信息化下城建档案管理问题研究

张景婷

摘 要：本文着手于信息化下城建档案管理工作中存在的问题，结合我国现阶段信息化下城建档案管理工作的实际情况进行分析，总结出完善信息化下城建档案管理工作的具体措施，为我国今后的城建档案管理工作创新提供合理化参考。

关键词：信息化；城建档案管理；问题研究

在新时期的社会格局下，网络环境逐渐成为了我国城市建设的主要发展环境之一，为切实满足新时期的业务需要，城市建设规划部门在档案管理工作中应对城市运作模式进行适当的优化与创新，营造网络环境下的新型信息技术管理模式，充分利用信息技术的先进性与高效性提高城市建设的档案管理水平。

1 信息化下城建档案管理工作中存在的问题

1.1 城建档案管理的内容单一

城市建设档案资料管理工作在实践环节具有高度的集中性与先进性，在工作过程中需要业务人员与各部门之间通力合作、相互配合，充分发挥各部门间的工作效用，为档案资料管理工作提供可靠援助[1]。然而，现阶段我国城建档案管理工作仍旧保持以往的实践形式，档案管理工作的内容相对单一，在原有档案管理工作的基础上并未进行创新与改进，致使城建档案管理工作的效率大大降低，阻碍了我国城建档案管理工作的应用于发展。城建档案管理工作的内容过于单一，仅仅注重对文档资料与电子信息资料的储存与调阅，在信息网络的建设与优化方面未加以重视，这些问题情况极大地抑制了我国城建档案管理工作的先进性，并且极大地降低了城市规划部门与建设部门的项目工作开展效率，严重影响城建档案管理工作的质量，对我国今后的城市规划与城市项目建设产生诸多不利影响[2]。

1.2 城建档案管理人员素质水平偏低

根据我国新华社在2013年6月的城建档案管理工作普查显示，在我国大约6成的城建档案管理部门，都存在着在职人员文化素质偏低的情况，很多市级单位在人员招收与职位调动的过程中没有按照相应的城建档案管理制度履行职责义务，存在部分徇私舞弊的行为，致使大量文化素质偏低的人员进入了城建档案管理岗位，这些文化素质偏低的人员受自身文化水平与综合素质的影响，在实践工作中往往会给档案管理工作造成一定的影响，进一步增加了城建档案管理工作问题情况发生的几率。其次，在我国城市建设档案管理的工作执行过程中，管理人员的素质水平过低，极易导致档子资料在录入与存取时出现被盗用或者丢失的情况，直接损害了企业单位的实际利益，严重情况下还会给企业单位带来一定的风险问题，对社会产生恶劣的负面影响[3]。

1.3 城建档案资料的安全防范技术落后

在我国城建档资料的管理工作中，档案管理人员应积极利用信息化的工作软件与操作设备对重要档案文件进行调取和储存，并且采取相应的防范措施，为这些档案资料提供完善化的安全保障，避免城建档案资料被不法分子盗用或者损毁，为城建项目工程提供确切的安全保障，提高城建项目工程的档案资料利用效率。然而，在我国城建档案资料的管理工作中，大部分企业单位对于档案资料的安全防范工作并未给予过多的重视，导致档案资料始终处于不安全的隐患环境当中，给企业单位及城市项目工程建设带来不必要的安全隐患。同时，随着我国网络信息技术的不断发展，网络安全问题逐渐成为社会公众所关注的重点内容，城建档案管理在具体实施的过程中理应重点关注网络安全防范工作，提高档案资料的网络安全防范机制，通过多种手段切实保障档案资料的安全性。

2 信息化下城建档案管理问题的改善措施

2.1 档案管理工作模式的优化与创新

针对我国城建档案管理工作中存在的诸多问题，事业单位管理人员应积极联同各部门对固有的档案管理工作模式进行优化与创新，在城建档案管理工作中构建完善的档案管理信息平台，充分利用高效化的信息技术，创设完善化、综合化的档案信息管理平台，使城建相关部门能够利用档案管理信息平台对重要的档案资料进行相应操作，提高档案资料的利用效率，促使城建工作更快更好的开展。在档案信息平台的构建过程中，城市建设单位应对整个项目工程进行档案信息资源调查，整合城建单位原有的档案信息资源，在信息平台的构建过程中逐步完善城建单位的档子信息资源，有效提高档案资料信息平台的实用性与可靠性。同时，档案管理人员应连同信息平台构建人员对平台的使用权限进行相应的分级规划，对档案信息资源进行分级整合，有效提高档案信息平台的资源利用效率，并且有效保证城建档案信息资料的安全性，避免档案信息被不法分子所盗用或者损毁。

2.2 提高城建档案管理工作的现代化

针对我国城建档案管理工作中存在的问题情况，事业单位管理人员应积极联同各部门对固有的档案管理工作模式进行优化与创新，结合我国现阶段信息化技术的应用与发展情况，努力提高城建档案管理工作的现代化程度，使先进的信息化技术能够实践应用于城建档案管理工作当中，有效提高城建档案管理的工作质量。

在新时期的社会格局下，信息化技术逐渐成为了我国社会发展的重要内容之一，针对我国城建档案管理工作中存在的诸多问题，事业单位管理人员应积极联同各部门开展工作内容创新，将现代化的信息技术与城建档案管理工作相结合，使用扫描仪等先进化的信息技术软件，使城建档案资料能够快速流转，提高城建部门的资源使用效率。同时，在网络环境下，

城建部门应加强档案网站的建设，充分利用网站的公开性与便捷性，实现部门单位的社会信息公开，为城建项目工程今后的发展奠定良好的基础。同时，网站维护人员还需要开展城建档案网站，在网站中创设相应的信息纳入系统，使城建档案资料能够有效发布到政府部门的网站上，充分实现资源的高度共享，为城建项目工程今后的发展营造良好的环境基础，更为城建部门今后的社会公众服务与经济建设工作打下扎实的基础。

2.3 提高城建档案信息化工作的管理效益

针对我国城建档案信息化工作中存在的人员素质水平问题，档案管理部门与人事部门应积极采取相关措施，利用综合化的网络培训与管理优化措施，提高城建档案信息化工作的管理效益，优化城建档案信息化工作的组织形式，建立高效化的城建档案管理工作流程。

城建档案管理部门应积极举办与工作相关的网络培训，使城建档案管理人员在网络培训活动中获得专业技能与综合素质的提升。同时，档案管理部门应在实践工作环节实施人性化的管理模式，颁布与制定一系列人性化的服务条款，例如，档案信息录入与管理工作的相关条例、项目工程信息资源的利用办法等。通过制定详尽而又合理的服务条款，有效提高档案管理工作的效率，为档案管理工作人员营造更加优质化的工作环境，以此提高城建档案管理的工作质量。

3 结语

综上所述，在我国城建档案管理工作今后的实践开展过程中，部门管理人员应更加重视档案管理工作的优化与创新，并且加强档案管理人员的综合素质，有效提高我国城建档案管理工作的质量。

参考文献

[1]刘进出.新时期下的城建档案管理工作[J].信息技术教育，2013，12（09）：23-24.

[2]杨剑锋.传统城建档案管理工作中存在的问题[J].西北科技大学院报，2012，23（07）：23-25.

[3]何志明，曾伟伟.城建档案管理工作中的问题分析[J].湖南科技大学院报，2012，12（07）：33-25.