浅谈制造业企业采购环节内部控制构建

段琼

【摘要】制造企业采购环节的内部控制存在着很多方面的不足。很多制造业企业在采购流程的设计方面就存在着“照搬”的现象，没能够在借鉴的基础上加以创新，这种引入的不适应使其失去了原有的作用，在关键时刻可能使企业深受影响，而采购流程的设计在整个环节的控制中有着关键性的作用，只有在此基础上突出重点，控制才更有意义，鉴于此，本文对采购环节中受价格影响比较明显的供应商的选择、采购合同以及采购成本等方面的内部控制的构建给出建设性方案。

【关键词】供应商；采购合同；采购成本

一、供应商的选择方面

1.必须建立标准的供应商筛选制度，包括对关键材料供应商的选择标准

在采购制度中，明确供应商筛选程序，通过询价、比较、议价、实地考察等环节确定供应商。重点材料的供应商必须经质检、物料、财务等部门联合考核后才能进入，通过严格的考核程序和指标，对考核对象进行评分，只有达到或超过评分标准者才有资格成为合作供应商。

2.考虑建立长期合作关系。通过对供应商的筛选与合作，选择信誉好的供应商并与其签订长期合作。与诚实、讲信誉的供应商合作不仅能确保供货的质量、及时的供货期，还可得到其付款期限的宽限价格的优惠，特别是与其签订长期的合同，往往能得到更多的优惠。

二、采购合同与采购成本管理

1.采购合同的控制措施

（1）对采购合同进行全方位内部审计。在采购合同审计中，应运用签约审计、结算审计与消耗审计相结合的审计策略应对合同风险。签约审计重点是针对材料采购合同中盲日采购、虚假采购和扩大消耗、虚增成本等问题。为防止不合理的采购造成库存积压和损失浪费现象，按照先平库、后采购的原则，审查采购计划的真实性、合理性，提高资金使用效率；另外，贯彻订货选厂、产品选型、质量选优、价格选廉、运距选近、供货选快、服务选佳的宗旨，做好合同条款和价格的审计。结算审计是材料采购合同价款支付之前的最后一关，针对经常容易出现的高于合同约定结算、不按合同条款履行、结算于续不完善、结算多付款等问题，应该以合同约定为依据，做到物资验收单、运货单、发货票与合同书约定相符，入库产品的品种、规格、质量、价格与合同约定相符。消耗审计作为一种跟踪审计于段，主要日的是监督真实消耗，通过核实计划用量与实际用量之间的差异，防止实物短缺、物资散失及变卖行为，并提出相关的管理建议。

（2）审查采购合同价格。为确保采购合同价格审定的科学、合理与公平.企业可以根据实际情况，采取以下价格审查方法。一是价格咨询法。对于价格变动频繁且市场用量较大的通用材料，以及价格相对公开的产品，利用上网咨询、电话咨询等方式，掌握当期价格的升降幅度以及变动因素，从而提供合理的市场参考价格。二是中标价格法。按照《招投标法》的规定，对大宗物资、大宗材料，采取货比三家的招标采购方式，落实中标价格和中标品种。三是最高限价法。对政府定价的产品和价格相对稳定且价值较低的物资，根据历史资料，直接实行最高限价。四是价格库应用法。在建立管理信息系统的企业，凡是已经签约过的价格全部存放在价格数据库中，随时调阅、修正，实行自动比价。五是成本测算法。对新产品和特殊加工制作产品实施成本测算，依据产品的科技含量和技术标准，测算人工、材料、机械费用，科学确定产品价格。

2.加强采购成本的分析与控制

第一，健全采购定价机制，采取招标采购、询比价采购、动态竞价采购等多种方式，科学合理地确定采购价格。

如何以最优“性价比”采购到符合需求的物资，是采购部门的永恒主题。通过招标方式，择优选择供应商，与最有利的投标方签订协议；建立采购材料价格档案，对每一批采购物品的报价，应首先与归档的材料价格进行比较，分析价格差异的原因。如无特殊原因，原则上采购的价格不能超过档案中的价格水平，否则要做出详细的说明。对于重点材料的价格，要建立价格评价体系，由公司有关部门组成价格评价组，定期收集有关的采购价格信息，来分析、评价现有的价格水平，并对归档的价格档案进行评价和更新。采购部门根据采购需要，从符合相应资格的条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商向其发出询价单让其报价，询价单的内容除了价格以外，还应包括所需采购物资的品质、数量、规格、交货时间、交货方式、售后服务等内容，然后采购部门在报价的基础上进行比较，并确定最优供应商。通过询比价采购，有助于提高企业的市场竞争力，保证原材料的产品品质，也有助于防止采购工作中可能出现的腐败。对各种对标准化程度高、需求计划性强、价格相对稳定的物资，通过招标、联合谈判等公开、竞争方式签订框架协议。

第二，采购部门应当定期研究大宗通用重要物资的成本构成与市场价格变动趋势，确定重要物资品种的采购执行价格或参考价格。建立采购价格数据库，定期开展重要物资的市场供求形势及价格走势商情分析并合理利用。

在多元化经营下，企业采购业务种类繁多，因此建议企业对所采购的材料分类管理，建立价格信息管理档案，选择数种主要材料，这些材料应当是價值较高、较为常用或者行情波动较为频繁的关键性物资。对这些材料的价格变动情况建立价格数据库，并设置物资行情记录卡，将其每日行情及每次采购价格的变动记人记录卡，同时归人到价格数据库中，每周或每月作一个行情变动趋势分析，通过这种方式，可及时了解材料的价格变动情况，以便及时做出决策的凋整。 笔者在参考大量研究结果以及各种资料得基础上，总结、提炼并有一定的创新，旨在为企业应对通货膨胀提供一些控制管理措施，真正要做好采购环节的内部控制管理，还需要结合企业自身情况考虑多方面的因素，本文仅供参考。

参考文献：

[1]禹东青，如何加强制造企业内部控制，财经界，2014年第08期

[2]周鑫校，企业采购环节内部控制研究，财政监督，2013年第05期