企业合同管理与法律风险防范浅析

吕静

企业在经营活动中产生大量的合同，用以建立、改变、约束其与其他民事主体（自然人、法人及其他组织）之间的经济关系。合同管理是企业在其可控范围内保障自身合法权益的手段。能否进行全面、有效的合同管理与法律风险防范，成为决定企业经营成败的重要因素之一。

一、法律风险防范是合同管理的核心

经营活动伴随着风险，风险来源于时间、空间的一些不确定因素。企业的一切风险，不管是治理风险、投资风险还是政策性的风险，最终都会转换为法律风险。企业法律风险，是指在企业经营活动过程中，由于所做出的具体法律行为不规范而导致的，与企业所期望达到的目标相违背的法律不利后果发生的可能性。这种可能性一旦演变为为现实性，将对企业带来极为不利的后果。因此必须采取切实有效措施的来实现风险的规避与防范。而以事前防范、事中控制为主要特点的合同管理显然具有很大优势。

根据引发企业法律风险的因素来看，可以分为外部风险和内部风险。所谓外部法律风险，是指由企业以外的社会环境、法律环境、政策环境等因素引发的法律风险；所谓内部法律风险，是指企业内部管理、经营行为、经营决策等因素引发的法律风险。由于内部法律风险引发因素是企业自身能够掌控的，所以内部法律风险防范是合同管理的重点；而外部法律风险引发因素虽不为企业所能够控制的，不能从根本上去杜绝这类风险的发生，但仍能通过必要合同管理措施将其不利后果降至最低。

二、企业合同管理存在的主要问题

从合同前期准备、签订、履行与变更、纠纷处理、文本归档、监督检查等合同一般流程来看，企业合同管理存在的问题主要表现为以下几个方面：

1.合同前期准备工作中的问题

在合同正式签订前，企业要为此做充分准备，投入大量的人力、财力，但往往忽视掉一些重要问题。一是不注重对对方当事人身份与资信的审查，合同订立要求双方都具有相应的民事权利能力和民事行为能力，否则会影响合同的效力。如果不是法定代表人签订合同，还要审查代理人的代理身份和资格，即是否有被代理人签发的授权委托书，授权范围与代理权限。为确保后期合同的顺利履行，还应对其资产财务状况、诚信度进行调查与了解。二是在合同起草阶段忽视对起草权的争取。一般而言，合同文本由谁起草，谁就能更好掌握主动权。三是不了解法律对特殊合同订立的程序性要求，如对必须进行招标投标的活动未组织招标投标，或招标投标活动违反法律规定。

2.合同签订阶段中问题

这突出表现在：合同形式不当，如大量存在的“先履行后签约”现象；应当办理登记、备案手续而未办理的，从而导致己方权利得不到保护。合同条款不全面、有漏洞，如缺少违约责任、管辖权的规定。只有从合同而没有有效的主合同。如工程总承包合同是主合同，工程分包合同、保证合同、抵押合同是从属于主合同的，没有主合同或主合同无效将导致从合同的无效。违反法律法规的强制性规定。

3.合同履行阶段的问题

一是企业内部履约流程不规范，信息传递不畅，导致外部企业行为违反合同约定。二是在对方违约或有证据证明可能违约的情况下，不能及时采取恰当的补救措施来避免因此产生的损害进一步扩大。在这种情况下，企业可以积极行使法定或约定的权利，如行使同时履行抗辩权、不安抗辩权、代位权、撤销权等，而怠于行使权利的后果是除次期间的经过导致权利的消灭，使得损失进一步扩大。三是履约过程中频繁而随意的合同变更行为，合同是双方意思表示达成一致的产物，如“法锁”般约束双方当事人的行为，企业在签订合同时应该严肃认真，充分考虑履行过程中可能存在的市场变化因素，不得因人情、关系等原因而随意变更合同。在特殊情况下双方协商一致变更合同的，应及时履行手续，法律、行政法规规定应当办理审批、登记手续的还要遵照执行。四是忽略履行过程中的证据保存。合同履行过程中形成的备忘录、会议纪要、传真，甚至交通票据、运输单、电话记录、电子邮件等都需要甄别、管理，一旦发生纠纷，这些都可能发挥证据效力。

三、完善企业合同管理的对策与措施

1.健全和完善合同管理制度体系

企业要从完善制度入手，制定切实可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。首先，要坚持不懈地加强合同管理基础工作，加大企业公章、介绍信和空白合同等重要法律文书的管理力度，确保法律文书安全。其次，要建立细致明确的授权程序，切实杜绝一些部门或业务人员超过自身权限范围对外签订合同的现象发生。最后，要采取全过程动态控制方式，强化各个业务环节的管理，解决部门之间履约责任不明确、不沟通、不落实等问题。

2.强化企业领导人和员工的法律风险意识

一些企业高管人员还没有充分认识到法律风险给企业带来的危险，在决策时往往忽视了法律风险的存在。因此，提高企业高管的法律风险意识，是有效防范企业法律风险的关键。企业员工，特别是合同管理人员的法律风险意识直接影响着合同管理的质量。为此，要加大合同管理人员职业道德和业务知识培训力度，使合同管理人员增强责任感，掌握合同法律知识和工作技能。要特别注重对合同管理人员保密意识的强化以及对出台的新法律法规的及时学习。

3.强化重大合同法律审查制度

为保证合同能够得到有效执行，有效避免和化解合同执行过程中的各种风险，企业应建立健全企业法律顾问制度，以实施对合同签订、履行等全过程的法律监督和管控。企业要把影响生产经营活动和经济效益比较大的合同作为合同的重点管理对象，从合同的项目论证到对方的资信调查，从合同谈判、文本起草、修改，到签约、履约或变更解除、纠纷处理的全过程，都应有法律顾问部门的参与。

4.违约纠纷及时处理，树立企业“重合同、守信用”形象

在签订合同时，正确选择合适的违约条款和纠纷处理条款显得非常重要，特别是一旦发生违约情形，企业应根据合同及时采用协商、仲裁或诉讼等方式，积极维护企业的合法权益，减少企业的经济损失。特别是随着市场的规范运作和市场形势的发展变化，对于合同管理中不断产生的新问题，企业要积极应对，不断完善合同管理制度，加大合同风险防范，为企业管理水平和经济效益的提高形成巨大的推动力。

参考文献：

[1]管荣齐.企业法律风险防范体系的建立与完善.法律图书馆论文资料库.2006年8月2日