人事档案管理工作探析

刘洪波

摘 要：人事档案是记述和反映个人经历和品德才能表现等情况的档案，伴随人事档案载体种类的多样化，形式多样的文字、声音、照片、图像等都是档案。人事档案是国家档案重要的组成部分，是全面考察人才和选举人才的重要依据，也是对流动人员管理的凭据，还是进行史料研究的珍贵依据。

关键词：人事档案；管理工作

由于社会的不断进步和发展，现代人事档案管理制度在许多方面都显现出问题，对我国现代人事档案管理有一定的影响，不仅降低了我们工作的效率，也对企事业单位的进一步发展存在阻碍。针对这一现象，笔者对现代人事档案管理中存在的问题，提出了一些调整对策。

一、现代人事档案管理概述

（一）人事档案管理，是各级组织考察、了解和使用人员的重要凭据，是党政机关和企事业单位选拔人才的重要信息来源，带有真实性、现实性、机密性和动态性等特点。在社会主义和市场经济的双重条件下，它是联系人才与市场的重要桥梁和纽带。就现今人事档案管理工作的水平和质量来说并不高，也不能适应时代的要求。因此，我们应该强化各级领导对档案的重视，提高人事档案专员的业务素质，健全各种规章制度，提高人事档案材料的质量。

（二）人事档案的演化我国人事档案工作在不断进步和演化中成长，人事档案管理队伍也在渐渐壮大，无论在政治思想的觉悟上，还是在管理档案的丰富经验上，他们都具备极强的责任心和管理能力，在以后的发展中，人事档案管理人员将是各企业最需要栽培的对象，也是必不可少的重要组成部分。

（三）人事档案的意义要稳抓人事档案管理的难点问题，严格预防和整理“无头档案”，建立适应时代要求的人事档案管理体制。比如，改分散多头管理为集中统一管理，建立现代人事档案管理的分类管理体系；建设区域性人事档案管理，完善“重新建档”管理，建立社会化开放式管理模式，让人事档案向档案本人有条件地开放，加快人事档案工作信息化管理进程，让人事档案可以更有效地发挥其作用。

二、现代人事档案在管理上存在的问题

（一）人们对人事档案的重视不够人事档案工作向来不易引人注目，也不会有特别明显的突出成绩，有些人对其还有误解，觉得就是一个保管性的工作，整天就是写写抄抄，并不是企业的主要工作，容易对其产生忽视和遗忘。长此以往，领导就会认为档案工作是档案部门的事，人事档案工作只是保管的事务性工作，而不是企业的主要工作，只要不消失、不泄密，可以对外调有一定的应付功能、便于查档就没有问题了。

（二）人事档案管理制度上的不完善人事档案管理模式过于呆板，对员工的岗位培训不到位，很多人员上岗后不知道自己的工作内容是哪些，也没有经过专业的档案知识培训，他们对档案的许多业务都不是很清楚，对档案的收集和整理也没有相关的意识，从而导致档案管理水平受到严重影响。

（三）档案管理员专业性不强人事档案管理是一项较为繁琐且连续性很强的工作，如果管理人员自身不具备过硬的专业技能，那么就难以保证档案管理的质量，对档案管理水平的提高也会造成一定的影响。现在许多单位只配备一到两名档案管理人员，而且负责企业文书、基建、会计、科研、人事等多方面的档案管理工作，每天都要做大量的日常维护工作，还要负责档案资料的各种管理工作，比如收集、整理、编目、分类、电脑输入、排架、编研等，这就给档案人员造成过大的工作负荷。多数档案人员由于身兼数职，对人事档案管理工作就无法投入过多的精力，从而给档案管理工作造成很大的影响。

三、解决现代人事档案问题的对策

（一）提高人们对人事档案管理的认识和理解，鼓动大家积极参与在不断完善人事档案管理制度的同时，还要积极宣传，引起领导重视，鼓动全体成员一起参加人事档案管理工作。

（二）建立健全人事档案管理制度，规范其管理设施对人事档案管理制度要进行集中统一的管理，用一定的工作方法、考核标准和程序对人事档案管理进行规范，以求管理质量的提高。

（三）培养高素质的人事档案管理团队，提高管理水平要想拥有高素质、高水平的人事档案管理团队，就要对人事档案管理人员进行综合素质的全面提升，这就需要有针对性地进行与人事档案管理相关的培训，不断学习和掌握相关科学知识和技术，提高人事档案人员自身的专业水平，引导其使用科学的方式和手段，对人事档案进行合理的分类和管理，进而完善人事档案管理制度，提高工作效率。

（四）提高人事档案的科学化和信息化人事档案自身就是一個很大的企业人才信息库，它的信息资源丰富、信息较为复杂、形式也变化莫测，利用先进的科学技术可提高信息的连续性和可查阅性，还可以延长档案的使用时间，并及时对档案信息进行更新，提高时效性及利用率。

（五）人事档案的整理针对收集到的人事档案材料，按规定进行分类和整理，还要将其分为几类，比如在职职工档案、辞职人员档案、离退休人员档案以及死亡人员档案等，分别进行整理、编号、分类、入柜。人事档案还要建立登记和统计等制度，设立各类档案的名册。每隔半年时间进行检查并核实一次档案情况，档号和档案名册编号要统一化，如果发现有问题要及时处理。整理和装订人事档案的材料时，如果遇到需要处理的材料，一定要填写《处理人事档案材料清单》，并且要报请相关领导审查及批准，然后由专人负责销毁。此外，还要严格执行和遵守保密制度，确保档案的绝对安全与准确。人事档案不仅对档案所有人非常重要，对企业而言也是十分重要的。随着社会的不断发展，对档案管理原有的认识，无论在形式上还是在方法上，都与现代的发展不相符。因此，我们要对现代人事档案管理制度有一个新的理解和认识，要加强宣传和重视，提倡管理者和全体人员共同来维护和参与，还要不断加强对制度的完善，使其更加科学化和信息化，更加利于企业和与员工的发展。

四、结语

综上所述，人事档案管理面临问题与对策的研究不仅有利于当前人事档案管理中存在问题的解决，同时，更有利于人事档案管理领域的不断发展和进步。所以，我国相关部门要加强对人事档案管理的重视，不但要在制度上、管理设备上等进行完善与增加，同时还要培养出更多人事档案管理方面的专业人才，从而从根本上促进人事档案管理领域的发展和进步

参看文献：

[1]郑立芳.人事档案管理面临的问题与对策分析[J]黑龙江史志，2015，07：83.

[2]林红.新形势下高职院校人事档案管理发展探究[J].人力资源管理，2015，10：230-231.

[3]马晓珊.人事档案管理研究的现状及趋势[J].知识窗，2015，07：23.