二级医院档案管理现状分析及改进措施

2015-10-02北京市东城区第一人民医院档案室栾凤春

办公室业务 2015年3期

关键词：档案室职能部门库房

文／北京市东城区第一人民医院档案室　栾凤春

二级医院档案管理现状分析及改进措施

文／北京市东城区第一人民医院档案室栾凤春

本文分析了二级医院的档案管理工作现状，提出加强档案工作的管理，强化档案为本单位服务意识的改进措施。

二级医院；档案管理；改进措施

二级医院是在区级卫生和计划生育委员会隶属下的医院机构，按照国家档案管理办法每个医院都设有档案室，但受医院规模小的影响，二级医院的档案管理工作存在着一些问题，导致档案管理工作不能正常发挥应有的效用。随着二级医院的不断的发展，档案工作在医院的改革建设中占据着举足轻重的地位，必须将档案管理工作列出医院的重要日程表中，强化档案工作的管理，使其为医院的发展服务。

一、二级医院的档案管理工作现状

（一）二级医院的档案库房现状。受医院规模小的影响，医疗用房都不能满足就医需求，所以二级医院的档案库房多位于地下室或非正规办公用房间。存在着空间狭小，潮湿，有的甚至没有窗户无法通风。档案库房与档案阅览室合为一室：还有个别档案库房内存放其它非档案物品，且非档案管理人员可自行随时进出档案库房取物。这些问题的存在给档案室的管理工作会带来不安全隐患。

（二）二级医院的档案管理制度现状。按照档案管理部门对档案库房的管理规定，档案室就制度并张贴相应的档案管理制度。但二级医院的档案库房中，由于空间狭小，库房四面墙壁摆满了档案柜子，几乎没有张贴档案管理制度的位置。

各单位的档案管理制度不健全，制度的制订过于简单化。或因为缺少本单位的档案管理工作的奖罚制度，到致其他各项管理制度的落实不到位。

（三）二级医院的档案的管理现状。目前二级医院档案室所管理的档案分为文书档案、实物档案、会计档案、基建档案、科技档案、照片档案。这些档案均由各职能部门将在每年6月底前，将上一年度已完成任务的具有保存价值的档案经过整理装订后，移交到医院档案室进行集中保管。档案室对所存档案负责保管并提供利用服务。

1.目前二级医院的档案管理工作实行统一领导，分级管理的原则。档案的主要管理由院长亲自负责，下设医院办公室，由办公室主任主抓，档案室归属医院办公室的管理范围之内。医院档案室负责对医院各职能部门兼职档案员所上交的档案进行归档工作和，并对兼职员档案员的培训和指导。

2.二级医院档案收集工作现状。这项工作在整个档案管理中是个比较薄弱的环节，收集工作既要注重日常文件的收集，又要对日常文件进行整理、分类，它是归档工作的前奏。在收集过程中，存在着收集不完整、遗漏的现象。如在本次查检中发现归档案卷中有计划无总结；有请示无批复；有上级下发的专题工作的通知无此工作方案的措施结论。而且存档的案卷中多为上级下发的通知，无本单位所对应的工作的具体工作内容，造成了档案收集的不完整，也失去了档案工作以我为主的重要性。

3.二级医院档案归档工作的现状。二级医院档案管理制度规定：各职能部门应该在每年6月前上交上一年度的归档文件，主要采取原始纸质文件存档的方式。归档工作主要是各职能部门将本部门上一年度的文件进行分类、装订、上交档案室。档案归档工作中存在着归档与不归档的界线不清楚，归档的要求不明确，年度不清，问题不清。归档文件中存在一些不具有查考利用的文件。如：各部门互相报送的文件重份存档；上级下发的非本单位人员的任免通知。

（四）二级医院的兼职档案员现状。一方面，在二级医院人才培养中，一般比较重视医疗技术人员素质的提高和继续教育，对档案管理人员，特别是各职能部门的兼职档案管理人员的素质提高和继续教育则十分缺乏，职能部门的兼职档案管理人员几乎都是从医疗临床工作岗位选派来的，几乎从未参加过档案的基础知识培训，档案管理的工作经验少，对档案工作一知半解，且身兼数职，工作繁忙，导致工作起来不细致、水平低。还有就是兼职档案员轮岗率、跳槽率较高，直接影响医院档案的管理质量和管理水平。另一方面，医院的各项管理工作中，存在着“重医疗、轻档案”的思想，对档案管理在医院管理中的重要性和必要性缺乏正确深刻的认识，导致医院档案的存档质量难以提高。

（五）二级医院档案的利用效果现状。档案利用是利用者以阅览、复制、摘录等方式使用档案的活动。档案利用的过程是档案利用者通过档案部门查找利用档案信息实现档案价值的过程。在二级医院档案室存在的收集不完整，有价值的内容不在案卷中，直接影响了整个单位的档案利用工作。

另外，档案在利用过程中，很少有填写档案利用效果表。无法体现档案信息给利用者使用实现档案价值。

综上所述，二级医院档案管理工作与档案相关部门的要求相差甚远，集中体现在：医院用房紧张、档案管理工作二级医院里的重视程度不够、档案制度不健全或落实不到位、兼职档案员没有系统的参加档案基础知识的培训且流动性较大、档案利用和档案服务性不强。

二、加强档案工作的管理，强化档案为本单位服务意识

档案是人类社会活动的真实记录，是珍贵的文化遗产，是社会的宝贵财务，是人类赖以连结过去、现在和未来的重要纽带。加强档案工作的管理，保存下珍贵的档案，对医院的发展和建设起着非常重要的作用。

（一）健全和落实档案管理制度。制度是一切工作的保证，没有制度就没有约束力。首先要制度完善的档案管理制度，如：《档案管理暂行办法》《档案保管制度》《档案库房管理制度》《档案借阅制度》《档案的立卷归档制度》《档案安全保密制度》，与此同时还制定了《医院文书档案管理流程》《本单位档案管理工作奖罚制度》并将这些制度及流程公布上墙，以便在实际工作中对照执行。

此外，为了适应二级医院档案室空间狭小的客观因素，落实档案制度，将档案的各项管理制度印成A4纸大小，并进行塑封，张贴在档案柜门上，既节省空间，又完善了档案制度上墙的规定。

（二）注重日常文件的收集管理工作。档案来源于文件，是由文件有条件地转化而来的，是由办理完毕的文件，经过价值判断，保存起来的。

所以在日常工作中，注重将分散状态的、有查考利用价值的文件的收集管理工作，按一定的规律，整理起来，使之成为档案的组合。

目前，二级医院的档案收集整理过程还遵循着传统的工作方式，但要注重档案收集工作中的细节，一切要从安全保存档案原件的原则出发，要从档案的利用价值的原则出发，从档案保存的完整性和服务性出发，对档案进行细致的收集和整理。

（三）明确档案的归档范围、归档要求、归档时间。认真组织职能部门兼职档案员学习国家档案局令第8号《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。此项《规定》可以正确界定文件材料的归档范围，可以准确划分医院文书档案保管期限，而且对医院档案价值鉴定工作发挥着重要的指导作用。

医院档案室要根据职能部门的工作内容，制定《档案的立卷归档制度》，各职能部门要在每年6月底前完成上一年度的档案归档工作。要对本部门办理完毕的，对未来工作有查考利用价值的文件按年度问题进行分类整理、组卷、填写卷内文件目录、打印案卷封面、装订、打印档案移交表，移交医院档案室。

（四）做好兼职档案员的培训、指导工作。二级医院内部的档案基础知识培训不仅要对兼职档案员进行培训，也要对职能部门的领导人员进行培训。这样有利于医院档案的完整性，又可从领导层对档案管理工作加以重视。

此外，在每年的档案移交工作期间，对新兼职档案员进行手把手的档案工作细节指导，确保本单位的档案管理工作完好无损。

加强对兼职档案员专业知识的培训，是提高二级医院档案管理的必要条件。医院档案室管理人员根据各职能部门档案兼职档案员的具体情况，有针对性地，在每年年初对职能部门的兼职档案员进行档案基础知识的培训，模拟文件组卷、手把手传授档案的装订方法，并进行基础知识的考试。为了提高兼职档案员对档案管理工作的基础水平，促进他们的档案管理意识，提升医院档案的管理质量，档案室人员对每一份上交的档案都要进行认真的检查，保证上交档案的完整性。同时向医院人事部门提出要减少兼职档案人员的流动性的建议，保证医院档案管理工作的顺利、高效、规范化地开展。

（五）加强对本单位的档案库房条件的改善和管理。1.有条件的单位要将档案室移到通风好的位置，使其符合档案库房的基本条件。二级医院的档案室库房一般面积都很小，主要以实用为目的，除了遵循档案库房的8防要求，还要保证库房的房屋结构牢固。每一个档案室库房都毫无例外地设有灭火装置。库房大门采用防盗门，档案柜子采用铁质五节柜不宜，柜子要有序统一编号。室内采取开窗通风和空调控制室温，库房门口有24小时录像监控设备探头。2.根据国家档案业务规范的规定，档案库房要做到防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等“八防”要求，制定本单位档案库房管理措施：加设防盗门窗、配挂窗帘，防止阳光直射库内、使用白炽灯为宜，避免日光灯中紫外线对档案知张的破坏；配备去湿机及放置吸潮剂；库内严禁吸烟并配备消防灭火器；为防止档案发生鼠害，库房应定期检查并投放灭鼠药；配备空调设备，通过机械通风和自然通风等方法减缓库房内温度过高现象；为防止灰尘对档案的损害，库房最好加双层窗；每个档案柜内放置防虫药品，以防档案害虫破坏档案。每日做好库房的温湿记录，在空气潮湿季节定时湿时除湿、夏季高温季节定时降温，以保护档案的质量，延长档案的寿命。

（六）提高档案的服务性。档案管理工作是一项服务性很强的工作，档案工作者必须树立服务思想，明确服务方向，端正服务态度，树立创新意识，提高档案的服务质量，让档案更好地为本单位的主要工作服务。根据利用者需要及时提供档案、资料供利用者阅览、复制和摘录。

在本单位，档案室除日常提供档案的借阅以外，还可以对保管期限已满的档案，可以单位的重大节日期间（如建院周年纪念日等），以照片、文字等形式举办档案的展览活动，以此传颂本单位的发展历史，优良传统，时代风采，弘扬本单位的先进人物，先进事迹，更好地为医院的发展建设服务。

此外，对借阅档案的部门要求认真填写《档案利用效果表》，明确档案利用的目的和利用效果。

（七）做好档案的安全保管工作。为了保证医院档案的安全保管，医院必须设置专职的档案管理人员进行保管。要严格执行医院制定的《档案借阅制度》，严格执行借阅人填写查阅登记手续。借阅档案须经档案形成部门负责人、主管领导及院长办公室主任批准后，方可办理查阅手续。对于查阅或复印重要内容的档案材料，除要填写档案借阅登记以外，还要经过院级领导的批示方可借阅，并要填写档案利用效果表。