关于档案管理信息化发展进程分析

陈增途

摘 要：檔案管理信息化发展是我国当前档案事业发展的一个必然趋势，而发展档案管理信息化具有一系列非常明显的优势。因此，本文首先在分析了档案管理信息化建设的重要意义基础上，对有效推进档案管理信息化进程的重要途径进行了探讨，希望可以为相关的理论和实践提供一定的借鉴意义。

关键词：档案管理；信息化；发展进程；意义；挑战；途径

当前，我国信息化水平显著提升，随着社会的发展，传统的档案管理工作显然已经不能够满足新时期对档案工作的需求，而档案管理信息化建设显然已经成为我国未来档案事业可持续发展的必然趋势。同样，促进我国档案管理信息化建设也具有非常重要的现实意义。通过档案管理的信息化建设，具有有效实现改善传统手工管理的不足、提升决策支撑水平等方面的不足的突出优势，因此，有必要采取一系列措施来加快档案管理信息化的发展进程，基于该种背景，本文对相关的内容进行了探讨。

一、档案管理信息化建设的重要意义

随着当前信息化建设的加快，其在事业单位管理工作的各领域中获得了非常广泛的应用，电子信息传输、电子文件、ERP应用等等，在这种背景下，传统的档案管理工作已经不能满足新时期的需求。档案管理信息化已经成为事业单位档案管理工作发展的必然趋势。而以计算机网络技术应用为主的档案数字化已经逐步渗透到事业单位的档案管理工作中。电子化的档案管理具有科学规范的流程，可以体现出档案管理的重要性，从而实现服务的方便快捷以及资源的高效共享。

因此，实行档案管理信息化具有以下重要的作用。一是可以有效对传统的档案管理工作进行改善，破除传统的封闭性，实现信息资源的合理配置和科学管理；二是利用档案管理信息化综合分析功能，能够为档案管理工作提供有效的决策支撑；三是档案信息化管理可以为技术开发和知识普及提供智能化的服务，比如，可以提供丰富的具有事业单位特色的知识，帮助事业单位进行文化建设等；四是随着计算机技术的普及，档案管理人员若要做好档案管理工作，就需要提前介入到电子文件的管理中，将有用的信息以档案管理的形式进行管理，以避免出现“时空黑洞”问题。

二、有效推进档案管理信息化进程的重要途径

上文已经论述，传统的档案管理方式已经不能适应当前飞速发展的档案管理需求，因此，需要对传统的档案管理模式进行变革，采用信息化手段进行管理。

1.转变传统陈旧的档案管理观念

随着当前信息化步伐的加快，传统的档案管理方式和模式正在被逐渐改变，档案管理正在由以手工、实体为手段和对象逐步向着数字化存储、自动化管理方向转变。在这种发展趋势之下，档案管理工作者作为档案管理工作的直接参与者，需要根据新时期档案管理工作的需要不断调整自己的思想和方法，将新的理念融于到档案管理工作之中，时刻牢记档案管理的“服务”核心思想，坚持开拓创新，以切实推进档案管理工作由传统向现代发展的跨越。

2.运用计算机技术推动档案管理建设

档案管理信息化需要加强计算机技术在管理过程中的主导地位，积极运用计算机网络设备、数据库技术等有效推动档案管理的建设步伐，只有这样，才能有效发挥出档案管理在信息化背景下整理、分析、检索和应用等多方面的优势。而且可以充分利用计算机的共享功能，实现档案的收集、整理和归档的一体化建设，从而有效提升档案管理工作的效率，并且可以保证档案信息的完整性、准确性以及及时性，很好地弥补了人工管理的不足。

3.完善档案管理信息化的机制改革

信息社会的基本要求便是提供高效、快速的信息服务，因此，需要对一系列管理机制进行改革，以推动档案管理信息化的步伐。首先，对服务机制进行改革，变革传统的手工检索和传阅信息的服务机制，而建立起数字化档案管理为核心的新的服务机制，以提升其运行效率；其次，要强化对档案信息化进程的资金、人才保障。只有加强档案管理信息化的资金保障，才能不断完善档案管理信息化基础设施建设，提升其管理服务水平，从而取得更大的社会效益。而对于人才保障来说，要不断采取措施提高档案管理人员队伍的综合素质建设，由于档案管理人员是档案管理工作的直接参与则，只有提升他们的综合素质，才能保证档案管理信息建设的质量和效率。而对于档案管理人员自身来说，也要不断通过对专业知识和信息化知识的学习，不断提升自身的能力，以适应新时期档案管理工作的发展需要。

4.转变传统档案管理工作服务的职能

随着计算机技术和网络技术在现实生活中的普遍应用，档案事业发展的环境和形势发生了很大的变化，不同载体、不同类型的文档形式进行综合管理已成为普遍共识，使得电子档案必然成为未来档案服务工作重要的组成部分。因此，面对着新时期的发展需要，必须对传统档案管理工作服务的职能实行转变，采用全新的理念来开展档案管理工作，有效提升档案管理工作的服务水平。具体来说，一是要通过各种措施提升档案管理工作人员的服务意识，只有将他们的服务意识增强，才能更好地端正工作人员的服务态度，从而有效做好档案管理工作中的档案来源、档案使用、档案归档和档案保管等相关基础工作；二是可以有效地开展协调管理，在实际的工作协调好各种关系，快捷地使用户了解对档案的各种需求，积极主动地为档案需求者服务，做到及时、方便、合理、准确。

三、结语

综上所述，采取有效途径推动档案管理信息化的进程，可以有效提升我国档案管理的现代化水平。笔者认为，在面对新的时期新的问题时，需要相关人员提高重视，不断进行积极探索，以不断提升档案管理水平，从而为档案管理的发展做出应有的贡献，助力我国档案事业的飞速发展。

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