浅谈人力资源档案的信息化管理

隋晶

摘 要：形势的发展要求我国档案部门与时俱进。档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然要求，是全面提升档案工作为社会服务能力的必然选择。加强档案管理信息化建设是档案工作的重中之重，是实现档案工作规范化、标准化的重要基础，是做好档案工作的关键。

关键词：人事档案；人力资源管理；信息化

人事档案是在人事管理活动中形成的，人事档案管理是对人事档案实体的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动，它可以为人力资源管理提供基础信息。微观的人力资源管理就是运用现代化的科学方法，对与一定物力相结合的人力进行合理组织、协调、培训和调配等工作，使人力、物力经常保持最佳比例，同时对人的思想、心理和行为进行恰当的诱导、控制和监督，充分发挥人的主观能动性，使人尽其才，事得其人、人事相宜，使组织成长与个人能力发展相适应。人力资源管理活动包括人力资源规划，招聘与配置，培训与开发，绩效管理，薪酬与福利管理，劳动关系管理等内容。因此，人事档案与人力资源管理的关系十分密切。人事档案是人力资源管理过程中产生各种信息的有效载体，人事档案的内容是人力资源管理过程中识别人才、选拔人才、使用人才的重要依据。人力资源管理与人事档案管理互为作用，互相促进，人力资源的广泛使用能促进人事档案的发展，而人事档案的科学化管理，又会推动人力资源的开发。

1 人力资源档案管理信息化建设的必要性分析

1.1 人力资源档案管理的信息化建设是人力资源管理创新发展的必然要求

知识经济和信息技术的不断向前推进，使得越来越多的组织认识到竞争的实质就是人才战略的竞争。因此，人力资源管理的受关注度达到了一个空前的程度。人力资源管理在整个管理中的地位，也被提升到了战略决策支持的高度，人力资源管理信息化必将成为人力资源管理工作大踏步前进的重要途径。因此，人力资源管理的创新发展需要在管理的各个方面全面推进信息化进程，这当然包括人力资源档案管理的信息化建设。传统的手工管理方式正逐步被计算机技术、网络技术所取代，大量电子文档的出现使人力资源档案信息化建设具备利用现代化技术手段和管理方式的条件。

1.2 人力资源档案管理的信息化建设是人力资源

档案管理现代化的必由之路。长期以来档案保管方式与利用环境的制约使得人力资源档案管理基本处于封闭、半封闭的管理状态，人力资源档案的特殊性更是在其自身披上了一层神秘面纱，让人望而却步，何其谈档案信息资源的开发与利用。这种落后的管理方式已然不能满足信息社会对人力资源档案信息的需求。随着信息技术的迅猛发展和广泛应用，人力资源档案信息化建设的迫切程度日益凸现出来。积极推进人力资源档案信息化建设可以进一步提高人力资源档案信息资源开发利用的能力，有利于实现人力资源档案信息资源共享。

1.3 人力资源档案管理的信息化建设是提升人力资源档案服务水平的有力抓手

档案管理的最终目的就是更好地提供服务利用。信息技术和网络技术的高效便捷使组织内外对人力资源档案利用方式及需求发生了很大的变化，传统的管理和服务方式不再被接受和认同。而现代信息技术的普遍应用正是转变传统人工管理模式，有效提高人力资源档案信息的利用率和使用价值的重要手段。通过开发各种数据库与管理系统，通过链接人力资源档案信息到信息库就能更好地查询调阅相关信息，直接生成档案数据信息材料，既提高了档案的利用效率，又最大限度地保护了纸质档案材料。既能保证人力资源档案信息的真实性与时效性，又能使人力资源档案管理规范统一。

2 人力资源档案的信息化管理

2.1 人力资源档案的数字化管理

传统的人力资源档案都是以纸质载体为主，档案管理人员的数据录入工作任务繁重，劳动强度大，调档和查阅都很困难，且需要占用大量的档案存储库房、橱柜和档案架盒空间。而现代化的人力资源数字化档案则克服了这些缺点，不仅可以节省大量的人力、物力和财力，而且可以方便地根据需要无限量地复制档案资源，更可以无损地长期保存这些数字化档案资源。因此，人力资源档案信息化管理中的首要任务，就是要对人力资源档案进行数字化处理。即将原来的纸质档案资源，通过电子扫描的方式转化为以数字化方式存在的电子档案，也可以直接称其为数字化档案。人力资源档案的数字化建设是实现其数字化存储、网络化连接和利用计算机系统进行现代化管理的首要条件。

2.2 人力资源档案的载体类型管理

在当前信息社会处于大数据时代的历史环境中，人力资源档案管理的主要任务就是拥有大量有价值的人力资源档案信息数据，并保证这些档案数据的质量和相关性，以及具备快速的数据处理能力和掌握相应的数据处理技术，从而最终实现人力资源档案为用户提供优质服务的目的。在人力资源档案管理过程中，可以形成多元化的档案载体类型资源。在传统的纸质人力资源档案中，档案的载体类型相对较少，一般仅以纸质的各种文字记录、照片和证明资料为主。而在大数据环境中的信息化人力资源档案中，档案的载体类型大为增加。其中最为典型的是增加了具有明显的数字化人力资源档案特征的一些载体类型，如人力资源录音档案、人力资源录像档案、人力资源多媒体档案、人力资源光盘档案、人力资源三维虚拟档案和人力资源档案数据库等类型。

2.3 人力资源档案的网络化管理

经过数字化建设所形成的人力资源档案，需要利用现代化的计算机网络技术进行联网，才可以实现在各种不同层次、不同类型、不同地域、不同网络范围内的用户对人力资源档案资源的共享利用，因此，网络化管理是最终实现人力资源档案网络化利用和泛在化服务的重要技术手段。人力资源档案的网络化管理与利用方式可有多种，如网络化管理中的网络归档和网络组卷，网络服务中的网络查询、网络咨询和网络检索，网络获取中的网络调档、网络借阅和网络复制，网络传送中的网络上传和网络下载，网络保存中的各种开放网络存储等。

2.4 人力资源档案的网络安全化管理

人力资源档案的网络安全保障问题是其现代化建设中带来的最突出问题。由于网络环境中的安全问题相当突出，因此，需要在实际工作中通过不断改进安全防范技术、升级管理系统、加强保密措施等技术和方法加以解决。首先是网络安全保护问题。要防止由于工作人员操作失误、设备及网络故障、计算机病毒、网络黑客攻击等因素造成人力资源档案的信息内容被修改、损毁、删除或遗失。其次是网络安全保密问题。对于涉及保密的人力资源档案，需要制定相应的保密制度，采取相应的保密管理措施，按照人力资源档案的保密程度分为完全公开、部分公开和完全保密进行分级管理。

总之，推进人事档案管理现代化进程除了对电子信息技术、网络技术的充分利用，还要求人事档案管理机构、工作人员要树立先进的管理思想，学习科学的管理理论，培养新思维，开拓新思路。在科技进步和科技管理理念的指导下，学习、吸收、开发和利用与人事档案管理相适应的组织机构、组织行为、管理方法和手段，促进我国人事档案管理工作的顺利进行。

参考文献

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