大型企业人事档案信息化管理研究

李海英

【摘 要】企业单位档案信息化建设是信息时代档案事业的一个重要部分，档案事业发展与信息化建设相结合一种新型的档案信息形态应运产生。企业要推进与提高人事档案信息化建设进程与质量，完善管理体制强化档案信息化意识，让档案信息化建设有标准可循。根据实际需求，确定明确的信息化目标，构建高素质人事档案信息化管理团队，做好标准与规范建设工作，并规范安全保密，整合各方面资源建成人事档案信息化管理系统。加强基础设施建设通过人事档案数字信息化、网络化，实现档案信息管理、利用一体化。

【关键词】企业；人事档案；信息化；管理

作为重要的信息资源，档案的作用历来受到人们的重视。人事档案是社会组织、国家机构在人事管理过程中形成的以个人为基本单位，以文字表格、照片等形式存在的纸质记录，是供组织备查与我们每个人都关系密切的专门档案。鉴于人事档案具有全面性、现实性、真实性、动态性、流动性、保密性特点，其功能亦特殊：信息记录存储、社会评价、履历记忆等功能。人事档案就像一个缩影，成长轨迹、表现情况无不记录在档案袋内。

随着计算机技术、数据库技术、扫描及OCR技术、多媒体技术、存储技术等的发展，档案信息化领域始终是档案事业研究热点，促使一种新型的档案信息形态应运产生。档案管理模式从面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心转变。

企业单位档案信息化建设是信息时代档案事业的一个重要部分，是我国档案事业发展与信息化建设的交叉领域，是企业单位档案管理模式的一次重大变革。摸清企业人事档案信息化现状，探索人事档案信息化管理之道，采用现代化信息技术改造传统档案业务，实现档案信息的数字化、实现档案管理信息的网络化、实现档案信息管理利用的一体化。但我国企业档案信息化建设并不完善，仍然需要探索，尤其是对于信息资源的开发与利用的研究工作尚需进一步加强。

1 完善管理体制，强化档案信息化意识

1.1 完善管理体制

只有完善档案管理体制，才能更好地处理企业人事档案管理中存在的各种关系，从而更好地推进人事档案的信息化管理。首先，优化企业人事档案管理，需要相关的制度保障。除了制定完善的人事档案的部门和人员制度外，还要有人事档案的的检索使用制度、转递制度、保存制度、安全保密制度等。其次，要建立规范的人事档案管理工作流程，要构建起全局性人事档案的工作网络，明确所有部门的相应职责，工作内容落实到人，以及时处理工作中可能出现的各种问题。最后，企业人事档案管理制度的形成是一个渐进的过程，在一定时期有相对性和阶段性，有一个逐步的发展的过程。所以从企业自身实际情况出发考虑人事档案的管理模式，逐步优化自身的人事档案管理，以实现人事档案管理的科学规范化。

1.2 强化档案意识

档案意识是指人们对档案、档案工作的认知水平和了解程度。人事档案管理工作不是孤立的，其工作的开展受到各种条件的制约。一定要将人事档案管理工作纳入企业全局的工作计划，同时，要为档案工作争取足够的经费和资源，以确保档案工作的高效运转。要加大档案工作的宣传力度，提高档案意识，要让大家切实体会到，人事档案是企业人才选拔、聘用的参考依据，同时也是维护职工权益可靠凭据。

1.3 强化信息化意识

强化信息化意识是做好企业人事档案信息化管理的重要前提。首先，要提高领导的人事档案信息化意识，只有这样，才能得到更多的来自企业内部的制度支持、人员支持和资金支持。其次，要提高人事档案工作人员的信息化意识，他们是人事档案信息化的实际操作者。最后，要提高档案使用者的档案信息化意识，反作用于人事档案信息化建设应用需求。

2 企业人事档案信息化建设的统一化、标准化、规范化

统一化、标准化、规范化是档案信息化建设的重要基础。大的企业集团可自行开发或采购后二次开发，要研发标准统一又规范的管理应用软件，首先，有规范的管理标准，包括：规划、准则、标准、规范等。有了统一的标准就是执行，使电子数据的整理、保存、转发、使用等工作都有序化，避免出现冲突、不兼容等现象。其次，统一技术标准规范，包括文档的数据存储压缩规范、数据交换标准规范、数据加密、水印技术规范和系统软硬件设施技术标准等。同时，企业应该根据自身的特点和行业特点，在规范使用人事档案管理软件的同时，建立健全人事档案管理工作的各项规章制度，使人事档案管理工作有章可循，科学规范。

3 开展人事档案信息管理系统工作

3.1 逐步推进国有企业人事档案信息化管理

建立人事档案管理信息系统。首先，信息化系统的规划设计和具体实施周期较长。由于人事档案的特殊性，系统具体的搭建过程中，要充分考虑安全性和保密性需求，如与办公OA等内部系统互通时采取严格的安全管理措施，以保证人事档案信息的绝对安全。其次，人事档案电子资源的转化和积累需要时间。档案资料的电子化是档案信息化建设的基础内容，其数据的建立、更新是一个逐步积累的过程，短时间内不可能全面实现档案资料的全库电子化。无论是信息系统的规划设计和实施，还是电子档案资源的积累和共享，都需要一个过程，要分步骤分阶段的实施，制定好每一阶段的重点，最终实现资源丰富、功能强大的人事档案信息管理系统。

应用人事档案管理系统：首先要建立起人事基本信息数据库，这些数据可以作为构建人事档案管理信息系统的基础。其次，在人事档案材料从纸质档案到电子档案的转变过程中，要确保人事档案信息本身的准确性和完整性，如通过扫描仪、缩印影像转化为易于复制的电子格式。再次，人事档案的内容要全面详实、信息准确，通过数据库建立人事档案，便于检索、分析、比较、统计。该系统既要有良好的应用界面，又能方便用户将信息导入、导出，具有修改、检索、统计等功能，也能对所有人员信息的情况进行研究总结，提供信息统计分析和情况预测。

3.2 加快人事档案信息网络化建设，实现资源共享

人事档案信息化管理的终极目标是实现资源信息的网络化。当然，根据档案信息的不同，其开放程度和开放范围要严格控制，要建立健全网络身份验证系统，在保证信息安全的前提下实现人事档案的网络资源共享。为了充分实现人事档案的信息共享，应该在集团内网实现人事档案信息管理系统的网络化，向需要利用人事档案信息的个人、部门和领导提供及时、有效和详实相关信息资源和数据。

4 做好人事档案数据资料的保密和安全工作

信息技术在为人事档案的管理带来高效和便利的同时，也给档案管理的安全性带来了隐患。软件系统的不断更新升级或数据库变更，都可能造成兼容性问题。病毒感染将成为一大威胁，同时，存储器也会因外力等不确定因素而故障，这就要求维护人员要定期的对数据库进行自动备份，有条件的可考虑釆取双机热备、异地数据备份的形式，建立安全有效的防火墙、入侵检测系统，防止数据的外泄、篡改、丢失风险，确保人事档案信息的安全。

5 加强学习，增强档案管理人员素质

人事档案信息化管理顺利开展的根本是人才，要加强人才建设。人事档案要实现信息化和网络化，信息专业和档案专业知识必不可少。工作人员应树立终身教育的理念，不断增加自己的知识技能储备，拓展自己的知识面。同时，组织再教育的学习机会，参观学习等业务交流也是必不可少的。企业人事档案服务水平的高低，很大程度上取决于人事档案管理人员素质的高低。要把国企人事档案管理工作做好，必须要定期对档案管理人员的政治素质和业务素质进行定期培训。

6 争取资金支持，加强软硬件基础设施建设

要把信息化建设所需资金纳入企业的年度预算，最好能实现相关经费的专项预算常态化和制度化。狠抓基础建设以求达到设施完备，功能完善，技术先进。信息化建设本来就是资金密集型工程，需要大量的资金投入来进行相应的购置硬件、软件设计，这就决定了人事档案管理的信息化建设初始必然有一个高投入阶段。需要花费大额资金用于购买服务器、计算机、数据库软件、扫描仪、影印设备、照相机等现代化设备，软件的开发也需要投入大量的人财物，网络化更是一个系统工程，资金投入量大。

总之，企业要推进与提高人事档案信息化建设工作的进程与质量，结合国家档案事业规划纲要，加强基础设施建设，提高对于档案信息化建设的认识与定位，完善管理体制强化意识，让档案信息化建设有一定的标准可循。根据实际需求，确定明确的信息化目标，构建高素质的信息化管理团队，做好信息化标准和规范建设工作，并规范其安全保密工作，整合各个方面的资源，开发综合应用平台，努力把人事档案工作建设成为企业人力资源中心库，更好地为企业发展服好务。

7 结语

在移动信息化、大数据、云结算迅速发展的21世纪，本文所提及的人事档案信息化建设具有普适性。各个单位在实施的过程中如果不根据自己的实际情况作实时的调整可能会出现适用性不强的情况，具体使用的软件技术有待探讨。

【参考文献】

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[责任编辑：邓丽丽]