试论新时期如何提高办公室档案管理的有效性

杨颖

摘 要：在事业单位的办公室业务中，规范化管理档案是一项重要任务。当下我国正走在深化体制改革的深水区，办公室档案的有效规范管理能够加快单位发展，减轻改革阻力，充分发挥人的能动性。本文以办公室档案管理的规范化和信息化为突破口，探讨“互联网+”新时期如何提高办公室档案管理的有效性。

关键词：办公室档案管理；信息化；规范化

办公室档案管理对事业单位或国有企业的日常工作进行跟踪记录，对日常工作中的各项事业进行规范化的整理，是单位发展的一项重要日常工作。新时期以来，事业单位逐步进行深化体制改革，企业员工与事业编制员工混杂，对档案管理的规范化和有效性提出了挑战。在复杂的工作环境中，档案工作内容不明晰，档案前期文书不规范，档案管理信息化程度低等问题制约了办公室档案管理的有效性。本文以相关文献为理论指导，并结合自身工作经验，从完善办公室管理机制、提高档案管理人员专业素质、建立档案数据库等方面着手，探讨新时期办公室档案管理的规范化和信息化。

1 规范办公室档案管理的必要性

办公室档案是隐藏在事业单位的一笔隐形财富，具有重要的经济价值和社会价值，要提高办公室档案管理的有效性前提是完成档案管理的规范化。档案管理规范化能够为提高档案管理有效性披荆斩棘，并从侧面反映单位人事管理的专业化水准。首先，办公室档案是单位经济业务和人事变迁的信息载体，档案管理工作就是系统化整理这些资料以方便查阅，因而档案管理的准确性和规范化是提升单位管理能力的重要支撑。其次，档案管理作为单位管理职能的“无形的手”，通过信息化建设可以实现各级管理部门的无缝对接和沟通，摒弃部门间沟通藩篱，剔除了浩繁的数据整理工作，简化并明晰了档案工作的任务。最后，规范化档案管理倒逼档案管理工作者提高自身专业素质，建立档案电子数据库、掌握电子档案系统的操作方法等要求档案人员进行更多的在职培训和学术探讨，从而营造了新时期档案管理信息化的讨论氛围，助推档案管理的有效性。

2 制约办公室档案管理有效性的问题

办公室档案是事业单位发展的宝贵资料和珍贵历史凭证，然而当前档案管理存在着一些长期积攒的问题。首先，单位管理层面缺乏统一认识，没有制定科学合理的档案管理长远规划，老旧的档案没有整理入档或销毁，档案信息化没有提上日程。其次，基本没有形成完善的办公室档案管理制度，档案前期的文书处理草率，没有严格规范的填写标准，给后期的档案查阅造成麻烦，丧失了档案管理的意义。最后，档案管理信息化程度较低，单位计算机配备比例达不到建设数据库的要求，档案管理人员专业素养匮乏，在技术性强的管理工作上造成岗位空档，严重制约了档案管理的现代化发展。

3 提高办公室档案管理的有效性的策略

3.1 完善办公室档案管理机制

办公室档案工作的标准化和规范化需要严格的监管和约束，这就需要建立完善的档案管理制度，明确分工档案人员职责，各司其职，相互监管约束。首先，档案管理工作要有章可循，确立明确的综合档案档案管理制度，档案人员熟记工作手册要求，在工作中严格执行档案收编检索、使用等流程。其次，上层管理人员应听取档案人员的工作经验，共同商榷档案管理方法，制定出适时、科学、合理的管理制度并坚决执行。最后，要建立档案工作突发事件的预警机制，一旦发生非人力因素而造成档案损坏、遗失，能够在较短时间内实现档案恢复和再建。这就需要建立档案数据库和实现档案信息化管理。在发生人为损害档案保存工作时，要严格追责，比如档案的分类存放、档案信息的准确性以及档案的到期销毁等，一旦出现问题就要明确责任，方可进行后续工作。

3.2 建设高素质档案管理队伍

办公室档案管理具有很强的专业性，随着电子档案管理的兴起、数据库建设和高新设备的引入，档案管理人员面临了新的挑战，建设高素质的专业档案管理队伍也就应运而生。专业档案管理人员需要不断提升自身专业水平，与时俱进积极学习信息化档案管理方法，熟练掌握信息化档案管理技巧，并且具备较强的责任意识和保密品格。首先，单位领导要重视档案管理队伍的培养，面向社会公开招聘专业档案管理人才，对接高校档案专业高材生，提供学习交流机会，促进单位档案员工与外界的学习沟通。此外，单位还要紧跟档案管理的时代步伐，定期开展在职培训，通过多种方式提高档案工作者的专业技能，扩充知识储备。其次，端正档案工作者的工作意识和责任意识，转变事业单位档案管理工作的功利主义思想，明确个人的职责所在，以提高单位管理水平为中心，与相关部门协同创新，构建信息合作平台，积极发掘档案管理的信息价值。

3.3 开启信息化档案管理新常态

“新常态”是深化体制改革和复杂环境下事业单位发展的要求。办公室档案管理要实现信息化，需要建立档案管理数据库，并加大单位办公室档案管理的现代化投入。信息化的新型技术要求档案管理人员具备独立思考能力，能够及时发现档案管理中存在的问题，并通过有效的分析加以解决。拥有自身的独立思考，既能提高档案管理人员的工作积极性，又能使其在突破传统管理模式的前提下，对新发现的问题进行创新解答，从而拓宽档案管理的新型管理模式。对办公室档案管理工作进行创新性建设，是档案实现信息化管理的基础，对档案信息的有效保管起着核心作用。办公室档案数据库的建设能够让信息技术对档案资源发挥科学而系统的管理作用，进而使得档案管理工作与计算机信息技术紧密结合并良性运作，进一步促进数据库和档案目录库的有效结合，形成网络化开放式的数据库，真正地提高办公室档案管理工作的效率。

此外，保障档案管理工作是一项耗资巨大的工程，涉及到档案的收编、整理、检索、查阅、维护、抢救等多个环节，因此必须要对办公室档案管理经费进行预算，保障经费的合理支出。

参考文献

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