试论新时期高职档案管理工作规范化的新途径

张红

摘 要：本文主要从高校档案管理实现规范化的实际意义出发，提出高校档案管理中存在的诸多问题并提出了相关的解决办法，致力于促进高校的发展

关键词：新时期；高职；档案管理；规范化

近年来，高职院校的办学规模在不断的扩大，随着高校规模的扩大，高职院校的档案管理工作任务量也大量增加，实现档案管理的规范化对于高职院校规模不断扩大档案管理工作愈加繁重的状况的有效解决有着现实意义。近年来，虽然高校档案管理工作有一定的进步，但是在许多方面仍然有很多问题，所以我们要不断加强对档案管理工作的规范化，努力提高高职院校的教学管理水平。

1 规范档案管理的重要意义

规范的档案管理要求我们必须注重档案管理不同阶段的相互关联和配合，形成一个系统化的档案管理模式，通过规范的操作，保证档案在收集信息，分类整理保管方面的紧密连接、层层递进，从而提高档案管理的工作效率，第一：实现高职院校的档案管理规范化可以清晰显示档案管理流程。档案管理工作是一个系统化的工程，档案管理在不同的工作环节有着不同的职能要求，只要任何一个环节出现差错，整个档案管理工作都会出现差错，规范化的档案管理工作就会有效避免这种错误的产生，因为规范化的档案管理要求每个环节的工作重点和工作任务都明细化，能够实现档案管理工作的科学性和完整性。第二：实现档案管理工作的规范化，可以明确每个工作人员的具体工作任务和工作量，能够在每个环节上找到对应的工作人员及其应负的责任，这样就有效避免了在档案管理工作中各部门相互推诿指责，只抓不管的现象，真正意义上实现了每个部门、每个工作人员都能够各司其职，在工作上不会存在重复作业和漏抓工作。

2 管理工作中存在的问题

随着档案管理工作的继续推进，虽然近年来我国高职院校在档案管理工作上取得了较大的成绩，但是这些成绩掩盖不了我们再高职院校档案管理工作中存在的一系列突出问题，我们要清醒的认识到，我们的档案管理工作仍然处于不成熟、不完善的阶段。突出表现在：

2.1 档案管理制度不合理

高职院校的档案收集工作主要是依靠学校档案部门依据上级有关档案工作的工作法规、细则，根据本单位实际情况制定的档案管理制度来是实现的，档案工作的具体收集由学校各院系、处、部级工作人员和具体负责档案管理的工作人员来实施完成的，学校的档案管理部门负责指导检验监督等工作，所以档案管理职能部门的工作职能的发挥好坏直接影响到档案材料的收集管理质量情况，由于高职院校的档案管理工作在很多方面仍然延续旧的制度，所以在档案职能部门行使职权的之后显得非常的无力，基层建制单位的不完善，导致对档案材料收集、归纳等工作的监督检查力度不够，不仅工作效率低下，而且工作完成质量也让人堪忧。这些现象的造成，最根本原因还是制度的不健全，很多工作人员的职务甚至高于检察监督部门，这就让监督检查成为一句空话，是具体的监督检查工作流于形式，根本无法完成他们相应的工作职能。学校的档案管理部门领导只对上级领导负责，一系列的档案管理制度不能落到实处，制度上的不合理严重制约着相关职能部门有效发挥具体的工作职能。

2.2 工作人员缺少专业知识

按照《普通高等学校档案管理办法》，学校应在各院系部、处、室，安排有专兼职档案人员，实现具体的网络化管理，但是在具体的实施过程中，学校负责档案收集管理的兼职人员大都承担着其他部门的工作，这就导致了档案管理人员大部分是以本职工作为主，档案管理工作为辅的情况，所以在档案管理工作中存在着工作人员稳定性差、责任心不强的现象，这样就造成了具体的档案管理部门无法了解到最真实的档案收集情况，如果档案管理工作部门不经常到基层部门了解收集情况，就会出现已收集的重要资料因为基层工作人员的更换等原因遗失或者损坏等现象，造成档案管理工作的严重不到位，不完善。

2.3 缺乏档案管理知识

虽然在档案管理工作人员中，大部分的工作人员文化水平较高，但是很多工作人员对于档案管理工作都是十分陌生的，他们尽管文化水平高但是不了解档案管理工作的基础知识，又由于涉及到经费等原因，档案局培训中心举办的业务培训限制很大，这就导致档案管理工作人员在完成档案管理时，按质按量完成工作的难度非常的大，又因为档案管理工作人员大都有着其他的工作，所以他们外出学习交流的机会很少，这就导致了档案管理人员的专业知识、专业素质普遍较低。

3 规范化的途径

3.1 明确工作内容与范围

档案的管理工作是一个学校档案室的基础，所以学校应该明确相关的工作内容和工作范围，完善相关档案管理制度，各级领导高度重视档案管理工作，使各部门能够有效地完成档案管理的相关工作。

3.2 增强工作人员的管理意识

档案管理工作是高职院校学校工作中的重要组成部分，档案真实箱子地记录了高职院校经历的风雨路程，记录了学校的育人成绩，真实地反映了一个学校的综合实力、办学水平。所以，高职院校应该自上而下高度重视档案管理工作，相关档案管理工作人员要把档案管理工作当作自己的本职工作去做，要建立完善科学的档案管理工作流程，严格按照工作流程中的每个档案管理步骤要求完成相关档案管理工作，同时努力学习相关档案管理知识，不断优化知识结构，通过现代化的技术更加有效地完成档案管理工作。

3.3 加强队伍建设

所有的工作都离不开具体的执行人，所以档案管理工作人员的素质高低直接决定了档案管理水平的高低，工作质量的好坏。我们要紧跟社会发展趋势，做好高职院校档案管理工作，就需要我们首先建立起稳定高效的档案管理工作队伍，应该着重安排专门的工作人员负责档案的管理工作，兼职人员也要尽可能的保证档案管理工作的稳定性，在保证工作稳定的前提下，要尽可能地提高档案管理人员的责任感，要让他们深切体会到档案管理工作的重要性和严肃性，端正工作态度，能够以极大的工作热情投入到档案管理工作中去。加强档案管理工作人员的知识技能培训，通过各种手段不断提高相关工作人员的业务水平，努力提高工作效率，真正建立起完善的档案管理工作。

3.4 丰富档案内容

高职院校要根据自身的教学目标不断丰富档案管理工作内容，根据自身的培养目标形成专门的属于自己的具有鲜明特色的档案管理工作，众所周知，高职院校培养的都是社会应用型、技能型人才，所以我们在完成相关档案管理工作时，也要着重收集学生的实际动手能力方面的材料，这样才不至于让档案管理工作流于形式，能够真正体现档案管理工作的巨大作用，这对于完成学校相关工作任务，推进学校良性发展，增强学校核心竞争力，提高学校综合实力都有着巨大的作用。

4 结语

综上所述，高职院校档案管理工作对于学校的良性发展有着巨大的推动作用，健全的档案管理可以显著增强高职院校的综合实力，而要促进档案管理工作的有效进行，规范化档案管理则是必不可少的。

参考文献

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