档案管理的问题与对策分析

张靓

摘 要：企业在进行生产活动时，产生了大量的档案，这些档案完整地记录了企业的全部发展过程，对于企业来说是不可缺少的重要组成部分。这些档案能够有效的提升企业档案管理的效率，确保企业的快速、稳定发展。为了能更好的保证档案管理得到发展，对企业形成帮助，笔者在本文中提出了几个问题以及应对方案。

关键词：档案管理；强化管理；制度创新

1 档案管理的主要问题

（一）职工合法权益问题

在一些企业中，职工的劳动合同以及履历表在档案中没有具体说明，档案无法对职工的身份情况、实际情况进行描述，甚至当职工退休时，档案中没有其他任何信息，只有一份刚入工作时的履历表，导致职工的合法权益受到损失。个体、私营企业中这种现象出现的尤其较多，这些企业招收了大量职工，但是却没有很好的保障他们利益，甚至连社会保险都没有参加，这些与生活息息相关的事情企业都没有做好，更何况建立一个完整的档案，因此建立一个科学完整的档案管理制度已是迫在眉睫[1]。

（二）档案管理工作问题

从一些企业的档案管理工作中，可以看出很多的问题。如在最初登记档案时，由于录入人员的粗心导致职工名字与真实姓名不符合，但是却多年未曾更改，一直使用错误的姓名。连名字都能出现错误，更何况出生年月、岗位变更等信息呢。虽然有的企业也会对档案进行更新，但是由于企业的管理不严格，导致录入人员对职工档案的随意修改，在大意之下，录入人员甚至对职工的工龄进行更改，对职工的利益造成严重的损害。而在整理这些档案时，也是随意摆放，没有任何规律。

（三）职工档案问题

一些企业在招工时，没有在第一时间就给职工建立档案资料，也没有及时签订劳动合同；有的企业虽然建立了档案，但是没有准确、详细地将职工的所有信息都存入档案中，导致一些资料在后来丢失；更有甚者，在职工退休或者被辞退时，没有终止与其的劳动合同，也没有终止劳动合同的证明书，对职工造成了巨大伤害。

（四）管理制度问题

一些企业对档案管理工作的不重视，导致了档案管理工作的极度混乱。企业的不重视导致相关工作人员的不重视，从而使整个企业的档案进一步处于一种杂、乱、多的状况，想用时却找不到要用的档案在何处，严重拖缓了工作的效率，对企业的益造成损失。

2 档案管理问题应对方案

（一）树立档案管理意识

1、树立档案管理意识。企业需要对档案管理工作进行重视，同时强化档案管理工作，对企业档案管理工作加大投入力度，将档案管理工作当做企业的核心工程，大量投入资金与专业人员，再结合当前企业的形势建立一个档案管理制度。只有把档案管理工作与企业当前发展形势相结合，才能建立一个科学、完美适用自己企业的档案管理制度。同时要严格遵守国家的相关法律，在法律的约束之下，进行档案管理制度的建立。档案都具有法律保护性，即使是个体、私营企业，档案也无法随意更改[2]。

2、树立档案利用意识。企业要在强化档案管理工作的同时，对档案进行有效利用，使档案为企业带来收益。企业在外部的竞争中，快速的在第一时间拿到想到的档案、信息，足以赢得巨大的先机，从而战胜对手。想要让档案为企业带来帮助，就必须要以科学的方法对档案进行重心分类、整理。如按档案的时间不同、内容不同和形式特征不同对档案进行层次分明的分类。另外，企业的目光要放的长远一些，认识到档案的隐藏效益，以发展的角度去对待档案管理。

3、树立档案效益意识。企业在建立档案管理制度时，必须要注意到效益这个问题，以企业的发展情况，参考专家对档案管理制度建立的意见和建议，以企业以往的发展过程为经验，确认档案管理的制度方针，从而使档案管理制度更符合当前企业的实际发展情况。如在收集资料时，主要要把市场的经济情况、资金成本、研发产品、客户信息等内容作为重点照顾对象，在把这些资料进行科学、有效的分类。如一家农制品企业，可以根据企业的的发展方向制定农产品研发、种植、生产、销售等各方面的分类方式。

（二）强化档案管理

1、突破档案认识。企业需要认识到档案管理对企业的重要性，把档案的管理提高到承担社会责任的高度，要把档案管理视为企业管理的重要组成部分；资源管理部门也要同时认识到档案管理的重要性，把档案管理工作作为自己的重要工作项目；职工自己也需要认识到档案不仅仅是一时间谋职的需要，还是自己未来发展的长期利益保障，要确保自己档案的完整性及规范性，维护自己的利益；同时，企业要让档案管理人员接受系统、正规的培训，使档案管理人员以专业的方式去对待这项工作，把这项工作做到完美。

2、突破实践认识。企业要把对档案管理的认识付诸行动，通过组织职工参与等方式，使职工认识到档案管理的重要。个体、私营企业由于规模大小不同、创办时间不同、员工种类不同等因素，所需要的管理方式也不一样。那么，企业就应当结合自己的实际发展情况，把规范档案当做目标，建立科学完整的档案管理制度。通过这种科学的档案管理制度，使企业内部形成一个有系统性的工作方式，彻底改变职工敷衍了事的工作态度。

3、明确分工认识。企业要为档案的保管做好明确的分工，按照统一的制度进行分配。如人力资源部对员工进行考核、培训，把员工的信息完整的收集起来，然后交给档案室进行统一分类、保管，同时档案室需要负责档案的借阅、归还等手续。档案室在分类时要注意按照科学的分类制度，使查阅人可以清楚明白的知道该内容在何处。同时，档案室还需要每隔一段时间对保存的档案进行更新，职工资源档案交由人力资源部重新调查，企业发展档案交由高层即时更新，再完整的保存回档案室。同时对于企业机密档案，档案室需要严密保管，机密档案借阅必须由相关负责人亲自提取，以保障企业机密文件的安全性[3]。

3 结语

随着我国知识经济的发展和进步，档案信息化和数字化已经成为新的发展趋势。档案管理工作是一项科学性很强的项目，档案管理工作者应当积极学习、与时俱进，不断提升自身业务能力。企业也应当不断提高档案管理水平，创新档案管理制度，为档案管理事业的发展做出积极的贡献。

参考文献

[1]王中秋.信息公开对人事档案管理工作的影响与对策研究[D].山东大学，2008.

[2]王玉超.中外电子档案管理的比较研究[D].吉林大学，2009.

[3]唐翠兰.教学档案管理问题与对策探讨[J].佳木斯教育学院学报，2014，03：201-202.endprint