探究档案工作的现状与发展

文／兰州交通大学档案馆　许惠玮

探究档案工作的现状与发展

文／兰州交通大学档案馆许惠玮

本文从我国档案标准化的现状的阐述加以探究并对其今后的发展进行展望，让大家对档案工作标准化加以了解，对其在社会中的地位加以重视。

档案工作标准化；现在状况；未来发展

一、档案工作标准化意义

档案工作的主体部分就是档案工作标准化。它不仅涉及到档案工作的各个方面，而且起到了使管理更加科学化的作用。要将档案工作的标准化与档案工作的其他方面有效的结合，就会产生复数级的效果，这样会更好的使档案工作更好的与时俱进。从另一个角度看，要是档案工作不与时代接轨即不标准化的话，那么与之相关的各种工作的发展都将受到限制，既使转变向其他方向发展最终其工作也将无法开展，在无序与混乱中结束。档案工作标准化的作用和意义最重要的体现就是在对档案及其各项工作进行科学管理和有序控制上，使得各项工作可以有效的开展，从无序转为有序。因此档案工作的标准化是极为重要的，没有它就没有档案工作的现代化的建设。

二、档案工作的现状

（一）推动档案工作的现代化建设是呼应了时代的召唤。随着网络的普及以及信息化时代的到来，档案工作得到了新的发展，其内涵也得到了丰富与扩展。总之，档案工作的现代化建设是一种社会进步的必然趋势。

（二）档案工作的现代化建设是自身事业发展内在要求。现在的工作、生活已经离不开电子产品以及互联网了，人们的工作生活已经开始进入了电子时代。如今的档案文件已经与早前单一的纸制品不同，各种新型载体的出现使得档案文件的管理难度更加大了。因此需要既科学又高效的方法来管理；提供适当的环境，合适的技术来保管各种形式的档案。对于出现的新情况和新问题，应该使用现代化的的知识来丰富档案工作人员的管理方法和手段，即档案管理的现代化建设。所以说档案管理自身原因决定了其管理工作的现代化的建设程度。

（三）与之有关的学科的大力推广。在信息类学科中情报、图书和档案是联系较大的三门，因为这三者之间的基本理论，认识论和方法论是大体相同的。为了档案类自身可以更好的建设，加快其现代化进程就需要将这三类学科进行有机结合，并且跟随社会发展的步伐。因为档案信息是信息资源的一个分支，所以适用于信息资源管理的相关理论也是适用于档案信息的。因此，要将信息资源管理中与现代化建设相关的知识理论合理的运用到档案的现代化建设工作中来。只有在不断的学习，取长补短的过程中才能更好的发展，档案工作才能随着信息资源管理体系在发展中趋向于成熟而获得更加丰富和完善的理论知识，并为其今后的发展提供有效的理论基础。由于电子科技的发展，互联网技术的成熟，还有媒体技术被广泛的使用都在档案现代化进程在技术上给予很大的支持。档案管理人员可以充分使用这些手段来建设档案数据库、设计操作界面、设置自动检索功能以及资料数据的备份等等。通过以上技术手段，让档案管理的现代化建设不再纸上谈兵。

三、档案现代化建设未来的发展

档案的现代化建设不是一件一蹴而就的事，它将是一段艰辛而漫长的工程，由于它的长期性导致它在不同的阶段有着不同的要求和指标。在新纪元里，档案工作的现代化建设发展有着以下几个标志性的表现：

（一）科学化的组织管理。遵照事实的基本规律对于档案工作进行统一安排和统筹，将所有的工作在量和质方面得到有效的提高，这就是所谓的组织管理的科学化。

（二）标准化的档案工作。所谓的进行标准化的档案工作，是一项系统性的需要很强的逻辑统筹能力的工程。该工程主要是在档案的管理工作中让其做到简化、统一、协调、选优，从而达到降低经费消耗、增加工作效率、收获较高效益的目的。是为了让档案管理活动的效果最佳。

（三）档案资源的信息化。随着整个社会在信息化发展程度的加深，总之档案工作也必须紧跟时代的步伐，因此档案资源的信息化管理将是势在必行的，同时这也是为了档案工作能更好的服务社会。档案资源信息化指的是利用先进的科学技术手段强化档案信息资源的收集、整理、开发和利用。其本身的表现在于数字化的档案信息、网络化的档案资源以及信息化的相关机构。一方面是档案信息数字化可以分为档档案目录的数字化和全文信息的数字化两种，这是实现信息化的一个前提。由于其在我国档案目录以及全文的数字化实现的比较好，为今后的工作提供了有力的保证。另一方面档案资源网络化。档案部门可以通过网络进行信息采集和核对。各分部既可以将总部生成的各种数字文档发到档案馆，又可以将即时产生的数据直接记录到档案馆的数据库中，保持了信息的的实效性。档案馆也可以定期到各部门的专门文件夹中采集资料。资料的信息化在现代化建设中是最为重要的一环，也是关键性的突破点。只要在未来发展中可以将它实现，档案信息化就可以实现了。

四、小结

针对档案工作现在的发展情况，我们必须要树立起全新的创造性思维和可持续发展的理念以及与时俱进的发展态度，尽快制定档案信息管理工作的标准与体系，加速档案信息数字化建设、完善网络化的平台服务，并且与相关方面的工作合理有效的相互协作，实现档案的现代化飞跃。让我们的档案工作在全新的时代发挥其自身的特点，使其更好的为社会服务。

[1]候昌明.多媒体技术及其在档案数字化建设中的应用[J].档案学通讯,2004(2).

[2]张春香,郭忠.现代档案与档案工作现代化[J].工程建设与设计,2002 (4).