新时期背景下如何做好高校档案管理工作

王延勇

摘 要：要想使档案资源更好地服务于高校的教学管理，需要将档案管理朝制度化、科学化与流程化的方向不断迈进。本文通过对高校档案管理工作现状进行简要的分析，就如何做好学校档案管理工作提出几项措施，旨在为各高校进行现代化档案管理提供可行方案。

关键词：高校;档案管理;现代化

高校的档案管理工作不仅关系到学校师生的档案关系，更是记载着学校历史发展脉络的重要凭证。因此，高校的档案管理工作也是高校日常工作的重要组成部分。随着时代的发展，高校档案管理的弊端逐渐显露出来，如何改善当前高校管理工作中存在的问题，逐渐成为人们日益关注的话题。

一、高校档案管理工作现状

1.档案管理工作人员知识缺乏。由于档案管理工作一直以来未受到人们的重视，也缺少相关的专业知识人员给予正确的指导，使档案管理工作仍然以传统的手工方式进行，不但无法提高档案管理工作的工作效率，也无法带动档案管理事业的快速发展。

2.档案材料收集不全面，诚信度不高。高校的档案管理通常要经过多个环节，存在流程复杂、难免失真等问题。但在实际管理过程中，很多管理人员不会针对这一现象进行跟踪调查，在档案收集的过程中，多存在档案材料缺失，档案内容按照个人意愿随意修改的现象，降低了档案的可信度，使档案的建立失去了原有的价值。

3.缺乏档案保护意识。档案的管理是一项非常细致的工作，因此在日后的管理过程中需要定期进行检查，对于存在的问题及时解决。但是现阶段很多档案管理的工作都是在被动地进行，工作人员多是按照相关的规章制度办事，缺少对管理工作的积极思考及对档案的保护意识，对于问题的处理也存在一定的滞后性。

4.学生档案不受重视。高校对于档案的管理工作中，由于学生的档案材料较多，且随着每年学生的不断流动，导致高校对学生档案管理的重要性没有提高认识，很多学校缺少相关的管理专员，也没有对学生的档案进行定期的监督与指导。正是由于没有认识到对学生档案管理的重要性，导致学生档案在收集、整理的工作中缺少标准化的管理方式和档案的借阅、查阅等服务环节，阻碍了档案管理事业的现代化发展。

二、做好学校档案管理工作的措施

1.推动高校档案管理工作观念的创新。随着知识经济时代的不断发展，在带给档案管理工作新的发展机遇的同时，也为其增加了很多挑战。因此，今后档案管理的工作过程中不仅要不断更新管理理念，更要通过创新不断完善档案管理方式。高校档案管理工作理念的创新可以通过以下几方面得以实现：首先，高校需要提升对档案管理工作的认识和重视，因为高校是科技研究与创新的集中地，而高校档案的管理内容包括对科研知识的存储。因此，重新审视档案管理工作的重心，有利于推动今后档案管理工作的有效进行。其次，需要开拓进取的发展观。在现代经济的不断发展过程中，高校的档案管理工作需要对传统的管理模式做出改进与创新，以符合时代发展对档案管理工作提出的新要求，从而强化高校档案管理部门的造血能力。最后，需要树立竞争意识。档案管理的工作内容通常较为单一，很多工作人员在千遍一律的工作中逐渐丧失了工作热情，也就没有对档案管理工作进行创新的动力。以此，需要通过相应的竞争激励机制，树立管理人员的竞争意识，有效提高管理人员的工作积极性。

2.推动现代信息化管理。科技的进步推动着每个行业的不断进步，对于档案管理行业来说，想要做到与时俱进的发展主要从以下两个方面进行：第一，应该提高计算机现代技术在档案管理工作中的重要作用。在对档案资料的整理、保管的过程中，通过将计算机现代技术融入到管理工作中，不但可以提高工作效率，还可以不断优化档案管理的服务功能，如将所有档案信息存储在计算机中，可以更好地为师生对档案资料的查询和借阅提供方便，并且利用现代化信息处理技术，可以将传统的手工管理，转变为数字化管理，将档案管理中出现的问题，借阅的记录等做好系统化管理，以便更加快捷、高效地完成好档案管理的工作。第二，需要推动档案管理工作的标准化建设。对于高校档案管理工作进行标准化建设既是行业发展的实际需求，更是开展网络化、智能化管理的先决条件。当前高校档案管理的标准化工作仍存在很多问题，亟需进一步的完善与改革。如在对高校档案进行处理过程中，档案信息的格式、转换标准等方面都没有统一标准。并且不同的学校之间由于管理标准的不统一，很难实现高校间档案资料的资源共享。因此，随着各行业标准化的不断完善，高校档案管理工作的标准化管理也应该逐步实现。对于现有的相关国家规定与标准要严格遵守与贯彻，以便促进高校档案的现代化管理的进一步发展。

3. 加强档案管理人员素质建设。档案管理人员素质的高低，直接影响着档案管理工作质量的好坏，对档案管理工作具有一定的决定性作用。想要提高档案管理人员的综合素质，提升高校档案的管理水平，需要从以下几个方面着手：第一，需要健全专业的管理人员队伍。对于高校的档案管理工作，不仅需要现代信息化技术，还需要有专业的管理人员利用专业知识，提升档案管理的科学化发展。通过建立专业化的管理人员队伍，简化档案的管理流程、明确管理人员的管理职责，确保高校档案管理工作的稳定性。第二，需要加强业务培训。要想高校的档案管理工作高效率、高质量地完成，需要对管理人员分阶段、分层次地进行专业化的培训，在提升管理人员专业水平的同时，也形成了专业化的工作氛围。同时，通过对管理人员进行新技术、新方法的技术培训，让管理人员逐渐熟悉先进的管理技术，提升现代化管理意识，促使他们及时转变思想观念，充分调动起管理人员的创造性与能动性。第三，完善相关管理制度。对于档案管理的工作人员需要进行科学化的管理，管理的内容不仅包括对管理人员的实际工作情况，还要包括管理人员对现代化管理技术的应用情况，只有通过这种方式，才能不断促进管理人员的自我提高和自我价值的实现。

三、结语

高校档案管理工作在信息社会化发展的过程中具有重要的现实意义，加强档案的现代化管理，是时代发展的需要，更是档案管理事业发展的需要。虽然现阶段的档案管理工作仍然存在一定的现实问题，但是可以通过推动高校档案管理工作观念的创新、推动现代信息化管理及加强档案管理人员素质建设等方式，不断推进档案管理工作的现代化发展。

参考文献：

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