分析文书档案管理实现数字化的意义

徐萌

摘 要：随着市场经济的快速发展，信息技术逐渐深入到各行各业，尤其是在文书档案的管理上，更是起着举足轻重的作用，主要的方式就是将文书档案进行收集、整合并对其进行实时保存，这样，可以保证信息的稳定性及真实性，文书档案管理已成为有关部门数据查询的主要依据。基于这种的情况，纸质的档案管理方式已经无法实现当下对于文书档案的要求，因此，想要提高文书档案的信息资源管理效率及应用，采用数字化管理技术势在必行。本文主要阐述目前文书档案管理的现状以及如何使用数字化管理，并结合实际情况提出了数字化管理的优势。

关键词：数字化文档；管理方式：优势

近几年，在信息化的不断冲击下，人们对信息化的认知水平越来越高，信息的增长速度越来越快，这就要求文书档案的管理不断创新，跟上时代的变化。为了迎合信息化的快速发展，文本档案也逐渐由传统的管理模式转化为数字化的管理方式。建立数字化文档管理可使文本档案的管理效率不断提高，有效地提高了文档的使用效率。

1 文书档案的状况

虽然文书档案的工作已经有了实际意义上的突破，但是，在实际操作当中还是有很多弊端，其中最为明显的就是“历史档案救回”。因为受到文书档案保存环境和文书档案管理方式的影响，很多档案在长时间存放过后都会出现纸质变质或是字迹不清楚等问题，如果没有进行及时的修补，就会导致档案无法进行二次利用。其次，在文书档案的管理上，由于档案数据较多，在紧急查阅时，很难及时找到所需档案，经常出现工作效率较低，文档准确率较小等问题。但是，在数字化管理出现后，很多单位都会选择双重的管理方式，先将电子文件进行保存再对其进行打印，这样就减少了很多不必要的损失。

2 如何建立数字化文本档案

（一）合理融合

按照现在文书档案管理方式以及其特性来看，数字化平台的工作重点应该体现在管理方式及工作方式之间的过渡，也就是说在数字化技术上，创建整体的数字化管理转型并对期进行整体疏导、整理，不但要保证文档的完整性，还要保证其精准性。管理人员要控制好时间，将转换时间控制在一定范围内，只有这样才能将精力全部应用在数字化工作模板和数据融合上。首先，要掌握好文书档案在相关部门的具体作用，将数据整合到接近有关部门的需求，按照其工作重点进行管理、分配；其次，要根据文书档案管理具体情况，尽量做到接近各种平台管理要求。在进行文书档案管理工作时，不但要保存文档，还要将其方便、快捷程度提高到最大化，实现共享功能，只有这样才能增加文档再次使用及达到开发的要求，这样也能够方便文档后期扩展，文书档案内涵中不但包括人员的规范信息，更是包括整个工作内容及其具体操作流程，当文书档案相同信息整理完成后，可以将其划分具体的数据库进行不同的工作模块储存。

（二）提高管理人员素质

在文书档案管理底层，一部分负责档案的管理人员并不是专业的人士，而这些工作人员中还有较大部分人员年龄较大，加上没有经过专业的培训，在管理上会显得有些力不从心。这样的情况会给数字化的管理工作带来一定的难度。例如，可以阶段性的进行专业知识上的讲座，不断深化管理人员的专业素养，在不断巩固专业知识的同时接收新事物。

（三）提高重视程度

培养工作人员对文档的认识程度，提高员工对文档的重视。建立完善的文档管理系统，改变传统的文档管理模式，数字化文书档案管理不能和传统的文档管理方式一样，在工作人员调配上都需要作出很大的调整，因此，要制定新的管理制度，增强文档管理人员的自制性和整体素质。

（四）注入资金，完善建设

利用数字化文本档案模式进行文档管理，会直接增加资金的投入，只有足够的资金投入才能够实现技术和机械上的需求，在资金的分配上，也要根据具体的工作情况做出合理的调整，按比例分配资金。例如，某个文档管理单位为了实现文档管理的高效性，采取了这样的措施，其主要是根据市场调查结果，进行了针对性的分类，根据社会的实际要求，对文档进行了系统的筛选，当然，这样的筛选是无法按照传统的方式进行的，在数字化的基础上，其对社会以及某个学科进行了“优先”的处理方式。根据具体数据显示，该单位由于采取了这样的方法，把经常用到的设置为优先处理，其工作效率提高了一倍，在时间上就省去了以往的三分之二。这就说明数字化文档的管理方式在文本档案管理上的意义是非常重要的，其不但给文档管理带来了很大的方便，还推进了社会的发展。

3 数字化文档管理的优势

（一）减少资源浪费

数字化文档的管理模式彻底扭转了之前传统的管理模式，在经济上也很大程度的将经费管理改变了，其中改变最大的就是有纸质的办公工具到计算机办公。这样的管理方式不但在很大程度上省去了保管经费和空间的环节，还能大大提高人们的查阅速度，减少能源浪费。

（二）对原纸质档案进行了有效保护，利用方式得到改善

以往的纸质档案很难被长期保存下来的，实施数字化管理后，通过计算机扫描技术可以将这些资料做数字化处理，并将其制作成数字化副本，有利于原件的妥善保存，延长其保存时间，避免人为导致的毁灭性破坏与长期翻阅致使其破损或者字迹模糊，有很好的保护作用。

此外，数字化档案管理对信息社会利用方式进行了有效改善，通过原件纸质档案数字化副本，可实现一份文件多人共享。计算机广域网或者局域网可将电子影像文件进行异地传输，资料文件的异地调阅成为可能。档案的数字化管理有利于资料利用者不必受奔波之苦，档案利用空间得到扩大。

（三）应用现代化管理技术，有利于工作效率提高

档案所具备的信息资源非常丰富，对社会各个阶段的发展都有着全面的记载，包含大量知识，因此，档案管理工作是非常繁琐的，劳动强度非常大，重复劳动也比较多。比如说人工立卷，每个人的工作方式不同，可能导致分类标准不同，对案卷质量造成影响。计算机对人工立卷的模拟，可依据类别，打印出属于这一类别内容的条目，依据文件形成先后先后顺序对其进行排列打印，在计算机管理优势发挥的同时，文件归档工作中人为因素的影响得到降低，工作效率因手工操作的减少而得到提高。此外，传统立卷方法，如有立卷文件收集不全或者有遗漏现象，需将组装好的文件进行拆卷，对文件内容进行重新排序，并重新填写案卷目录，重新进行编号与装订。数字化档案管理如有文件遗漏现象发生，遗漏文件插入非常方便，只需对目录进行修改。

4 结语

终上所述，在社会经济不断提高的情况下，数字化文档管理已经逐渐深入到我们的生活中。在改变传统的文本档案管理方式后，加上计算机的辅助，使文本档案管理逐渐走向了可持续发展的道路。在这样的大背景下，数字化文档正在利用其快速、便捷、优质的优势不断精益求精，不断创新，从而满足人们对信息时代资源利用的需求。完善数字化文本档案、加强资金投入使数字化文档快速发展，是目前数字化文档的重中之重。数字化文档对文本档案的管理具有推动性的重要意义。

参考文献

[1]查荣.建立文书档案数字化管理模式的必要性[J].价值工程，2012（23）.

[2]谷瑛.数字化文书对文书管理素养的需求[J].软件导刊（教育技术），2015（05）.

[3]王磊.文书档案管理实现数字化的意义[J].办公室业务，2014（17）.

[4]孙艳婷.内蒙古土地管理档案开发利用研究[D].内蒙古师范大学，2014.