浅析电子文件管理与控制中存在的问题

2015-10-02绍兴文理学院档案馆沈红雨

办公室业务 2015年3期

文／绍兴文理学院档案馆　沈红雨

浅析电子文件管理与控制中存在的问题

文／绍兴文理学院档案馆沈红雨

电子文件作为重要的信息化产物，对于我国信息产业的发展和进步具有重要意义。电子文件管理与控制作为重要的信息管理手段，能够实现信息的网络化、无纸化和科学化管理。因此，本文以电子文件管理和控制为主要研究对象，对电子文件管理与控制的发展阶段进行全面的分析，在此基础上，明确电子文件管理与控制中存在的问题及其产生原因，并针对存在的问题提出合理和科学的应对对策，为我国电子文件管理与控制的发展和完善奠定坚实的基础。

档案信息；安全；保障；对策

一、电子文件管理与控制的发展阶段分析

采用现代化的方式对电子文件进行归纳整理主要经历了三个阶段：第一个阶段着重于对每一个文件单位进行管理，这种方式适用于单机管理与修护；第二个阶段是对电子文件进行网络化管理，主要适用于网络以及服务器；第三个阶段的管理脱离了纸质的束缚，真正实现了对文件的自动化、智能化以及电子化管理。这三个阶段并不是孑然独立的，而是呈递进关系、依次实现的，随着技术的发展，其管理也越发的先进化，所以这三个发展历程是相互依存而又非常复杂。

二、电子文件管理与控制中存在的问题

（一）管理方法简单实用有余而细致规范不足。在电子文件的管理方面，我国无论在理论还是实际应用上都远不如发达国家，主要体现在技术有限，无法开发出难度更大的操作与应用。尽管简单的操作流程可以给工作人员带来更大的方便，但是这并不代表不会给工作带来隐患，这种管理方式会使得员工处于懈怠、随意的懒散氛围当中，不利于工作效率的提高。

（二）文件概念专业性有余而共识性不足。在实际工作中，尽管员工在工作中经常要跟文件打交道，但是对“电子文件”“文件”的具体概念还不够清楚。在档案学的理论当中，在对电子文件进行介绍的时候往往会忽视“文件”的概念，而过分关注跟“电子”有关的东西。这样的后果是在对文件进行管理时缺乏连贯性，尤其体现在难以将理论和实践结合在一起，致使国家、地方或是某一个单位中的电子文件无法得到统筹管理。

（三）推动方式以分散探索为主而顶层设计不足。我国的电子文件管理还处于初级发展阶段，很多方面还有待完善，目前走的是由上而下的工作路线，以构建起相应的理论、政策框架，制定出相应的规章制度；随着科学技术的进步，在自下而上的路线基础上全面提升整体的工作水平，在这个过程中要主要控制成本。目前各个地区、机关的文件管理工作还不够系统，需要从国家层面上做出统筹规划和部署指导。

（四）管理思路长远谋划不足。目前，我国在这方面的做出的管理工作主要是处于业务发展的需求，一直忙于对技术体系进行查漏补缺，而没有对技术的未来发展做出长远的规划。这在一定程度上限制了电子文件的管理工作，将其限制在事务性工作上，而没有将其作为一种发展战略来看待，这不符合我国未来发展的要求。目前所出台的在这方面的法律法规大多是应急产物，尽管总数很多，但是平分到各个领域却缺乏适用性。

三、电子文件管理与控制对策研究

（一）通过机制创新推进电子文件管理。要为现有的管理机制注入新鲜活力就要从国家的层面上建立协调机制，这样才能真正解决工作不连贯、政出多门的问题。由国家进行统筹规划，先扶持先进地区在该方面的发展工作，在地区发展遇到经济和政策上的苦难时，国家可以给予一定的支持。推动建立更多的资助项目，搭建一个更好的信息交流平台，并试着将公共财政投入到绩效审计当中。

（二）在战略规划上将电子文件管理纳入信息化建设。总而言之，从世界经验来看，电子文件的管理属于信息化管理的一部分。这也是新时代下各个国家和地区必须掌握的一项技能，应当将这一工作提升到政府管理的高度上。而构建电子政府也需要对各方面的服务内容进行整合，应当将文件、信息以及电子政务的管理统一起来。

（三）通过标准建设和市场引导促进电子文件规范化管理。就目前而言，我国在这方面尚未发展成熟，还没有建立起完善的管理体系。政府目前所推行的政策仍然没有对ERMS做出具体要求，各个管理单位也只是从自身实践出发对软件做出认同。所以，应当在尽可能短的时间内完善ERMS功能体系，并制定针对性的管理条例，修补政府采购以及第三方评价中所存在的漏洞。

（四）通过资产化管理强化对国家电子文件信息资产的控制。文件之于业务发展是不可或缺的，对文件进行科学化的管理已成为所有人的共识，主要的工作任务是对资产进行管理，包括对资产的记录、评析、核查等等。在新的发展要求下，这种管理需要从制度和方法上做出详细规定。