试论博物馆照片档案的特点及管理方法

文／广州博物馆 吴红丽

我国博物馆工作条例明确指出，博物馆的任务是“通过征集收藏文物、标本，进行科学研究，举办陈列展览，传播历史和科学文化知识，对人民群众进行爱国主义教育和社会教育，为提高全民族的科学文化水平，为我国社会主义现代化建设作出贡献。”博物馆在围绕这一任务开展的各项工作中，形成了有自己特色的照片档案。

一、博物馆照片档案的特点

（一）范围广。这是指博物馆照片档案的内容包罗万象。一般单位形成的照片档案是反映本单位的政治、经济、科学、教育和文化活动等具有价值的照片。而博物馆所形成的照片档案除了有一般单位形成的照片档案材料外，大多数是向社会和个人征集、收购或捐献的照片，还有的是在画报、杂志、书籍等资料上翻拍的珍贵历史照片。它涵盖国内外政治、军事、经济、文化、教育、体育、艺术、社会生活、风土人情等方方面面内容。如我馆照片其内容大体如下：1.反映大型展览的照片。如：《春暖我家——纪念广州改革开放三十周年博物馆展》《广州5.18国际博物馆日中国文化遗产日暨广州博物馆建馆八十周年活动》《跨越海洋——中国“海上丝绸之路”八城市文化遗产精品联展》《海贸遗珍——清代广州外销艺术品展览》《盛世辉煌——广州庆祝中国共产党第八次代表大会召开特展》等等。2.人物照片。如：历届我馆领导、市一级先进工作者、劳模、人大政协代表照片。3.重大灾害2008年冰灾展览。如：《风雪真情春运共鸣——2008年广东抗冰救火非常春运纪实展览》。

（二）作用大。博物馆所形成的照片档案除了具有一般单位照片档案所有的依据、凭证、参考的借鉴作用外，最主要的是宣传教育作用。因为博物馆的工作的中心环节是举办陈列展览。照片档案能以直观、形象的形式引起人们对历史的深切怀念或对历史更加深刻的认识，它在教育民众、鼓舞斗志、宣传革命思想、记录历史等等方面都有文字材料代替不了的重要作用。所以博物馆在举办所有的陈列展览中，几乎都要利用它。如：《中华人民共和国出土文物展览》《广州与海上丝绸之路》等展览都要查档案照片。

二、博物馆照片所存在的问题

笔者自档案工作中亲身感知，博物馆照片档案主要存在如下问题：一是只重视收集归档照片，而不注重标明照片的来源、背景、内容等项的说明，往往只是空的照片，让建档者不知所措，无法准确及时归档。二是照片的文字说明不完整，揭示照片摄影放映的信息不齐全，如照片影像上主要人物有姓、有职务而无名，如王书记、李馆长；或有姓名、身份；或者只标明来宾，未标主要主人姓名、身分等等。照片影像的事件、事物的情由反映不具体，如本馆职工举行体操活动镜头之一，为什么举行体操活动？地点在那里都未揭示出来，这样就会降低照片的保管价值和使用价值。三是画面主次分不清，主要人物画面不突出，陪从者的画面过分突出；或者群众画面突出，掩没了主要人物画面。四是画面不清晰，或者正面的主要人物欠佳。五是照片未标明摄影单位和摄影人姓名等等。以上都是照片档案质量不高的表现之一，为什么会产生上述现象和问题呢？主要有以下原因：

首先是照片档案与文书档案、科技档案的产生和形成不同，文书档案与科技档案的形成都有严格的程序。如公务文书的发文一般要经过拟稿、核稿、签发、编号、打印、校对、用印登记、封发、对外催办立卷归档销毁等办文程序，因此公文格式规范、文件主题明确严密、手续完备，具有法定价值，但照片的形成则不同，没有公文产生的严密手续，而是由摄影者个人决定，在一瞬间要把动态的（也有静态的）事物用感光手段记录下来，形成照片，照片的画面是否合乎档案保存价值的要求，往往主观愿望与客观要求有很大的差距。

其次是档案干部缺乏照片档案的业务知识，归档前没有很好的挑选和鉴定，尤其是当档案管理升级时，为了达标升级，有的单位档案室，像“有文必档”一样，凡照片不论其价值如何，都整理归档保存，因此，造成归档的照片档案质量不高。

最后是没能向普通工作人员介绍普及一般的档案知识，致使人们不太知道照片档案管理的基本要求和规则。鉴于上述博物馆照片档案的价值、特点以及建档中所存在的问题，为了提高照片的质量，更好地利用照片为博物馆的业务服务。

三、博物馆照片档案的管理

博物馆形成的照片档案绝大多数具有永久保存价值，由于他来源广、内容丰富，利用频繁，所以，搞好照片档案管理不仅是博物馆工作中不可缺少的一个组成部分，而且是发挥照片作用的前提和基础。照片档案是以感光材料为载体，以影像为主要放映方式的特殊载体档案，受光、温、湿、霉菌等因素影响，容易退变、损毁。从如何做好照片寿命的要求考虑，影响照片的因素有外部变质因素和内部变质因素。外部变质因素是由于保管和利用条件出现的变质因素；内部变质因素是文件材料本身的因素。所以在加强照片档案管理过程中，要综合考虑形成照片档案各个环节中内外因素。

（一）做好照片档案的归档工作。片归档要迅速。各个单位收集归档保存的情况不同，收集范围可能各异，博物馆大体是：

1.党和国家领导人对我馆的视察、检查工作等活动照片。

2.上级主要领导对我馆视察、检查工作等活动。

3.上级部门在我馆召开的重要会议照片。

4.本馆主办陈列展览开幕式的照片。

5.本馆举办重大集会和庆祝活动的照片等等。

（二）对一组（若干张）有密切联系的照片，在归档前进行挑选和鉴定时，要注意反映事物发展的全过程和原貌。如我馆举办展览，就要有开幕式会场全景、领导讲话、仪式活动内容情景、领导嘉宾剪彩等照片。如重要会议期间、举行新闻发布会、组织代表参观等活动，也要形成照片并有选择地归档保存。当然，由于各种活动的程序、内容和过程不同，形成的照片数量也不尽相同，但一定要反映该事物的发展全过程和原貌。

（三）对每一张照片进行整理归档时，要套手套，防止汗印而使照片遭到损害，在整理照片时进行认真鉴定和挑选。照片档案是由每张照片构成的，每张照片的好坏，关系到照片档案的质量。照片是由形、色、光三要素组成的。因此每张照片的挑选时，主要方法是五看，一看照片画面构图、布局是否完整，人、景、物的位置是否均匀和谐统一；二看人物的形象表情是否与主题一致，正面的主要人物的形象表情不仅要形似，还要形神兼备和美好，如是丑陋不能归档保存；三看主次是否分明，反映主要人物的画面要突出，陪从人员的形象要小些，不要主次颠倒；四看光线是否清晰，柔和统一，层次是否分明；五看文字说明是否揭示了照片反映的全部信息，图文是否相符。按照国家制定的《照片档案管理规范》的标准，完成案卷目录、卷类目录标题、照片说明、顺序号等的填写。

（四）加强库房的管理工作。档案室要制定严格的借阅制度，室内保持整洁、有防尘、防盗、防火、防光、防高温、防潮、防霉、防虫等六防设备外，最好把照片装在防潮柜内。

1.把照片原件输入计算机。这不仅方便利用，也可对照片进行修复，而且对照片原件的保护起着积极的促进作用。

2.档案员要懂得如何对有问题的照片进行技术处理。比如，当照片有发黄、熔化等现象时，要用不同的方法进行修复。

3.加强对彩色照片的管理。彩色照片一般只保存5-15年就会自然损坏，为了延长它的寿命，最好每保存10年，重新复制一次，或者10年后冷藏起来，需要时重新制作彩色照片。

[1]文化部文物局主编.中国博物馆学概论[M].北京:文物出版社,1999.

[2]陈兆祦,和宝荣,王英玮.档案管理学基础[M].北京:中国人民大学出版社,2005.

[3]中国机械工业教育协会主编.档案管理学[M].北京:机械工业出版社,2012.