新形势下对化工企业档案管理存在问题的研究

徐文莉

摘 要：随着档案管理创新的不断深入，化工企业档案管理工作也面临着巨大的挑战，但在目前的工作中对档案管理中还存在着很多的问题，不利于档案的服务功能的发挥。文章主要分析了在新的形势下化工档案管理现代化中存在的问题，提出了相应的对策，以提高档案管理工作的质量，为我国化工企业的发展做出应有的贡献。

关键词：化工企业；档案管理；现代化；创新策略

档案管理工作就是用科学的方法对档案进行管理，而使用计算机进行档案管理则是科学管理档案的一种重要的体现。伴随着国内经济的快速发展和社会的逐渐进步，各种资源都在不断的进行交换和流动，于是档案的数量也在直线的上升，对于档案的使用也更频繁，传统的档案管理方式已经无法满足社会需求。现在是信息化时代，网络信息技术在各个领域中的使用也是更加的普遍。档案信息管理的信息化和现代化已经成为社会发展中的必然趋势。

1 现代化化工企业档案管理存在的误区

档案管理创新是指用科学的原则和方法管理档案，为企业和社会经济发展提供服务，其基本内容包括档案的收集、保管、利用和信息化背景下的信息加工和信息输出。管理创新能激发创造力，可不断地开发出新的工作方式和解决问题的办法。档案管理信息化的创新，即不断根据市场和社会的变化和发展，在知识创新的基础上，满足档案服务需求，达到档案工作服务社会经济发展的目标。同时，随着现代科技的广泛应用既为档案管理工作带来了方便，也存在一些问题。

（一）档案管理的保密性和安全性不强

档案管理的保密性和安全性不强的主要原因有人为因素和技术因素。档案部门的工作人员的安全保密意识淡薄，对发布的信息缺少严格的审查和管理；电脑病毒横行，加之黑客的恶意攻击，导致档案信息的安全受到威胁。

（二）化工企业电子档案的数量较多

电子档案是未来档案发展的一种新型档案载体，化工企业必须对电子档案的概念、数据处理和网络安全等方面认真研究、综合利用，从而扩大审视视角，逐步形成一套科学的电子档案管理方法，确保档案管理信息化建设的健康、有序发展。

（三）竞争、协作理念不完善

当今社会的各个领域既存在竞争，也存在协作，档案管理工作也不例外。只有引进竞争机制和团队精神，加强部门间的交流和协作，普及档案信息自动化处理和管理技术，档案信息资源才能实现有效开发和利用，才能更好地服务于企业和社会经济的发展。

2 新形势下化工企业档案管理的创新研究

（一）化工企业档案管理的规范化

化工企业的相关部门应该出台相应的档案收集、归档制度，使档案的收集、归档工作做到按章办事，按规操作，保证档案的完整。具体做好以下几个方面的工作：1.严格执行档案、文件、材料的收发登记制度；2.加强对零散文件、材料的收集；3.平时文件、材料的收集工作要落实到人，档案的收集只靠少数专职人员完成是不行的，必须建立专兼人员相结合的档案管理队伍。档案材料的收集范围归纳起来主要包括以下几个方面内容：一是单位计划档案管理方面，应归档的材料包括单位月计划、季度计划和年计划，以及化工企业的执行计划、预备计划等；二是化工企业在实施计划的过程中对档案管理方面，应包括相应的工程审批表、督导人员审核记录表、工作情况登记表、评估标准及相应的分析报告；三是部门工作人员档案管理方面，包括员工登记卡、在职员工变动登记卡、奖惩情况记录等内容；四是各单位工作量管理及业务考核方面，包括部门情况登记表、工程质量情况信息反馈表、业务进修情况登记表等内容。

（二）档案形成过程的客观化

科学技术不断提升的大背景下，新技术在管理工作中被应用的越加广泛。其实，档案管理工作也是非常需要这种新技术的。因为，档案管理人员的工作量是非常大的，工作人员不单单要整理这些档案信息，还要将这些档案信息分门别类的存储好。在这种状况下，工作人员一旦拥有现代化的技术和设备，做这些工作时就会变得轻松的多。档案管理员要坚持原则，严格按规定办事，确保管理文件材料要真实、准确，切忌因自己工作上的不周或外界干扰影响档案的质量，甚至造成不良后果和恶劣影响。

要对企业传统的档案加强更新管理，建立起及时收集和整理的方法与管理体系，这样就可以对传统类型的信息与资料进行深入加工，满足单位的职能和服务等功能需要。要加强档案数据库建设，将各种音频、视频、图像资料机制加入企业档案数据库，以达到对单位档案库的及时更新和整理。

（三）提高对档案保管的重视程度

对于化工企业档案管理工作的开展而言，档案管理保密无疑是极为关键的组成部分。从这一角度上来说，档案管理库房在选址与建造的过程中应当充分结合我国现行相关标准与规范执行，确保档案管理所涉及到的库房与办公室以及与阅览室在空间区域划分中的独立性。更为关键的一点在于：单位还应当针对保密档案管理工作人员进行系统且专业的技能培训，确保他们能够针对保密档案管理进行有效区域与严格管理。

要让相关领导和管理者看到单位档案管理的价值，要使他们深入认知到档案管理的积极价值，使他们将企业的经济效益和社会效益的取得有机地与档案管理工作相联系，在意识上重视，在条件和环境上支持，为企业档案管理打下一个宽松的氛围和良好的支持环境。

（四）加强档案的利用化

有效开发利用档案，是档案工作的落脚点，也是档案人员和档案部门的职责。将档案作为资源，围绕化工企业各项工作，及时地有效地开发利用，并为之服务，将会使档案大放异彩，会使化工企业的工作充满朝气。以部门档案为例，档案管理人员定期对部门各项指标进行统计、分析，并将统计结果上报相关领导和部门，化工企业的领导根据这些数据分析出该部门的工作情况，从而能够对该部门的管理工作进行评估，可以此调动各个部门的积极性。根据这些数据，结合产生这些数据的其他档案材料和背景资料，还可分析出部门工作和员工管理工作中存在的问题，为制定相关的管理措施，改进方法，提高工作质量，为加强工作人员的思想政治工作提供信息支持。

在化工企业档案管理工作中如果能够提高档案管理人员的专业化素质问题，将化工企业档案管理做到规范化，保证档案形成的客观化，最后加强化工档案的利用化，那么化工行业的档案管理工作一定会进入高效的现代化。

（五）激发档案管理人员工作的积极性

要想激发档案管理人员工作的积极性，首先领导要加强对档案管理工作的重视，时常对档案管理工作人员给予一定的关怀，使得管理人员在心理感受到自身工作岗位的重要性，其次要设立一定的工作奖惩制度，对于工作认真负责，工作成效显著的员工进行一定的物质或者精神奖励，不断激发他们的学习热情。相反，对与工作态度散漫，工作成效较差的管理人员进行一定的惩罚，是其充分认识到自身的错误，一边在日后的工作中加以改正。通过这样的一种方式，定会对档案管理工作产生积极地促进作用。

3 总结

在新的形势下，化工企业的档案管理必须加快现代化进程，要从管理观念入手，采取一系列措施积极探索科学的管理模式，改正传统管理中存在的问题，确保档案作用的有效发挥，从而促进我国化工行业的健康发展。

参考文献

[1]覃曈.新形势下档案管理现代化面临的问题及对策[J].财经界，2015（4）.

[2]丁红.新形势下档案管理现代化问题及相应对策[J].中国信息化，2014（2）.