利用统计表提高编辑部财务工作效率方法——全国个税联网环境下的应对

王继红，邓　群，肖爱华，段瑞云，张贵芬

（《中国矿业大学学报》编辑部，江苏 徐州221008）

利用统计表提高编辑部财务工作效率方法
——全国个税联网环境下的应对

王继红，邓群，肖爱华，段瑞云，张贵芬

（《中国矿业大学学报》编辑部，江苏 徐州221008）

为配合全国个税联网系统的建立，学校开始实行新的税收和劳务费发放方案，审稿费和稿费的发放流程更加复杂。如何协调编辑工作和财务工作的关系，提高工作效率是亟待解决的问题。介绍了《中国矿业大学学报》编辑部利用统计表提高财务工作效率的实践和实施办法。由作者将自己的信息填表后发给责任编辑，责任编辑核对汇总后发给兼管财务工作的编辑，财务编辑邮寄完发票后再将信息以表格的方式发给责任编辑，责任编辑核对后再给作者。这样使三者有效沟通，节省时间，提高效率。

统计表；编辑部财务；工作效率

在新一轮经济改革中，工信部在财税体制改革方面，拟建立全国联网个人税收登记系统，为建立按家庭总收入征税提供技术条件［1］。江苏省国税局决定，从2014年起全省国税系统全面实施新一轮税收管理改革，努力推进税收管理现代化和信息化，完善税收数据情报管理平台［2］。这些税收管理改革措施可带来良好的社会效益，使逃税、漏税者无处遁形，但也给我们期刊编辑部的财务工作带来了更大的工作量。我校从2014年3月份开始实行新的税收和劳务费发放方案，审稿费和稿费的发放流程更加复杂，需要专家和作者提供除姓名和单位名称外，还有身份证号、银行卡号、开户行、电话、地址等更多的信息，且都要财务人员自己登录财务部的网站将每位作者的信息逐一录入，待数据通过验证后方可打印，并在领导签字后去财务部办理转账手续。我们编辑部人员少，财务工作由一名编辑兼任。面临新的复杂的工作要求，编辑如何高效率地处理好财务相关问题，是我们亟待解决的难题。通过认真的思考和一段时间实践，我们总结出处理此类问题的捷径。据了解，由于实际需要，很多期刊的页码和刊期不断增加，而编辑人员数量却一直未变，故多数编辑部都存有我编辑部的这种情况：编辑人员身兼多职［3-4］，在处理繁杂的财务相关工作同时，还要静下心处理编辑工作，二者如果协调不好，很容易顾此失彼，漏洞百出，因此很有必要将我们的实践经验介绍给大家，以期为编辑同仁提供借鉴。

1　改进前编辑部财务工作杂乱无章

为提高作者投稿和专家评审的积极性，各个期刊，特别是科技期刊编辑部均向作者支付稿酬，向评审专家支付专家评审费。此外，出于某些原因，编辑部还要向作者收取审稿费和版面费［5-8］，虽然钱不多，却使编辑工作更加繁琐。我们编辑部现有9位编辑，出版3种期刊，其中还有 3位老师属于双肩挑，既要代课搞科研，又要做编辑工作。因人员紧张，所以编务工作也只能由编辑兼任。其中一位编辑在做好自己负责的编辑工作的同时，还要负责审稿费、版面费的收取，相关发票的开具及邮寄，稿酬和专家评审费的支付等工作。以前作者经常会打电话给负责财务工作的编辑咨询诸如审稿费或版面费的邮寄地址、收款人姓名、审稿费或版面费是否收到、什么时候寄发票等问题。她为此大为苦恼，一个电话刚刚挂下，还没有静下心来看几行稿子，又一个电话打来，很多编辑工作只能晚上加班干，苦不堪言。另外，在邮寄发票时，经常遇到作者写的地址、转账信息不详细等情况，无法及时将发票寄出，需要与责任编辑和作者多次沟通，浪费时间和精力。而每位责任编辑在稿子送审前要和负责财务工作的编辑确认此稿的审稿费是否已邮寄到位，在遇到作者咨询费用、发票相关问题时还要转给负责财务工作的编辑，这样不仅要作者多打一次电话，同时也浪费了编辑们的宝贵时间。为此经我们编辑部商讨决定，将此工作再细分到每个责任编辑身上，同时也注重利用作者的积极性，将财务工作化整为零，提高了工作效率。

2　改进后编辑部财务工作井然有序

2.1编辑部规范缴费通知

首先将“初审通过缴费通知”和“缴纳版面费通知”写得更详细、要求更具体。通知写明邮寄金额、邮寄地址、收款人、附言要求，并要求作者将自己的邮寄地址写详细，我们编辑部的缴费通知主要内容如表1所示。

表1　编辑部审稿费和版面费缴费通知

请注意，表1里有一句看似多余的话：“注意收款人姓名写：学报编辑部。”之所以这样做，是因为通过邮局汇款时如果收款人写具体某位编辑收，则在去邮局取款时需要在取款单上写上收款人的身份证号码，还要带上身份证原件。别人代取的还要同时写上代取人的身份证号码，带上2人的身份证原件，很是繁琐，特别是量大的时候很占用时间。如果将收款人写成“学报编辑部”收，则只需要盖上单位的公章即可，这样省时省力。但有些作者不明白，认为收款人应该写成具体的某个人，细心的作者会打电话确认一下，而有一些作者则擅自写成责任编辑收，给我们的取款工作造成很大的不便。为提醒作者，我们在已经写清邮寄地址和收款人的情况下再次强调了收款人。在加了这句话之后，编辑部再也没有收到过作者电话咨询收款人写谁的问题。可见，只要我们把工作做细，可以减少很多无谓的工作量。

表1中还有2个细节，其一为责任编辑邮箱只写了后半部分，这是因为这些通知内容是投稿系统中的模板，每位责任编辑使用时内容都一样，所以我们将大家共用的部分设成模板，编辑在处理稿件时只需要填上自己邮箱的前半部分即可，这样形成了模式化工作，大大减少了编辑输入文字的工作量，简化了工作内容。可见只要我们留心观察、认真揣摩，多从作者的角度考虑问题，将我们的工作做细，就可以避免给作者造成困惑，也可以减少编辑人员的工作量，更和谐、更人性化。

2.2责任编辑认真核对信息

编辑部的每位责任编辑负责与自己的作者联系，要求作者在寄出费用后及时将自己的相关信息以表格（表2）的形式发给相应责任编辑。责任编辑认真核对汇总后发给负责财务工作的编辑。因为作者对自己的信息比较熟悉，所以他们填写此表不费工夫。这样一来就使财务工作化整为零，且避免了财务人员开具和邮寄发票时翻找作者信息的麻烦，提高了工作效率。

表2　作者信息

“汇款方式”有2种：邮局汇款和银行汇款。邮局汇款比较简单，钱到后直接去邮局取款，之后根据表 2中的信息开具并邮寄发票即可。银行汇款的就略微麻烦，因为钱是直接汇到学校财务账号上，学校所有老师和单位的来款都在此账户上，开发票时需要从众多的来款中将寄到我编辑部的版面费挑出来，而且很多银行汇款没有附言，只能凭作者所提供的汇款日期、金额、来款单位和用途上判断是否是我们编辑部的来款。有的作者比较马虎，不认真看“通知”，时常会出错。在实践中容易出错的有：漏写附言，没有著名注明第一作者姓名；只将地址写到学校等一级单位；漏写学校所在的详细地址门牌号导致地址不详。所以责任编辑在发给财务人员之前一定要认真核对，因为责任编辑对自己所负责的作者费用情况比较清楚，联系作者也很方便。

2.3财务人员及时反馈信息

财务人员收到责任编辑发的表2后，分批去邮局取钱、开具发票和到学校财务部开具发票，并将已开发票的作者信息再以表格（表3）的形式反馈给责任编辑，由责任编辑及时反馈给作者，这样一来可以减少作者的电话咨询量，二来可以让作者再次核对自己的信息是否正确，便于及时发现问题，再者还可以提醒作者及时收取信件。

此项工作看似增加了财务人员的工作量，实则不然。表3是在责任编辑发来的表2的基础上修改而得。在未实行此办法前，需要财务人员自己做 2张表记账，一是作者的来费登记表，二是作者的开具发票登记表。开发票时需要财务人员自己从来费登记表中查找作者的相关信息，还要结合作者的“版面转让协议”才能最终确定所开发票的金额、详细地址等信息。现在只需要在表 2的基础上加以简单的修改，并注意做好是否收到钱和是否已邮寄发票的标记即可。不需要自己再输入的大量文字，同时因为信息由作者提供，从而确保了信息的准确性。

表3　学报编辑部校外作者开发票名单

如果这些表格都用Excel来做，则利用Excel的重复记忆功能还可以避免重复登记，另外Excel还有快速查找、准确统计和超级链接等功能［3］。形成表格之后方便我们统计同一位作者一年投了几篇文章、发表了几篇文章等等，也方便对本编辑部的财务状况做深层次的分析。

2.4财务管理模式的改变

从2015年1月份开始，我校财务部实行了网上预约报账的办法，而且取消了现金流，一切资金来往必须采取网上转账的方式，这一举措为编辑部的财务人员减少了很多工作量。首先是不用再直接面向作者收钱，而是由作者将钱打入学校的账号，编辑部财务人员凭汇款凭证给作者开发票。其次是作者的稿酬和专家的评审费只需要编辑部提供信息表（表4）给学校财务部，由学校财务部根据信息表直接将钱打入作者或者专家的卡中，不需要编辑部财务人员再一一邮寄。这种集约化、信息化的管理模式使财务工作效率更提高了一步。

表4　稿酬、评审费发放明细

3　结 束 语

通过一段时间实践，发现我们编辑部的这种编辑之间、编辑与作者之间用统计表联系的方法既能让作者及时了解自己的相关情况，又有效提高了编辑之间的沟通，同时减少了编辑应答咨询电话的时间，可谓是一箭三雕。编辑也有了更多时间和精力处理稿件更深层次的问题。在大家都在感慨“时间都去哪了”的快节奏时代，如何提高工作效率是我们要注意的问题。其实只要我们有一颗热情饱满的心，愿意献身编辑事业，并且遇事多为作者和同事们着想，大家共同出谋划策、齐心协力，肯定能做到高效、高质地完成工作，编排出更好的期刊。

［1］网易财经.工信部拟将家庭总收入建立全国个人税收联网［EB/OL］.（2013-11-10）［2014-03-25］.http://money.163.com/13/1110/17/9DBAA0GA00252G50.html.

［2］胡道新.推进改革创新 努力实现税收管理现代化［EB/OL］.（2014-01-26）［2014-03-25］.http://www.jsgs.gov.cn/art/2014/1/26/art_60_208590.html.

［3］陈芳.巧用Excel，提高编辑工作效率［J］.编辑学报，2010，22（S2）：86-87.

［4］曹作华.运用注意策略提高编辑效率［J］.编辑学报，2010，22（3）：240-241.

［5］吴庆晏.一稿多投现象再思考［J］.编辑之友，2013（4）：88-89.

［6］陈翔.关于一稿多投与科技期刊自身建设的思考［J］.编辑学报，2010，22（5）：450-451.

［7］陈静.学术期刊重复发表的异化形式及阻断策略［J］.编辑学报，2007，19（4）：282-283.

［8］吴培红，冷怀明，汪勤俭，等.防范科技论文一稿多投和重复发表的实践与思考［J］.编辑学报，2009，21（5）：434-435.

江苏省科技期刊学研究基金重点项目（JSRFSTP2013A02）