如何提升办公室秘书公文写作能力

2015-10-02胜利石油管理局公共事业管理部王朝辉

办公室业务 2015年3期

文／胜利石油管理局公共事业管理部　王朝辉

如何提升办公室秘书公文写作能力

文／胜利石油管理局公共事业管理部王朝辉

随着改革的深入和现代化建设事业的发展，社会的竞争也日趋激烈，作为领导干部日理万机，工作十分繁忙，如何为领导干部分忧，辅助好领导，做好领导的好后勤和好助手，是办公室秘书应尽的职责。公文在实际工作中应用十分广泛，公文写作是办公室秘书的主要工作之一，如何在新形势下，与时俱进，提升公文的写作能力，是作为办公室秘书应当认真思考和研究的问题。

办公室秘书；公文写作；提升能力

一、公文写作分类及写作要求

（一）公文写作的分类。公文，主要指党政机关在实施领导和行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是进行领导管理和公务活动的重要工具。也泛指各级各类机关、社会团体、企事业单位制订、使用的公务文书。

公文是实现机关管理职能的工具和手段。在公文里，鼓励什么、遏制什么、支持什么、或褒或贬、或是或非、或倡或戒、或行或止，十分鲜明。

（二）公文写作的写作要求。公文写作必须符合党和国家的方针政策、法律法规及上级机关的有关规定。公文写作必须以拥护党和国家为前提，立场鲜明。公文写作所涉及的情况必须属实，要有鲜明的观点，所写文字必须精炼，所列条例必须清楚，层次要分明，标点符号表注要正确。所涉及的人名、地名、数字、引文要准确。所写日期基本要求写具体年月日。

二、办公室秘书的作用

办公室是一个单位运作的枢纽，在实际工作中办公室秘书起到承上启下、协调关系的桥梁作用。

（一）办公室秘书要为领导工作做铺垫。领导在决策前，秘书要做好信息的收集和处理工作；领导在召开会议之前，秘书要做好会前筹备，会中服务，会后整理工作。领导在批阅文件之前，秘书要做好文件处理拟办工作。及时与领导沟通，准确把握领导的工作目标，明确领导的具体工作以及将采取的措施和方法，为领导做好事前的准备工作。

（二）办公室秘书为领导工作拓展延伸。领导在作出决策之后，作为秘书要起草决策文件，将领导的决策内容以公文的形式制成文件下发到各个部门；之后通过收到的反馈意见，为领导把握执行效果提供帮助。办公室秘书要严格按要求办事，同时要协调各方面各种关系，切实做好领导的好帮手。

三、提升办公室秘书公文写作能力的途径

（一）办公室秘书要养成良好的读书习惯，雄厚的文化积累是写作的基础。书籍是我们的精神食粮。“读书破万卷，下笔如有神”，浩如烟海的书籍是人类知识的精华，要想在写作上有一番成就，平时的积累是非常重要的。世界在发生着巨大的变化，知识水平在不断地提高，新生事物不断涌现，如果没有与时俱进的紧迫感，思想观念跟不上时代的变化，视野不够开阔，作为办公室的秘书，就很难适应时代的变迁，无法为领导献计献策，更难有极强的文字驾驭能力。

文化素质的提高的同时使视野更加开阔，看问题和想问题的能力就会提高，多读书、读好书的习惯有利于一个人素质的提高。在读书方面，要注重博览群书，知识的力量会使一个人对问题和形势的观察更加敏锐、更加全面、更加深刻。审时度势的能力更强。

作为办公室秘书不但要有广博的知识，更应重点阅读与本职工作有关的专业书籍和业务资料。应当多掌握业务范围以内的知识，做到有的放矢。如何才能妙笔生花，在遣词造句当中体现出文字驾驭能力，都是靠平时的大量阅读和积累及反复实践，不断提高得来的。

用心读书，掌握写作技巧，勤记、勤查、勤写。积累和学习的方法很多，没有定式。最好能形成自己的资料检索体系，便于查阅和使用，做到举一反三、触类旁通。

（二）办公室秘书在公文写作上需要掌握政治性和政策性。办公室秘书撰写公文，应熟悉党和国家的方针政策。要始终坚持正确的政治方向、坚持从国情出发，公文中要体现我国经济体制的深刻变革、社会结构的深刻变动、利益格局的深刻调整、思想观念的深刻变化。

写作之前的准备工作十分重要，根据掌握的材料和信息，要经过认真研究、充分酝酿，按照文件要求，确定基本思想，主要内容及结构框架，不可草率、急躁、

（三）办公室秘书对公文的写作要勤于修改，切不可马虎大意。古今中外，凡是文章写得好的人，大概都在修改上下过工夫。怎样才算修改的工夫到位了呢？一个是内容正确，一个是读者容易接受。马克思写《资本论》，从构思到写出草稿经过了多年和无数次的修改。不同语种的文本出版时他还要再作修改，为的是让那些有不同语言习惯的人都能看懂。

写作，都应提倡一丝不苟的精神。有的办公室秘书草拟文件，除了粗心大意外，还爱犯急性病，草稿一旦写出，就匆匆交给领导，自己不愿意再多看几遍，检查有无重要的遗漏和错误，这是一种写作的浮躁心理。修改过程中要有否定自己的勇气，有的稿子明显不合要求，就应立即去改，即使是全盘否定、作颠覆性改动也在所不惜。有人说，好文章是改出来的，此话有道理。自己要勤于修改，同时要虚心请别人修改。文章写好后多推敲、多琢磨是必要的。