如何做好项目部文档管理工作

张慧敏

摘 要：科学规范的文档管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创文档管理工作的新局面。文档管理工作对项目部的发展起着非常重要的作用。要做好文档管理工作，就必须立足于项目部的现状，吸收和借鉴优秀的文档管理工作经验，不断适应文档管理工作的新形势，逐步完善文件中心文档管理工作，培养文件中心文件管理人员的责任感和使命感，进而激发文件管理人员的工作热情。使项目部文档管理工作走上科学化、规范化和国际化的道路。

关键词：项目部；文档管理；规范化

1 做好文档管理工作的重要意义

项目文件是项目建设过程必不可少的重要元素，文件管理是项目管理工作的重要组成部分。做好项目文档管理是提高项目部工作质量和工作效率的必要条件，是维护项目进程真实面貌的一项重要工作。科学规范的文档，是衡量一个项目部业绩与管理水平的重要尺度。项目部文档记载着项目建设过程中的优秀成果，对研究本项目的业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。文档管理工作，一方面为项目部管理人员及时了解项目的整体状况，适时调整策略提供准确依据，为决策提供支持性证据；另一方面有利于准确认定项目部的优秀成果，为本项目部和其他项目部的发展提供指导性的帮助。

2 怎样做好项目部的文件管理工作

2.1 立足于现有的档案法律、法规，搞好建章立制工作

法制化是做好文档管理工作的基础，要做好文档管理工作就必须以依法治档为根本，实现文档管理制度化。文档管理设备的现代化，文档种类和载体的多样化特点决定了文档管理方法要不断改革，只有坚持与时俱进，才能适应新形势，开创文档管理工作的新局面。因此，要认真学习档案业务和管理操作知识，为项目部的文档管理工作打下良好的知识基础。在此基础上，建立健全项目部文档管理程序文件，定期完善，并有效地管理和执行，只有这样，文档管理工作才能做到有章可循、规范管理。

2.2 提高归档文件的质量是推进文档管理工作规范化、标准化的可靠保证

不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响文档价值的因素，而文件的质量问题则可能是决定和影响文档管理工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进文档管理工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好文档资料收集的完整性；另一方面，要注意解决好文档的质量问题，以有利于文档规范化管理。

2.3 加强文档数字化建设

2.3.1利用信息化系统建立文档数据库。

首先，输入文件的相关信息。在建立数据库的过程中，可边输入边打印，一方面补齐卷内文件目录，另一方面检验输入的正确性，从而确保文档数据库的真实性、完整性和有效性。其次，采用扫描仪、数码相机等设备，实现原文件信息数字化，只有实行数字化，才能确保原件的永久保存。从实践看，文件数据库的建立大大提高了工作效率。

2.3.2建立了项目部网站并定期完善。

实现项目部内部资源优质高效的共享。在项目部网站上向项目部成员提供项目部信息查阅，加快项目部信息的有效传递。

2.3.3加强电子文件的收集和积累工作。

电子文件是数字文档最主要的来源。以前，文件归档只移交纸质文档和纸质文件目录，现在要求文件归档实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，一般将电子文件拷贝两套，异地保存，并随纸质文件一并归档。这样既推进了项目部文档的电子化进程，又节省了建立数字文件库的工作量。

2.4 加强与国外用户的沟通，加速文档管理的国际化水平

通过各种渠道，学习国内外先进的文档管理经验为我所用。通过学习对外交流产生的文件记录，不断完善项目部文件的规范及管理，逐步与国际接轨。

2.5 加强文档一体化管理

文档一体化是文件和档案工作发展的内在要求。文件、档案一体化管理是以文件生命周期理论为基础，借助计算机和网络技术，从系统论的角度出发，对文件工作和档案工作进行统筹规划和科学管理，使之实现系统化和规范化，从而发挥各自以及总体的最大效能，确保从现行文件到档案管理的高效和优化。具体来说主要包含以下几个方面：

（1）文档一体化的目标

实现从现行文件到档案整个运动过程的全面控制和科学管理。科学的档案一体化管理是以文件生命周期理论为基础，在文件从产生到最终转化为档案的过程中，既加强项目内部文件、档案工作的一体化，也注重各个不同文件产生部门的业务衔接，从而使文件到档案全过程都得到有效控制。

（2）文档一体化的原则

在实行信息一体化管理的过程中，必须要遵循以下原则：全程管理原则，电子文件环境中，文件、档案界限不再显而易见，文件和档案工作人员界限也日趋模糊，文件与档案工作实行全程管理，将可以大大提高信息共享，提高效率；

前端控制原则，前端控制原则是以文件生命周期为基础，将文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作是一个完整的过程。在这个过程中，文件形成是前端，处理、鉴定等是中端，永久保存或销毁是末端。前端控制是对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析和科学整合；

集成管理原则，集成管理是对管理要素的科学重组，是全程管理思想的延伸和深化。集成管理可以增加管理体系的功能度，因精密组合而减少疏漏，提高可靠性，增加相关作业密度，减少重复而降低功耗，提高管理效率。

（3）文件、档案一体化管理的具体内容

文件、档案一体化管理的具体内容包括文件、档案生成控制的一体化、流程管理的一体化和信息利用的一体化。文件、档案生成控制的一体化指在文件最初生成阶段、对电子文件就是在系统设计阶段，就应当树立档案管理意识，确保生成文件符合档案管理功能要求；流程管理的一体化指对档案运动流程实施统筹规划、全面控制和综合管理。信息利用的一体化指对文件、档案信息进行合理协调，使文件、档案都能发挥最大的效用。

（4）文件、档案一体化管理的技术要求

文件、档案一体化管理的技术要求是计算机和网络技术为代表的信息技术。首先，数字化技术的应用和推广简化了文件、档案管理的工作程序、提高了文件、档案管理的工作效率，并且也改变了文件的生成方式和载体性质。其次，网络技术的出现改变了文件运转的方式和特点。这些都使得文件、档案一体化管理有了实现的技术基础。

3 文档管理的根本目的在于文档利用

文档的合理有效运用是项目建设过程中一项基础性工作。全面加强文档管理工作的根本目的在于充分发挥文档的作用，为实现项目目标服务。文档利用工作是文档自身价值得以实现的直接手段，做好文档的开发和利用是文档管理自身价值的重要体现，文档利用已经成为项目发展的重要的不可或缺的信息资源。要加强文档的开发利用，实现信息资源的共享，就必须加强文档基础管理。

文件管理人员除了在文档收集、整理、鉴定、保管等方面下功夫外，应着重做好文档的编目、检索、编研工作，编制较适用的检索工具，建立健全检索体系和文档文件汇编等参考资料，及时、系统、完整地提供、满足文档利用工作的需要。在此基础上加强对文档的保管工作，随时准备为利用者提供急需的文档。重要、珍贵的文档要备有复制件，以代替文档原件提供利用。同时加强文件库房设施建设，减少外界条件对文档造成的损害。在管理好文档的基础上，文档管理工作也要适应项目发展的变化，寻求更为有效的服务新途径，以提高文档利用的质量和水平，把“死”文档变成“活”文档，更好地发挥文档的作用。

综上所述，科学规范的文档管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创文档管理工作的新局面。科学规范的文档管理可以不断地提升项目部的管理水平，做好文档的开发和利用工作，不但可以实现文档管理工作的自身价值，而且可以项目部的发展做出应有的贡献。展望未来，机遇和挑战共存，机遇大于挑战，只要我们抢抓机遇，避免消极因素带来的不利影响，充分发挥项目部特有的管理优势，一定会实现文档管理工作的规范化、科学化、国际化。endprint