高校档案利用现状及问题分析——以莆田学院为例

王丽英

（莆田学院综合档案室，福建莆田351100）

高校档案利用现状及问题分析
——以莆田学院为例

王丽英

（莆田学院综合档案室，福建莆田351100）

本文以莆田学院为例，统计了莆田学院近五年的档案利用情况，根据统计的数据，同时结合平时工作实践分析了当前档案利用现状及存在的部分问题，并在分析原因的基础上提出了相应对策，为加强高校档案利用，主动参与社会经济建设和科学文化发展，使高校丰富的档案信息资源成为社会知识信息服务的重要来源，以供高校师生员工和社会利用，满足高校和社会不断增长的档案需求，服务民生，促进社会发展.更好实现高校档案利用工作，利用空间及社会效益.

高校；档案利用现状；问题分析

档案的利用是指对档案的阅览、复制、外借和摘录，是检验档案收集、整理、鉴定、保管、检索、编研等工作效果的一个重要环节.高校档案是高等院校在教学、科研、服务中形成的原始凭据，具有很高的利用价值.高校档案馆的建设，就是要发军档案在学校中心工作辅助性、支撑性作用，并加强档案服务力度，以便使学校档案室（馆）成为教学科研服务中心、记载、体现学校发展历程的基地，成为学校教职工、学生与兄弟院校交流的窗口，然而，当前高校档案利用情况如何呢？现以莆田学院为例简单分析：

1　档案室的基本情况

莆田学院综合档案室由原莆田高等专科学校、原福建医科大学莆田分校、原莆田华侨体育师范学校综合档案室于2002年组建而成，挂靠办公室，馆藏档案有4个全宗即莆田学院、莆田高等专科学校、福建医科大学、莆田华侨体育师范学校全宗，馆藏档案数量6637卷，17840多件，综合档案室集中管理全校党群、行政、教学、科研、基建、设备、产品与科技开发，出版物、外事、财会、声像等各种门类和载体的档案，在这些类别中文书档案2022卷计7024件，科研档案425卷，会计档案4326卷，专门档案1924卷，照片档案640卷，音像档案43件.实物档案63件，资料43册.这些馆藏构成了档案利用的基础.我校综合档案室于2005年安装使用了《科易档案管理软件》大型网络版一套，实现了从文书处理到自动组卷、归档、打印编目及库房管理等档案工作的计算机管理，大大提高了管理效率与质量，为文档一体化和现代化科学管理奠定基础.

2　我校档案利用现状

我校综合档案室的档案利用登记簿的查阅构成表：

莆田学院2010—2014年档案利用情况统计表

年度个人利用利用卷次编史修志其它查阅学术研究2010 212 503 0 21 7 0 2011 293 780 0 18 13 0 2012 310 761 67 23 11 0 2013 339 934 5 37 15 0 2014 385 1203 39 39 17 0

从上表可以看出2010—2014年五年间莆田学院档案室利用者1789人次，平均每年约357人次，其中个人利用1539人次，占总利用人次的86.03%，五年间共提供档案4181卷次，占馆藏的17.08%，平均每年约836卷，占馆藏的3.41%，五年来未查到的合计63人次，占总利用人次的3.52%.从这次数字可以看出，高校档案的利用人次在逐年增加，利用卷次也不断攀升.

3　我校综合档案室存在的问题及原因分析

由于主观和客观的原因，档案利用工作现在还存在这样那样的问题，现就上表统计的数据并结合平时实际工作，归纳以下主要问题：

3.1档案本身价值无法得到充分发挥

从统计数据看，我们可以看到平均每年利用的档案数量只占馆藏总量的2.22%，大量馆藏档案没有得到利用，这样档案本来的价值得不到体现.在日常工作中，档案查阅利用时，利用者填写的信息中往往没有完整，电话联系方式未留下，从而导致无法统计，档案给社会和经济建设带来的价值和作用，利用很多档案信息需求者不了解高校档案室，所需信息无处可寻.比如科研档案，高校的科研优势，近几年有相当一部分的横向、纵向的课题，信息资源十分丰富，社会需求很大，可是，由于社会利用者不知道高校档案科研信息，就使得高校科研成果转化率无法得到利用，这就使得许多档案沉睡在库房中，造成极大的资源浪费.

3.2档案信息提供利用方式单一

从莆田学院近五年（从2010—2014年）期间共提供档案4181卷次，利用者1789人次，大部分是查阅及复印原件的，电话资询的极少，到目前为止还没有网络提供利用.目前查阅档案的只能亲自到档案室或委托他人查阅档案，而相当一部分利用者更是需要长途奔波，来往耗费时间，效率极低，不少利用者希望能够改变用户上门利用的传统方式，开展远程利用服务，如通过网络，传真等现代通讯方式咨询、联系等，让他们能用最快的速度和最少的时间找到他们所需档案，从而最大限度地提高查阅效率和时间利用率.

3.3档案收集不全，老档案整理工作滞后

从五年来利用情况数据看，大部分利用者未查到档案的占到总利用人次的3.52%，结合本人平时工作实践发现主要有三种情况：第一，档案收集不齐，这个集中体现在成教院和二级学院个别合作办班的学籍管理，部分年份有，部分年份没有，让工作难以进行.第二，在学校发展过程中，新旧学校并入，原先的档案全部归入我馆管理，早些年全为纸质档案，这也给提供利用造成诸多不便.第三，各种档案追溯到2002年前即莆田学院合并前学校的所有档案均为纸质档案.

4　高校档案利用问题的应对措施

4.1加强对档案工作人员的培训，提高全体人员素质

档案馆工作人员是档案工作的执行者、实施者，他们素质的高低直接决定了档案馆服务质量的高低，处于当今信息社会，我们的档案工作人员只有不断学习，才能更好适应不断发展的档案工作，档案利用工作率及质量的高低就与档案工作者的素质息息相关，档案人员的素质既包括政治素质，又包括业务素质.这就需要定期开展专业知识的讨论和学习，还可以请校内外专家到校定期开展计算机和网络技术培训以及档案学方面的专业知识讲座，加强档案工作人员掌握较为广博的档案学基本理论知识，如档案来源理论，档案价值理论、档案分类整理理论、鉴定理论、利用理论和编目检索理论等等.也可以不定期派出工作人员参加国家或省档案局开展的专业性的培训.总之，档案馆应给工作人员多多学习和进修的机会，从而提高档案人员的政治素质和业务素质，当然，还可以积极参加省级各种学习会议，多走出去看看、听听，才能把握档案发展进程，才能更好地做档案工作.

4.2加强档案收集工作，丰富馆藏

首先，针对未收集全的档案进行最大限度的补缺补漏，在这个节眼上，需要各单位的配合，采取补救措施，尽量补齐，无法补齐的要作好登记，这就需要学校领导的重视，学校可以成立一个档案工作小组，从部门抽调专人配合档案馆专职人员组成，限时对各单位按学校档案收集规定进行收集归档.逐渐分阶段、分项目完成，丰富馆藏，以备利用.

4.3大力开展宣传工作，拓展利用途径

高校档案信息是一种原生信息资源，它基本上一直藏在档案库房里，鲜为人知.这就需要档案部门和工作者档案信息进行必要的宣传，才能在利用工作中充分发挥.另外，加强档案数字化建设，拓展利用途径，以实现利用方式多样化，利用手段现代化，以促进利用主体和利用目的的多样化.传统利用方式僵化，受时间和空间的限制，一般只接受到馆利用，对于个别仅仅针对上级主管部门及一些外国使馆的学历学位证书认识，其他大部门利用者只能到馆利用，并要带上相关证明材料.解决这个问题的办法是在档案数字化技术上建立档案信息网，档案工作者微信、工作邮箱、工作网页等.同时把这些信息加以公布，让师生及社会能一下子了解档案信息的公布渠道和方式，从而满足不同利用者的利用目的，使档案馆的馆藏资源发挥致极.

〔1〕案信息资源利用中存在的问题及对策［J］.兰台世界，2008（4下）.

〔2〕试述高校档案利用工作走向［J］.中山大学学报，2001（4）.

〔3〕校档案利用中存在的问题及思考［J］.科学管理（中旬），2012（5）.

〔4〕校档案利用工作中的问题与对策初探［J］.黑龙江史志，2008（7）.

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