浅谈基层烟草行业档案管理

朱勇

摘 要：档案管理工作是一个企业历史的记忆和文化的承载，是企业管理的一个重要环节。在市场经济快速发展的今天，基层烟草行业的档案管理工作取得了一定的进步，如何做好基层烟草行业档案管理工作仍然是个问题。在本文中，作者就目前档案管理对基层烟草行业的意义及存在的问题进行了分析，并提出了建议。

关键词：档案管理；烟草；基层

档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的，文字、图像、声音及其它各种方式和载体的历史记录。对于基层烟草行业来说，档案管理工作就是用科学的原则和方法管理档案，为烟草企业的各项工作提供服务，是企业管理的一个重要环节。随着基层烟草行业的不断发展成长，企业管理的不断深入和规范档案的完善，不断巩固的软、硬件，档案管理水平取得了一定的进步，逐步迈上了规范化、标准化、科学化的发展轨道。与此同时，我们也应该清醒地看到，基层烟草行业档案管理工作还存在一些问题，要想做好，就需要更多的努力。

1 档案管理工作的重要意义

1、档案是企业历史的记忆和文化的承载。档案见证着企业从建立到发展到壮大的历程，展示着企业管理者的智慧和不足，指导着后来者奋斗与拼搏的足迹。基层烟草行业档案是企业活动的真实记录和宝贵财富，是企业资产的依据和凭证，是企业生产、经营、管理等活动得以延续和发展的重要基础，是全行业的宝贵财富和不可再生的信息资源，是时代赋予我们的重要任务。

2、档案能够作为人们参考的依据。大量的档案资料和文献具有极其重要的意义，真实可靠，不会加以任何的修饰或篡改成分，材料本身一般都会涉及到本人或团队的签名或手稿，这些材料一般包括相片、录音、视频及笔记。是真实反映历史真实性的客观材料，是有力的事实依据。因此，遇到疑难问题，档案部门就会提供到第一手的实践性资料。所以基层烟草行业要尽可能地做好档案管理工作，只有这样才能充分地做好企业管理，才能为烟草行业发展提供重要的决策依据，最大限度地发展好企业，服务好社会。

2 基层烟草行业档案管理存在的问题

1、档案管理意识薄弱，重视程度不够。档案管理作为一项长期工作，并不直接产生经济效益和物质财富，很少被档案管理机构和档案工作人员利用，它是专门负责管理各部门形成的历史文件的一种专业。有些基层烟草行业没有认识到档案在企业管理中的实用价值，认为档案管理工作只是收集过时的文件材料，还需要投入人力、物力、财力去管理，出不了政绩，往往等到需要用到档案资料时，才知道档案管理的重要性，存在“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的现象。

2、档案人员业务素质不高且不够稳定。档案管理工作是一项具有较高知识性和技术性的工作， 需要一定的实践积累。基层烟草行业的档案管理人员通常是兼职的，有的甚至身兼数职，疲于应付日常事务， 没有太多的时间和精力从事档案管理工作， 加上工作需要， 变动频繁， 往往刚熟悉档案业务而又被调离，导致多数档案管理人员不精通档案管理业务， 致使文件材料不及时收集， 整理不规范， 有的历年积存文件未及时整理归档，直接影响了档案管理的持续性和稳定性。

3、档案的服务利用效率低。当前基层烟草行业存在档案收集不齐全，个别门类档案出现断档等现象，这样很大程度上影响了档案的服务利用。同时，基层烟草行业的信息化水平相对不高，对档案的管理依靠于传统的文书资料的归档整理方式，而文书档案资料信息含量很高，要及时地查询利用某些文档资料，只能通过专职档案人员查找纸质目录，这样的查询和利用档案资料的方式效率是极其低下的。档案本身利用价值不高，利用过程较繁琐，致使档案服务利用效率低。

3 对基层烟草行业档案管理的建议

1、增强意识，提高档案管理重视程度。首先，领导要重视档案工作，充分认识基层烟草行业档案管理工作的重要性，把档案管理工作作为一项经常性、基础性的工作常抓不懈，将档案工作列入年度工作计划及议事日程，纳入有关人员岗位职责，保障档案管理工作的有序开展。其次，提高全员档案意识，组织全体员工学习《档案法》及其实施办法等档案相关法律法规，经常性的开展档案宣传活动，让全体员工，特别是与档案业务有关人员树立档案工作责任感，提高做好档案工作的自觉性。再者，建立健全档案管理工作制度，确保档案管理全过程都有法可依、有章可循，并将其纳入岗位绩效考核，充分发挥档案管理人员的主观能动性。

2、强化培训，提高档案人员业务素质。档案管理工作是一项具有较高知识性和技术性的工作，档案管理人员的业务技能水平的高低，直接影响档案工作的质量。基层烟草行业应该选准热爱档案工作、耐心细心、能经受住枯燥单调考验的人员担任档专职案管理员。同时，尽量少调整档案管理人员，保证档案工作的持续性和稳定性。适时开展档案管理人员的业务技能培训，提升个人的业务素质。档案管理人员也要积极主动的学习先进技术，不断的丰富自己的专业知识，并将学习贯穿整个过程，将终身教育作为一种必然的选择。通过自身档案业务技能的充实，为基层烟草档案事业做出自己的贡献。

3、加强管理，提高档案服务利用效率。档案管理的目的在于提供利用，档案能够为单位和员工提供有效的参考及利用才能实现其价值。基层烟草行业档案管理人员要扎实做好档案基础业务，制定完善的文件材料归档范围和保管期限表、档案分类方案，做到应归档资料全部归档，保证各种门类、各种载体的档案都能齐全完整，可以作为服务利用的参考和依据。基层烟草行业还要加强档案管理信息化建设，通过建立全部档案的文件级目录数据库和重要、利用频繁的纸质档案的全文数据库，使全体员工可以在局域网内查阅档案目录和个别文件全文，进一步拓宽档案利用服务渠道，将“死档案”变为“活资料”。

4 结语

“路漫漫其修远兮，吾将上下而求索”，档案管理工作是一项博大精深的学问，并不能一蹴而就，必须把它当做一项长期工作来做，任重而道远。在今后工作中，我们要以高度的责任感，不断提高文书档案管理质量，提升档案利用价值，从而更好地为烟草行业发展服务。

参考文献

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[2]伍木兰.邹海莉.浅谈烟草商业企业如何做好档案管理工作[J]-消费导刊 2014（4）

[3]黄化玲.浅谈基层单位档案管理的现状及思考[J]- 沿海企业与科技- 2007