关于对农业科研档案开发利用的思考

叶虹

摘 要：农业科研档案不仅仅是对科研过程与成果的科学性与真实性的反映，而且还能为农业科研管理工作的发展与创新提供科学的参考与借鉴。本文分析了开发利用农业科研档案的意义，指出了在开发利用农业科研档案过程中存在的问题，并就这些问题提出了做好农业科研档案开发利用工作的对策和措施。

关键词：农业科研档案；开发；利用

农业科研档案是在农业科研活动过程中所形成的各种文字、声像、电子材料等的总称，主要包括科学研究中从课题立项、申报、进程、监理、验收、结题到成果鉴定等一系列过程中形成的[1]。农业科研档案是农业科学研究的最终科研成果，是农业科学研究工作的重要组成部分，是我国农业发展不可或缺的重要科学依据。

农业科研档案归档范围广泛，种类与载体繁多，怎样才能使农业科研档案更好的发挥作用，重点就是对其进行开发利用。

1 开发利用农业科研档案的意义。

（一）有利于农业科研成果的转化及推广

农业科研档案是科研人员反复地长期地探索而形成的，信息量大，时间跨度长，通过对这些宝贵资料的开发利用，档案信息的价值才能体现出来。长期以来，农业科研不重视成果的转化，农业科研的社会化程度较低，市场的参与意识不强。农业科研档案中蕴藏着大量的农业科研成果，通过多途径、多渠道、主动地将这些信息资料编研开发出来，围绕服务“三农”，有针对性的将这些深奥的农业科研成果进行整理、筛选、综合、归纳，最后形成简明易懂、操作性强、可直接勇于生产实际的农业实用技术，通过多种形式传播给农民，产生直接的经济效益，促进科研成果的的推广。

（二）有利于促进农业科学研究的发展。

农业科研工作具有一定的继承性，科研人员在科研实践活动中获取的信息，如实验数据、品种特性、栽培技术等可以为其开展新的科研活动提供有利借鉴，据其形成的档案资料又可以为他人利用服务。开发利用好这些农业科研档案，为同类型研究项目提供借鉴和参考，为申报新项目提供技术资料，为培育新品种提供以前优良品种资源的试验资料[2]。

农业科研人员通过档案资料的利用，可以减少重复劳动，避免浪费人力、资金、物资、时间，还可以加快科研进度，缩短科研周期。

（三）有利于农业科研档案事业自身的发展。

开发利用档案信息资源既是档案工作的目的，也是档案工作的价值体现。通过开发利用农业科研档案，促进了成果推广、科研开发、农村经济建设，产生了经济效益，说明了档案工作的重要性，起到了很好的宣传作用。科研人员也会进一步认识到配合做好档案工作的必要性。同时提高了档案工作的地位，进一步推动档案事业的发展。

2 农业科研档案开发利用中存在的问题

目前，开发利用农业科研档案没有引起重视，大部分档案资料利用率低，里面有价值的一部分也没有得到深入挖掘，科研档案的重要价值和作用没有得到充分的体现和发挥。

（一）档案意识淡薄

目前，普遍都没有认识到农业科研档案开发利用的重要性。没有认识到对科研档案开发利用能产生社会经济效益，没有明确开发利用科研档案的作用及责任，也不重视社会对科研档案的利用需求。大部分档案部门及档案工作人员地位低，工作得不到相应的支持及领导的重视，一些科研人员对档案工作的重要性认识不足，认为档案资料对科学研究不会产生很大的作用，无视这一宝贵的资产。

同时部分科研人员把在科研过程中形成的资料当成个人或团体的私有资源，不认为是公共资源应该为社会所利用，这就造成了檔案部门在收集整理档案时，面临着资料上交不齐全，无法对其开发利用。

档案工作人员也常常被“重保密，轻利用”的传统观念束缚，只片面的考虑档案的安全性和保密性，忽视了对其价值的开发利用。当档案收集整理好后，就束之高阁，打入“冷宫”，没有处理好保密与利用的关系，不向广大利用者开放。即使有少数被利用，也要履行一些繁杂的手续，而且在范围和对象上也受到一定的限制，这样就造成将一些科研档案利用的需求者”拒之门外“，更提不上吸引和挖掘利用者[3]。

（二）档案开发利用手段落后

一部分档案机构职能仍然停留在传统的、主要注重保管的层面上，在利用方式也还是复印原件、查阅或摘抄等，一些高层次、不同功能的利用方式，如展览、报告会、编研出版等极少采用。而且在利用手段上还是以手工操作为主，计算机等现代化信息技术运用少，没有建立起信息化平台，不能有效利用现代信息技术进行开发利用，也不能实行科研档案的数字化管理。利用者因此未能得到高效率及有效的服务和使用，对进一步的开发和利用造成了阻碍。

（三）档案开发利用的宣传和信息反馈不到位

对农业科研档案的开发利用认识上偏差，造成了长期以来对农业科研档案中的优势资源、开发利用所产生的社会经济效益等缺少必要的宣传，而对于开发利用工作成效最能起到检验的信息反馈也不够重视。档案管理部门在收集材料和宣传上还是比较被动，对利用者获得档案后所产生的效益和反馈信息未建立畅通的反馈渠道，使农业科研档案开发利用工作难以创新，无法跟上形势的步伐。

3 做好农业科研档案开发利用工作的对策与措施

对农业科研档案的开发利用要把服务于农业生产与科研作为出发点，使科研档案资源优势转变为效益优势。做好农业科研档案的开发利用工作，笔者认为主要有以下集中方式：

（一）转变观念，增强开发利用意识

作为档案工作人员，一方面要正确认识农业科研档案不仅仅属于研究院所，社会更需要利用它，是一种公共社会资源；另一方面要牢固树立服务观念，增强服务意识，积极主动地开发利用科研档案。处理好为农业科研单位服务和社会服务的关系，农业科研档案的开发利用既要为科研单位的科研决策、管理工作及科研活动服务，也要为广大的农村农业生产提供优质服务，推动生产力的进步。

（二）积极开展档案编研工作

档案的编研工作是指根据客观实际需要，利用档案的实体，就某一专题进行全面的深度加工，用新的体制，新的语言汇编成相对集中、系统的信息资料[4]。农业科研档案的编研工作需要从提供服务、创造价值、促进生产力发展出发，因地制宜，整体规划，结合单位实际，从农作物新品种、栽培技术、病虫害防治、推广新成果等方面出发，从高效农业发展的基本需求出发，图文并茂的编研各种载体的农业推广技术[5]。此外，档案部门还要围绕农业科研单位的工作重点，积极主动提供服务，为科研部门决策提供参考，为科研人员申报科研项目提供借鉴。

（三）建立现代化的信息查询利用系统

目前科研档案提供利用方式还是以手工为主，运动计算机管理的较少，网络化、电子化、无纸化程度不高。这种传统的利用方式降低了工作效率，导致了开发和利用过程复杂。因而建立现代化、功能齐全、查询便捷的利用系统非常重要，该系统可以实现数据一次录入便可多次利用、各种报表自动打印；提供模糊查询、组合查询、分类查询等多种查询方式。通过将档案机构职能由传统的、主要注重保管逐渐转变为一个采用现代化手段、专业性强、信息量大的信息中心、检索中心和咨询中心，进一步科学地开发利用农业科研档案。

（四）做好科研档案开发利用的宣传与信息反馈工作

档案管理部门应积极开展形式多样的宣传，将开发利用农业科研档案取得的较大经济效益、有重大社会影响的典型案例通过网络、宣传栏、广播进行宣传，还可以编印参考资料进行发放，使广大科研人员认识到利用科研档案带来的好處，转变他们对档案利用的陈旧观念。而且档案部门还应当主动收集反馈信息，发现科研档案开发利用工作中存在的问题，例如看看检索工具是否方便用户使用，编研成果是否满足使用需要，档案人员的服务方式与态度是否需要改进等，通过分析这些反馈信息，进一步改进工作中的不足，推动开发利用工作的不断创新。

参考文献

[1] 刘紫霞.农业科研档案的编研与利用 [J].开封教育学院学报，2013.（8）：261-265.

[2] 于玲霞.新形势下加强基层农业科研档案工作的思考 [J].中国档案，2013（11）：60-61.

[3] 邱玉兰.高校科研档案开发利用探析[J].办公室业务，2012（15）：8-9.

[4] 王冬梅.高校科研档案的收集归档及开发利用[J]. 经营与管理 ，2008（s1）.

[5] 司啸宏，刘紫霞. 农业科技档案的创新与发展[J]. 现代农业科技，2007（22）：237-238.