数字化档案管理的应用现状及未来发展解析

2015-10-02广东省清远市人民医院张红艳

办公室业务 2015年3期

文／广东省清远市人民医院张红艳

数字化档案是基于现代化电子信息技术为依托的档案的管理与应用体系，它对于档案的管理来说，产生了很大的突破与革新，使得对于档案的管理更加的经济实用简便，促使档案的管理从庞杂化走向简约化，轻便化。这大大的扩展了传统电子档案管理的途径，并且弥补了传统档案管理的不足，促使档案管理更加的方便实用。

一、数字化档案管理的应用现状

当前随着我国经济的发展，以及社会经济事业的蓬勃发展，使得新形势下对于档案的管理与应用提出了新的要求。同时，伴随着数字化信息技术的发展与应用，数字化档案的应运而生，并快速的发展庞大。当今各个行业对于数字化档案的运用已经非常的普遍，数字化档案的发展已经与各个行业的运行与发展密不可分，因此加强数字化档案的管理水平与技术的开发，对于当前电子化档案的发展与应用都有着重要的促进作用。

（一）数字化档案应用还处于较低的阶段。对于当前我国的数字化档案的应用来说，其还处于较低的阶段，在档案数字化应用的过程中，出现了较多的问题和难题，因此，如何提升数字化的应用过程中出现的各种问题和技术难题，是当前我国档案数字化应用要面临的主要的问题之一。针对这一问题，要利用现代的计算机软硬件技术采取有效的解决措施。通过开发特定的系统采集与处理软体，以提升对于数字化档案发展与应用中出现问题的解决的效率，从而真正的促使数字化档案的采集与应用的效率和能力，真正的促使数字化档案走向高效化和集约化管理。

对于我国当前的数字化档案的管理与应用来说，其在管理思想的现代化，以及档案管理人员的综合素质和技术能力来说是很低下的，这也就使得对于数字化档案的管理水平还比较低下。目前我国的数字化档案管理的技术还比较落后，其对于技术的开发和应用还很不足，难以实现大批量的档案的采集与处理分析，应用的功能已经不能满足当下对于数字化档案的使用与应用的要求，因此，要不断的加强对于数字化档案的技术的开发与研究的应用，不断的提升其功能应用的水平，以适应新形势下对于数字化档案的使用与管理要求。

当前对于数字化档案的应用来说，一方面，其主要是通过对目录信息的录入与管理的应用，以及对于纸质档案的扫描与采集，从而实现计算机的存档与纸质文件并存的方式进行管理。实现数字化信息化的管理是当前电子档案与纸质档案管理的未来发展的趋势。另一方面，随着高速信息网络和信息服务互联网企业的发展，对于数字化档案的管理与应用，将会为用户及社会提供新形式的信息服务与信息资源的共享与交流。对于当前数字化档案的管理与应用来说，要紧跟时代的发展和潮流的变化，以市场的需求和导向为发展的趋势，加强新形势下的服务与升级的改造，以提升其管理和运行应用的水平，真正的发挥其作用和价值，使其在未来的档案的创新发展与应用中，发掘潜在的价值和作用，创造出真正的价值和意义，为社会经济的发展注入新的活力和动力，从而提升整个社会知识文化技术的发展与均衡的水平。

（二）当前数字化档案应用的优势。当前的数字化档案应用具有较强的优势，一方面主要表现在数字化档案能够较为方便的查询与检索，并能够根据档案的特征通过网络，多档案进行详细的查询与搜索，这既极大的减轻了档案应用人员的工作量和工作负担，也极大的提高了档案工作的效率，解脱了繁重的档案管理的劳动力的使用。另一方面，数字化档案能够更好的提升档案的收集与采集编排工作，其极大的提高了档案采集与编排的工作效率。随着企业事业单位信息化、数字化、网络化办公的发展与需要，电子档案的应用与需求也在不断的加强，因此对于企业事业单位来说，档案的数字化是其信息管理的重要的储存与保管的方式，其对于数字化档案的管理与应用也有着较大的投入。对于档案的收集与管理工作来说，管理工作人员需要付出辛苦的劳作对数字化档案进行分类、编排管理，如果没有一个统筹的平台对数字化档案进行统一的编排和管理，数字化档案的分类管理只能是零星分散的工作。因此要加强对数字化档案管理平台与系统的建设，通过特定软体技术的开发实现对数字化档案管理与运行的科学化合理化的分类与编排是至关重要的。

二、数字化档案未来的发展解析

对于数字化档案未来的发展来说，一方面，通过以上对数字化档案应用与发展形势的解析来看，未来数字化档案必定朝着信息化、网络化、市场化、综合服务性的方向发展。只有不断的加强数字化档案的市场化的形势，才能促进数字化档案技术的开发和革新，并不断的促使数字化档案的应用和使用率。另一方面，随着未来网络信息化技术的发展趋势来看，未来数字化档案必定朝着网络服务与发展共享的方式进行发展。因为只有不断的应用新技术，才能不断的拓展数字化档案的服务的范围和运用的领域，才能促进数字化档案真正的发挥其作用和价值。