浅谈城市照明设施档案的数字化管理

陈波

摘 要：在数字化逐渐发展的过程中，城市照明设施档案管理也从由采集、编目、流通到报废的老旧的方式发展到现在即将实现的城市照明设施档案的数字化管理模式。两者的科学管理水平相差甚远，单讲城市照明设施档案的数字化管理，其就有三大优势：档案管理以及使用快捷迅速、资源的大量管理以及资粮存储更加的安全合理。在此同时本文也就城市照明设施档案的数字化管理建设做出了合理的分析与预见。

关键词：照明设施；档案管理；数字化

随着社会的不断发展，城乡建设也进入了新的发展进程。所以城市照明在现在以及未来的城市交通安全、社会治安、美化环境等方面发挥着举足轻重的作用。并且城市照明设施是否健全也是标志着一个城市发展进程。在照明设施建立之后就需要建立一个完整的照明设施资料来全面反映照明设施的情况。如今，随着社会信息量不断的加大，传统的档案管理已经不能够满足人们的需要了，所以我们就要构建快速、及时、准确、系统的数字化档案管理网络，这样就能使档案信息能够有效的利用和共享，这就要管理部门对城市照明设施档案进行数字化管理。

1 传统的城市照明档案管理存在的问题

对于目前状况来说，传统的城市照明档案管理的储存和利用对现在的发展形势要求不能够相适应。保存的方式还是传统的纸张和目录管理，当需要资料时就要到库房里直接找资料原件，并且进过多次的利用和抽取，容易使档案资料受到损坏，比如这张发黄，发粘、发脆等。这种存储方式不仅占用大量的库房空间还耗费时间和人力，造成贮存成本过高。所以传统的档案管理方式并不能满足当代人的需要，就要必须建立一个迅速快捷方便的管理模式。

2 档案管理数字化管理的趋势和特点

就在不久前国家档案局就提出档案管理将“跑步前进”所以数字化管理档案将是国家管理档案的主要形式。近几年，城市照明档案管理的载体逐渐的被磁盘、光盘等一系列电子产品取代更替，电子档案的出现给档案管理嗲来了许多新的特点。

1.档案数字化收集：现代的数字化档案收集不同于以往的纸质档案收集，数字化收集档案的主要手段是通过网络以及计算机来完成的，所以档案收集人员只需要在完成本部门形成的电子文件之后，通过网络将电子信息保存到档案室即可。这种方法不仅仅保证了电子资料的真实性，还保证了它的完整性和系统性，同时也防止了档案信息在个人手中发生丢失、损坏，这样又保证了资料文件的安全。

2.档案数字化保管：档案的收集由传统的方式变为了通过网络和计算机数字化收集，所以其保管方式也将由传统的柜架式变成由数字储存器以及光盘、磁盘储存，并且其储存空间也发生了质的变化，在磁盘的极小的空间里就能够储存大量的数字文件。当需要文件资料时打开相应的储存文件就能够读取文件信息，这样就避免了接触式的翻阅文件，就不存在资料文件的破坏和磨损，而且这样的保管方式在查阅起来也相当的方便迅速，同样也避免了纸张的浪费降低管理成本。

3.档案数字化利用：数字化管理的档案使用起来也是相当的方便的，使用者可以在任何的时间、地点来访问自己所需要的档案文件资料，省略了去库房借阅的繁琐的过程。数字化档案的利用有统一的档案资料库的数据格式和标准。这样就最大限度的对档案数据进行有效的保护和管理。

3 如何实现数字化

从传统的档案管理转化为数字化的档案管理是以个相当大的跨越，前者主要以实体保管为重点，而后者转向为数字化的存储和提供相应便利的服务中心的档案管理。着是一个循序渐进的过程，管理者必须要深入的分析和研究，保证新老相接，平稳过度的工作重点，这样才能规划好城市照明档案管理的数字化之路。

1.加强领导，严格的建设档案管理制度。每一项制度建设都离不开领导的监督领导，所以档案数字化管理制度的建设也是这样。领导的重视与支持档案数字化管理是管理部门实现档案数字化管理的关键。加强领导者的领导作用，即硬狠抓档案部门的工作又不要对文书部门放松警惕。即领导好档案管理工作，又要看好档案的送移工作，即要监督硬件方面的建设又要狠抓软件方面的的建设。领导者要全面的监督这个建设的全过程，要保证各个部门的协调发展。

2.城市照明网络建设是城市照明的发展之本。随着城乡一体化的发展进程，建设完整的城市照明设施是必不可少的进程。同样城市照明设施档案的管理工作也将显示着重要的地位。在这个竞争日益激烈的坏境下，实现城市照明设施档案一体化的集中管理也是发展之本、管理之本、服务之本。数字化档案支持和保障城市照明的日常运转，这就要求管理者有针对性的收集资料、建立档案，为城市的照明工程工作提供优质的服务。

3.城市照明设施档案管理数字化建设应该放眼于这个系统。一项照明系统工程首相是立项，再到设计、审图、开工建设直致竣工验工，所以要收集的资料涉及的方面非常多，经历的时间长。城市的照明工程也要涉及到诸多方面的知识，多个专业的配合，多部门的协调合作。这就要档案的管理部门结合实际，实行一体化的闭合式收集数据的方法，建立电子档案统一制作。

4.设置奖励机制。建立完善的城市照明档案数字化管理需要很多方面的人才资源，提高资源管理的工作能力。将数字化的档案管理工作人员纳入到综合考核，作为品选优秀个人的重要参考，着养就激发了工作者的荣誉感和上进心。

4 结束语

城市照明建设是发展道路上必不可少的发展进程，所以要保障此项工作的正常运行。快就要建立起完善的数字化管理档案系统。对于城市照明的线路布局调整、维修、更换都需要满足城市现代化建设的发展需要，为此建立一个及时、准确、系统的数字化管理档案网络是城市照明管理者迫在眉睫的重要问题。

参考文献

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