理工作现状的分析来看，我国的民办学校人事档案管理工作存在诸多问题和弊端，极不利于民办学校的事业发展和人才管理。笔者认为，应当采取以下对策来着手解决问题：

1.统一规范民办学校与地方人才流动（服务）中心之间的工作对接办法。比较好的做法是学校自建人事档案管理机构，该机构管理校内在聘所有工作人员的档案管理。员工档案应当委托地方人才流动（服务）中心管理的，由该机构负责统一办理委托代理手续，并由学校统一支付档案代理费用。档案材料中涉及身份认定、工资记载、出国（出境）政审、职称资格考评、合同鉴证、社会保险等项目的，由该机构统一、及时办理向地方人才流动（服务）中心转递的手续。档案材料中涉及职工的工作考核、职务升降、薪酬增减、业绩评定、参加重大活动记载以及其它动态管理过程中形成的各种信息材料，平时可由学校的档案管理机构归档保管，以减少过于频繁的转递工作。在员工离职、转出、病故或被辞退时，由学校的档案管理机构负责到当地人才流动（服务）中心办理档案材料的归并、移交或转递手续 。

2.建立有效的监管机制，统一督查各民办学校的人事档案 管理工作。目前，民办学校的档案管理工作没有明确的主管部门，教育行 政部门组织的关于民办学校教学质量的各种督查评比项目中，又几乎没有对人事档案管理的检查评估项目。建议采取的措施是：由相关行政部门会商后明确一个主管部门，然后由主管部门牵头组织相关力量研究制定一套统一的管理办法和要求，使各民办学校的档案管理工作建立起有序的工作状态和置于有效的监管系统之中。在此基础上，还要进一步深入研究我国民办学校的发展走向，深入探讨我国事业单位人事制度改革与民办教育事业之间的内在关联，从而逐步探索出一套符合我国社会管理发展要求的管理制度和管理办法，推动民办学校人事档案管理改革不断走向深入。

3.加强培训与宣传，增强民办学校教职员的人事档案意识。一方面，要加强对档案工作者有关法律法规和人事档案管理专业知识的培训，使他们不断增强人事档案管理意识，提高做好人事档案管理工作的责任心和自觉性，从而使民办学校的人事档案管理朝着更加规范、更加专业的领域发展。另一方面，要通过多种形式的宣传，提高普通教职员工对人事档案重要性的认识和档案保护意识，从而有利于推动各项档案管理工作措施的落实。

4.丰富民办学校人事档案的内容，突出教职员的特点和业绩。随着岗位聘用制的不断深化，民办学校人员的流动性增强。在这种情况下，人事档案资料的收集和记载就要与时俱进，跟上教职人员动态情况的变化。要对人事档案实行个性化管理，针对不同层次的专业技术人员、学科带头人、专门化人才建立能够反映其个性特征、专业技术特点、业务能力水平的业务档案资料，对人才做出全面綜合的评价，并不断增加新的材料，使人事档案不“断档”;补充教职员业务档案方面的内容，包括他们的工作表现、德才能绩等方面的内容;补充合同档案，把教职员的聘用合同档案归纳于人事档案之中，这样既维护了学校和教职员的权益，也为学校更好的考核教职员提供了条件;补充新时期形成的材料，例如将养老保险、医疗保险、失业保险、公积金等与教职员个人利益密切相关的材料纳入个人档案之中，这样才能解除教职员的后顾之忧。

5.推进民办学校人事档案管理模式的信息化建设，提高档案管理工作的现代化水平。传统的人事档案信息只存在于一次文献即档案原件或经过处理的二次文献范畴内，人们需要档案信息，往往要亲自到档案室，通过阅览摘录、复印或拍摄等形式来获取。这种获取信息的方式已经经远远不能满足形势发展的需要。因此，必须充分利用计算机技术和网络通迅技术，推进人事档案管理模式的信息化建设。首先，要建立起一套完善的人事档案信息数据库，数据库完善起来后，教师基本信息的基础数据只需一次录入就可以多次反复利用，大大节约了人力成本，同时，便于档案的分类、统计和查询。其次，加快全文数据库的建设，利用扫描仪把易磨损、但利用频率及利用价值高的档案材料扫描到计算机中，从而更好地保护了实体档案。通过加强人事档案管理的信息化管理，从而不断提高人事档案管理工作的效率和质量。     综上所述，随着社会的不断进步与发展，民办学校人事档案管理面临着许多与时代发展不相适应的地方。规范民办学校的人事档案管理工作，改革人事档案管理制度，已经迫在眉睫。必须从打破传统模式、转变管理理念、完善管理制度、丰富档案内容等方面着手，实现人事档案管理的规范化、科学化、现代化，从而更好地促进民办教育的发展。