浅谈高校无现金报销的风险及控制

（南京医科大学 江苏南京 210029）

一、引言

近些年，高校经费大幅增加，经济业务不断增长，传统的现金报销方式已不能适应不断增长的业务量的要求，与此同时，网络技术越来越发达，为无现金报销提供了技术支持，基于网络技术的无现金报销模式成为了必然趋势。无现金报销是指报销人办理报销业务过程中，现金付款业务通过无现金支付系统直接转入报销人银行卡中，不再通过现金支付来完成的一种付款方式。无现金报销与传统报销模式相比，可以节省财会人员的工作量，优化财会工作职能，降低人工成本和现金清点过程中人工失误的风险，能及时将款项打入报销人的卡中，确保科研等业务正常顺利的开展。总的来说，无现金报销是一种省时、省力、安全、便捷的新型报销方式。然而，无现金报销的风险相比传统意义上的现金报销风险有了新的表现形式和风险内涵，也对风险控制提出了更高的要求，有效地控制风险，成为无现金报销正常运行的前提。

二、无现金报销风险

（一）实施风险

受传统报销模式和固有的“落袋为安”思想的影响，报销人更偏向于收取现金，无现金打卡会引起报销人的担忧，如：何时才能拿到钱、银行是否会把钱打错、财务人员是否会忘记打卡。不仅如此，无现金报销模式下，报销人需要制作电子表格并核对卡号、姓名、身份证号，以减少重名打错卡或换卡未登记的风险，增加了报销人核对信息的工作量，影响报销人对无现金报销的接受度。

无现金报销作为一种新的报销模式，与传统现金报销有较大的差异，财务人员若不能迅速适应无现金报销、熟练掌握操作流程、合理解决报销出现的问题，则会阻碍无现金报销的实施。

（二）系统风险

无现金报销系统十分依赖计算机和无现金操作系统，因此无现金报销顺利进行，要有较高的软硬件支持。

计算机由于长时间使用，零部件老化，此外火灾、水灾、鼠害的损坏，以及供电系统不稳定、线路老化、连接不牢靠、环境卫生差等都会引起设备故障、损坏和数据丢失。不仅如此，不重视软件系统安全会使无现金报销系统受到非法侵害，如：没有按照规定使用和升级杀毒软件，使计算机病毒入侵无现金系统，可能会造成数据的破坏，无现金系统和网络系统瘫痪。又如：黑客通过侦听获取用户的账号和密码，通过隐蔽通道进行非法活动，突破防火墙，利用系统漏洞等非法途径登录无现金系统，对重要数据进行篡改和破坏，造成严重损失，使无现金系统无法正常运行。

（三）运行风险

即使无现金报销能够被报销人和财务人员接受，系统也支持无现金的运作，在日常报销运行的过程中，也会出现以下风险：（1）由于报销人银行卡信息变更，暂未到财务处做相应的变更手续，时间上的不同步可能导致款项被退回，抑或用户名是生僻字，财务系统与银行系统之间网络不通都有可能产生退回风险，使得报销人收到款项的时间推迟。（2）无现金报销是通过无现金报销系统与银行系统连接进行转账，回单具有滞后性，无现金系统跨行转账，银行于事后集中数据，统一打印相关回单，出纳不能及时处理退回事项。不仅如此，银行出纳不仅需完成打印支票，整理回单，还需承担支付款项，处理退票业务，工作量大大增加，因此可能存在未能及时支付、回单未及时整理的滞后风险。此外，由于不同银行处理跨行支付的时间不同，可能存在资金滞留的情况，非签约银行的银行卡收到款项的时间也会比签约银行卡收到款项的时间慢，对于没有签约银行的银行卡、又急需资金开展相关活动的人员来说，会带来一定的不便。（3）实际工作中，可能由于财务人员人手不足，一个人担任多项工作，如：审核兼出纳，审核兼复核。由一个人担任多项职务使个人既可能发生错误和舞弊行为，又可能掩盖其错误和舞弊行为，这不符合内部控制的要求。

三、无现金报销风险控制措施

（一）建立宣传沟通机制，确保顺利推进

进一步加大宣传，宣传时注意无现金知识全面、系统、清晰、易理解接受，使全校师生体会到无现金报销的方便、安全。财务处可以首先利用校园网宣传无现金报销操作流程，让报销人先大体了解报销流程，了解报销的方便性；其次，要让报销人方便地查询到报销款项是否到账，可以在财务处网页上设置网上银行查询系统，以便让报销的师生及时查询入账情况，也可以推荐报销相关人员开通银行手机短信服务，收到即时短信提醒，以解除财务报销人员对此政策开展的后顾之忧；最后，对于出现不足的问题，需要及时做好解释、沟通工作，财务人员也要根据报销人的反馈，不断改进优化业务流程，更好地为全校师生服务。

为了更好地鼓励报销人采取无现金报销，在初始运行阶段，可以专设无现金报销窗口，无现金业务优先办理报销，无需排队，可以节省报销人的时间，从而推动无现金报销的开展。

（二）完善系统，提高风险应对能力

定期检查系统主机和关键设备的专用机房，减少因鼠害、线路老化、布线不规范以及连接松动对系统的影响，检查更新旧设备，若机器设备不能满足无现金系统的要求，要及时更换，以防其影响业务的正常开展。无现金报销系统连接的财务网线要实现专线管理，要与外界网络分离。

装有无现金系统的计算机必须安装杀毒软件，定期进行杀毒并更新病毒库，以防病毒感染。并且无现金支付的电脑上，尽量不使用外来U盘，若一定要使用外来U盘，在使用前，必须先杀毒，确保数据安全。财务服务器必须加装网络防火墙，并需有两台服务器实行备份，一旦一台服务器出现故障，另外一台服务器仍可继续运行，不影响整个财务系统的正常运转。对财务数据采用加密技术，防止内部信息在传输过程中被拦截和窃取。要设置专人进行维护及备份，最大限度地确保财务数据的安全性。

（三）人才培养，为内部控制提供坚实的后盾

内部控制需要全部财务人员都能参与到无现金报销过程中，无现金报销对财务人员的综合素质和能力提出了更高的要求，这要求财务工作人员要有更合理的知识结构和学习能力，要有吃苦耐劳的精神，要学会深入地思考分析、整理和总结，更新自己的工作理念，改变传统的财务管理模式。为使财务人员尽快适应新的工作模式，要加强财务人员专业技能的培训，审核人员要深入了解现金报销系统的操作方法、操作流程，出纳人员要深入了解报销的转账支付方法，在实践中逐步提高财务人员的业务能力，提高财务管理水平，从而提高工作效率，提升服务质量。

网络环境下，高校财务运作需要综合型人才，因此加强会计人员继续教育和专业化教育是十分必要的。高校财务系统和计算机硬件、软件的维护均需要专业技术人员，高校应招聘或培养兼具会计专业知识和计算机知识的综合性人才，注意财务人员信息技术的培养，以防范、降低网络环境下无现金报销的计算机硬、软件风险。

（四）健全内部控制风险评估，营造良好内控环境

要创造一个良好的内控系统，必须确保每位工作人员都能清楚地知道自己的权力与责任，认真履行自己的职责。根据不相容职务相分离的原则，对审核、复核、出纳岗位要严格授权和分离，对不同岗位的人员要合理设置各岗位的工作职责及可操作权限范围，财务人员只能在授权的范围内从事相关业务，只有出纳才可以使用KEY进行无现金支付，其他人员不得使用KEY，也不得从出纳人员处套取支付密码；出纳人员不得担任审核职务，不得制单；出纳只能支付一定金额的款项，超过规定金额的款项需经过相关科长授权才可以支付；对复核退回的凭证，只能由审核人员修改凭证，出纳无权限修改。

定期轮岗和更换密码，严格控制个人担任出纳的时间年限，以符合内部控制的规定并且能发现工作中存在的问题。定期对账，对账人员不得办理无现金报销业务，加强会计监督，对涉及无现金的未达账作分析处理。

对于运行过程中存在滞后及退回风险，可以采用以下措施：（1）在启用无现金报销时，可适当的调整岗位，以使工作尽快完成，如可在过渡阶段让现金出纳处理无现金业务及整理回单，等完全启用无现金报销时，即可用无现金出纳岗取代现金出纳岗。（2）高校要与银行积极协调联系，确保银行尽快提供回单，保证后续业务正常开展。（3）报销前需认真仔细地核对姓名、身份证号、银行卡号三者之间的匹配性，保证信息准确无误，避免退回的发生。（4）在日常工作中，还需有专人定期维护教职工及学生银行卡的信息，如持卡人需及时在财务系统中进行更新，以保证教职工报账时银行卡信息的准确性。（5）每天报销结束后，出纳人员要仔细核对每一笔无现金是否支付成功，若不成功需打印不成功明细单，给银行盖章确认后，及时重汇，重汇款项一旦录入无误并成功转账之后相关信息便被保存在数据库中，便于再次转账时直接调取账户信息。定期检查财务系统与银行系统的接口是否松动也可以有效避免退回的发生。（6）持有非签约银行卡的报销人收到款项滞后，高校也可以寻找第三方中转平台，研发相关软件或通过一定的平台，将款项及时打入非签约银行账户。

（五）流程再造，强化监督与检查

无现金报销模式不同于传统的现金报销模式，这为高校流程再造提供了契机，高校可以对现行的流程进行根本性的重新思考和设计，显著改善现有绩效，使得重新设计的流程更趋于合理化。传统的现金报销模式的流程是审核制单、出纳付款、复核检查。这种复核事后监督模式有很大的局限性，复核只能在款项已支付后发现问题，不利于内部有效控制，可能会造成报销人因财务审核人员的失误而重复去财务处处理退回事项，这也无疑会增加报销人及现金出纳的工作量。然而，从下页图1可以看出，流程再造后，审核记账凭证先给复核检查后再由出纳支付，一旦发现不符合财务报销制度的报销单，复核退还给审核人，由审核人联系经办人，不再经过出纳支付现金，更好地加强监管作用。新的流程使得报销流程更加合理，大大改善原有报销模式的不足。

图1 无现金报销流程图

四、总结

高校要逐渐树立无现金风险控制理念，由于风险是在不断变化的，风险控制理念要不断变化，要更好地运行无现金。不同时期，风险不同，在运行的初始阶段，实施风险会比较大，但实施风险会随着运行时间的变长而减少。逐步强化风险意识，形成风险控制体系，通过风险预警、风险识别、风险评估等措施，定期查看风险是否有变化，以及每一个风险之间的联系，并加以控制，以减少风险。只有认识到风险的存在，并加以控制，才能促进无现金报销的健康发展。