高校管理系统整合策略研究

李硕

（南通大学，江苏 南通 226019）

高校管理系统整合策略研究

李硕

（南通大学，江苏 南通 226019）

在现代信息技术飞速发展的背景下，管理科学正在和信息技术进行着逐步的融合。在管理精细化透明化思想的指导下，作为信息技术和管理科学研究的前沿阵地，高校的管理信息化水平的提升理应成为当前高校管理工作中重要的一环。本文对高校管理系统发展的现状，面临的问题，解决的方案进行了剖析；在管理层面对高校管理系统整合工作推进步骤进行了探讨，在技术层面对高校管理系统整合提供了一些可行的方案和对策。

高校管理；管理系统；系统整合；SOA

1　引言

1.1高校管理信息化的发展背景

近年来中国高等教育得到了长足的发展，同时，高等教育领域也对信息技术也开展了广泛深入的研究，那么将信息技术应用于高校本身的管理事务中来就变成了自然而然的事情。1993年，中国教育与科研网（CERNET）项目正式启动，启动至今，已有900余所高校通过接入CERNET或者其他形式构建了校园网络环境。CERNET作为以教学科研为服务对象的网络系统迅猛发展的同时，也逐步的将信息技术的春风吹进了中国高校管理工作中。21世纪以来，我国高等院校的信息化硬件设施已基本构建完毕，这为高校管理系统的发展与优化奠定了基础。

1.2我国高校管理系统信息化的发展现状

高等学校的办学水平和办学效益，是评价一个高校的综合性指标，而其中一个重要的制约因素就是高校本身管理机制的效能发挥和管理系统优化的程度［1］。目前，我国高校管理信息化工作正蓬勃发展，高校内部各职能部门都对本部门的信息化工作都给与了相当的重视，初期以投入专业软件来解决本部门业务工作为主，教务管理系统，财会电算化系统，学生管理系统，人事管理系统，国有资产管理系统，校园卡管理系统、办公系统等等逐步的投入使用；中期以宣传为目的的部门网站开始慢慢出现，后期有一些部门意识到为了提高工作效率和政策宣传效果，将本部门的工作业务和部门网站做一定程度的整合，将一些部门数据公开以便师生员工进行查询，将一些适宜的工作流程转移到部门网站上进行。许多学校设有专业的机构来协助各部门的管理系统信息化工作，有一些专业性强的部门业务，则通过外购软件及服务来完成。此时，高校各管理系统已经初具规模，各管理系统的投入使用也使得部门的工作效率较信息化以前有相当程度的提高。当前高校管理系统的基本体系如图1所示。

高校管理信息系统在这种模式下已经发展得日趋成熟，但同时，在这种模式之下高校管理系统的发展也遇到了一些难以逾越的障碍，这些障碍单凭某个部门自己是难以破除的。

图1　当前高校管理系统的模型

2　高校管理系统特性

2.1办学模式多样化带来的服务对象多元化

伴随着我国高等教育的改革和发展，高校不再是脱离社会、高高在上的象牙塔，高等教育的内涵和外延都发生了巨大的变化。高等教育机构除了进行前沿的科学研究工作之外，高等教育服务社会的职能也得到了逐步的加强和深化，为社会培养多层次的人才成为的高校当前主要的工作之一。目前我国高校的办学层次主要有本科教育、民办生教育、研究生教育、继续教育、留学生教育等，为了适应这些不同层次的人才培养工作，为了更好的服务这些培养对象和从事不同层次教育教学的教职工，高校管理工作及其信息化系统应就这些不同体系的人才培养工作建立有针对性的管理业务流程和服务框架，准确高效的进行教育资源分配，实现社会价值目标的最大化。

2.2高等教育服务标准化带来的管理信息系统复杂性

高校作为一个完整的进行科学研究和提供高等教育服务的机构，为了达到高等教育的社会目标，其内部组织必须具备完备的管理和服务体系。高校内部组织按照功能分为教学、科研、行政、后勤、产业等部门，各部门之间存在着广泛和紧密的联系。同时，管理业务工作流在各部门之间的流转又呈现出了部门间紧密联系的另一面。即部门间关系既互相联系，又互相制约。各部门之间的信息高度交汇，组织关系高度复杂，这样的实体关系透过软件过程工程化的转换映射到信息化系统中，造就了高校管理大系统高度的复杂性。

2.3高校同外部组织联系的增强对管理系统外部扩展提出了要求

高校运行过程中，需要和各层级的外部组织发生联系，比如作为一个整体接受上级教育主管部门的业务指导，各行政部门接受各条线上级主管部门的管理，和产学研条线横向合作机构的业务来往，指导各种类型附属机构的业务工作等等。高校和这些外部组织之间的信息交换日益紧密，这就需要在高校管理系统的顶层设计时，应用通用、开放、标准化、低耦合性的系统工程架构。

2.4高校管理系统应具有一定的自适应性能

当前社会正处于变革之中，高等学校作为整个社会巨系统的一个子系统，不得不面临各种法律政策的变化带来的影响，譬如学分制教学管理体制和弹性学制在高校的推广就对教务管理子系统和财务管理子系统产生了剧烈的影响，这就要求高校管理系统在设计之初就要有一定的前瞻性，同时系统本身应用的架构体系也要具有一定的自适应性能。

综上所述，理想的高校管理系统应该是一个具有多元服务能力的，准确处理高校内外部关系的，有能力适应内外部环境变化的灵活高效的大系统。

3　高校管理系统发展的瓶颈

3.1高校管理信息系统本身发展面临的问题

当前管理系统在高校的主流应用形态就是各部门各自发展，各自为政，系统五花八门，水平参差不齐；基础数据未能实现共享，高校管理工作流中的数据流仍然是通过邮件，移动存储等低水平方式传递，导致时间敏感性的工作业务准确性低，时效性差；跨部门工作流各工作节点的数据责任没有合理分摊，各节点工作责任心不强导致的失误累积，给工作流终端造成了巨大的压力；因为部门内部工作流程具有一定的封闭性，某种程度上造成了监管的缺失，特别是一些敏感的部门，包括财务部门，教务部门，科研管理部门等等，给暗箱操作创造了机会，加大了违法违纪的风险；各部门各自处理本部门管辖下的工作业务，对高校管理系统的服务对象来说，没有统一的接入门户，高校作为一个统一的整体呈献给服务对象的应用模式不统一，UI亲和力差；这些问题严重制约了高校管理水平和工作效率，同时也给服务对象造成了困扰。

高校管理系统的数据有一些具有相当的敏感性，应以非常严肃的态度来对待，如果在数据维护的准确性或数据传递过程中出现了差错，影响到师生员工的利益，将会影响校园的安定和谐；若任由这种现状发展下去，高校管理系统终将成为未来高校运作中的短板。

所以，只有通过在基础数据共享的基础上，统一筹划与整合各部门的工作业务，将高校所有的工作业务流程条理化、清晰化，并在一定范围内做到公开化，合理分摊工作流中各部门的数据维护责任，继而通过一定的架构方法整合各部门的管理信息系统，才能逐步解决高校管理系统面临的上述问题。

3.2高校管理系统整合的主要障碍和解决方案

（1）缺乏统一的、强有力的组织领导。高校管理层对于信息化工作的管理仍然是粗放的，没有统一步骤，协调开展，对管理系统整合认识不够充分，对管理系统的信息化及其整合预见性不够，管理系统信息化规划没有和高校自身的发展战略相匹配；

（2）各部门管理系统信息化水平不一。高校内部各部门对于信息化认识程度不一致，部门间信息化工作推动力度不一，部门信息化程度很大程度上取决于部门负责人的认识水平，有些部门负责人相当重视，有些部门负责人则对信息化工作意识不强，有些观点甚至认为管理信息化可有可无，仅仅是锦上添花而已；这些现象造成了管理系统整合难以开展。

（3）各部门对于本部门数据的心态不一，对于参与系统整合犹豫不决。有些部门出于对部门自身的数据在高校工作流中公开的风险未评估或者感觉难以评估，而倾向于不公开这些数据，有些部门本身对于自身数据管理不善，对于公开数据形成的责任难以承受，从内心不愿公开本部门数据，这些问题无形中也影响了管理系统整合的步伐。

（4）对管理信息化对管理方式的反作用始料未及。有些部门将投入管理信息化作为潮流，但管理系统规范了管理工作流程后，有些习惯于人治的管理者感到了一些不适应，为了扭转这种局面，采取了用人为的流程代替管理系统的流程这种倒退的办法，规避系统管理规范，随着时间的推移，此部门的数据准确性就可想而知了。

要破除这些障碍，唯有高校管理层加强对规范工作流程和管理透明化的认知，自上而下的开展这项工作，消除部门之间的门户之见，督促各部门加强对本部门数据的管理，继而促使各部门之间通力协作，整体性的推动高校管理系统的整合。

4　高校管理系统整合策略

4.1高校管理系统整合的技术策略

高校最主要的资源是什么？教师（科研人员）和学生，那么，高校管理系统的功能就是围绕着这两大资源在高校内的进行的与其身份相关的活动开展服务。由于服务对象的一致性和高校硬件资源的相对稳定性，高校内部的各种管理系统都会同时使用一些特定的数据资源，比如学生数据，师资数据，教室数据，设备数据等，而现状是各部门都是独自建立维护和使用这些数据，譬如教务处建立了学生信息数据，用以管理学生的个人信息，学籍，成绩等，学生处也建立了学生数据，用以管理学生的奖惩，贷款，就业，招生等，财务处也建立了学生数据，用以收费，发放等，宿管部门也建立了学生数据，用于管理宿舍，床位等，这就造成了很多问题，一是重复建设，造成浪费，二是数据不能同步，数据传递的时间差过大，对内对外公布不统一等等。

所以，高校管理系统整合的核心目标就是基础数据集中管理和共享，应用层面的实施手段可以采用SOA的架构体系对各部门管理系统进行整合。

4.1.1数据集中管理和共享的策略

实施数据集中管理和共享，就必须首先指定各类数据维护的责任部门，各部门根据自身的管理需要，在这些共享的基础数据上进行扩展，建立和维护本部门的数据。那么理想整合的高校管理系统的基础数据及其责任分配（以教学活动为例）如图2所示。

图2　基础数据及其责任分配（教学活动）

由图2可见，学生、教师、教室、设备数据由各责任部门负责建立维护，其他部门在进行业务活动的时候，根据业务需要调用这些数据，避免了重复建设，提高了工作效率和准确度。

而在技术上，首先对现有的数据进行Web标准化数据清洗（Data-Cleaning），然后选择合适的MDM （Master Data Management）工具来对这些基础数据进行管理。

4.1.2应用层面整合的策略

SOA，即面向服务的架构（Service-Oriented Architecture），是当前公认的一种开放通用且易于扩展的组织资源和业务流程整合的架构方式［2］。SOA的特点就是从业务对象或者业务模型的视角出发，使用Web Service技术来构建整个机构的管理系统及其资源，使用SOA架构和Web Services技术来解决高校管理系统的整合具有以下优点：

·标准开放统一。SOA使用一套开放统一的标准来进行构建，包括SOAP，WSDL，UDDI等，有利于高校管理系统的设计、开发、维护和扩展。

·高度灵活性。SOA架构使用UDDI（Universal Description，Discovery and Integration）规范，使得应用程序之间处于松散耦合状态，具有较强的灵活性，有利于软件资产的重用。

·平台异构障碍弱化。在SOA架构下，首先对数据资源XML化，然后使用Web Service方法，通过WSDL（Web Services Description Language）接口，对Web应用程序和桌面应用程序进行Web Service化的包装，这就使得异构的管理系统之间能够很容易的互相调用服务。

整合的高校管理系统SOA五层架构体系如图3所示。

图3　高校管理系统SOA架构体系

SOA架构的管理系统整合方法，非常的适合高校这种具有一定的信息化水平，但信息化水平不一致且未能进行有效的资源整合的复杂机构，能够最大程度的降低高校管理系统整合工作中的资产损失，在最大限度的保留现有的各部门管理信息系统的同时建立一个通用高效且易于扩展的高校管理大系统。

4.2高校管理系统整合工作的推进步骤

（1）在学校层面设立统一的跨部门领导小组，将管理流程规范化和管理系统信息化的工作整合在一起推进。

（2）督促各部门先期准确维护各自的部门数据，同时制定清晰的本部门工作业务流程。

（3）将各部门的业务流程集中起来，统一进行分析，从学校层面来规划跨部门的业务流程，将业务工作流中的各节点责任进行合理的分配，同时将适宜信息化的业务流程纳入到领导小组要推进的工作清单上来，并根据本校自身的情况进行资源分配优先级分类。

（4）领导小组根据工作流程的优先级指定责任部门逐步建立并维护师资、学生、教室、设备、宿舍等基础公共数据库。

（5）各部门在统一协调下，按照SOA架构体系的规范对基础公共数据进行数据清洗和XML标准化，为SOA架构下的管理系统整合做数据层的准备。

（6）以这些XML标准化的基础公共数据库为核心，对当前信息化程度较低的部门管理系统在SOA架构体系下进行重新设计开发，对已经相对成熟复杂的部门管理系统，包括Web系统和桌面应用进行Web Service化的封装，纳入到SOA架构体系中来。

（7）对现有的对外信息交换系统进行归纳整理，对上级管理部门实施的信息管理系统接口进行内部适应性整合，对下级（附属）机构的管理系统进行指导性重构。

（8）在整合的过程中，形成统一的UI、操作习惯和方法，并逐步建立一个统一的管理系统的知识库。这样一来，一个高校的管理人员，即使转换岗位，新的管理系统也不会对他的工作产生太大的障碍。

（9）在SOA架构的技术体系下，逐步推进工作业务上网的工作，以服务对象分类制作接入门户，并按照服务对象各自所需要的业务来完善SOA架构的业务层，譬如针对学生的统一的接入门户，和学生在校园内的活动相关的一切内容都可以通过这个门户到达，譬如选课、查分、课程表下载、自习教室查询、学籍异动申请、自主缴费、学费查询、各类发放查询、就业信息、住宿信息、校园卡缴费及查询等。针对教师的接入门户，则可以进行课程申请，分数录入，科研项目查询，经费使用查询等。

（10）目前智能手机在校园内的普及率已经接近100%，移动应用迅猛崛起，学校也应对此有所考虑，根据管理系统整合情况以及自身的经济能力适时推出门户系统的移动版本，移动应用的一大优势就是推送功能，这在高校管理的实践中有良好的应用前景。譬如对学生用户可推送上课提醒、缴费发放提醒、考试成绩、就业信息、图书催还等，对教师用户则可推送工资津贴发放、课题申请结题提醒、各类政策宣传等，也可以适度的和商业活动结合。

5　高校管理系统整合带来的优势与风险

5.1高校管理系统整合带来的优势

节省了高校管理的人力资源，避免了重复建设，高校管理各子系统在数据传递过程中的失误消失，业务工作流每个节点责任清晰，规则明确，受人为因素干扰减小，难以进行暗箱操作，缩减违法违纪风险。门户的整合对服务对象亲和力增强，有利于他们快速获取需要的信息。对于建立在SOA标准化架构下的高校管理系统本身，则具有更易维护，更高的可用性，更好的扩展性和伸缩性的优势［3］，为高校管理系统今后的维护扩展优化奠定了良好的基础。

5.2高校管理系统整合带来的风险以及解决方案

5.2.1高校管理系统整合带来的风险

任何事务都具有的同一种特性，就是在提升效率的同时，往往伴随着风险的增高。高校管理系统在整合工作中的一大核心工作就是数据集中管理，数据集中管理往往伴随着一系列的软硬件风险。

（1）数据库系统运行依赖于一定的软硬件环境，原来分散部署相对独立的DBS现在处于统一的软硬件环境下，一旦共享的基础数据所在的环境出现了软硬件故障，将导致管理系统整体性的瘫痪。

（2）数据集中管理，对于互联网大环境中无处不在的恶意攻击和非法访问者来说，目标更加清晰、单一和明确，高校管理系统的数据中有大量的敏感数据，包括学生成绩、学生缴费数据、财务系统所有信息、学生和教职工的个人信息等，这些信息若遭到泄露或篡改，将对学校的管理工作和声誉造成重创。

（3）应用SOA架构的风险来自于系统整合的实施过程中管理业务和技术未能有效的结合，以及对于SOA架构特性了解或应用不充分导致的系统性能和实时性不理想。

（4）管理系统操作人员风险意识薄弱，岗位职责条理不清，系统运行与维护的职责混杂或者流于形式，一人多岗或者密码失控，数据备份和有效性检查流程缺失或者不完整等等。

5.2.2高校管理系统整合风险的解决方案

（1）对高校管理系统的数据进行风险分析和分级，按照风险等级进行相应的安全控制，将甚高风险的数据隔绝于互联网，需要时再应用一些技术手段将数据传输到互联网镜像中去，风险等级较低的数据可以通过带宽控制、路由策略、端口调整、密码管理等技术手段加以控制。

（2）采用分布式数据库、分散的布置数据存储、提高数据库系统的可靠性，对于高校面临的数据威胁，DBS采用分割式方法布置数据，硬件上采用热备的方法，可有效降低硬件损坏和外来攻击等威胁带来的管理系统崩溃的风险。当然，这些方案的投入是较大的，高校应根据自身的情况逐步的实施。

（3）在应用SOA架构整合管理系统之前，高校必须制定合理的管理制度框架和发展蓝图，明确演进路线和阶段目标。在整合的过程和以后的维护工作中，作为直属跨部门领导小组的技术实施机构，高校管理层应将其视为关键的驱动力［4］，而不仅仅是后台配合职能，否则跨部门的协调工作将难以开展。

（4）应用技术手段定期的对管理系统及各子系统进行病毒查杀、漏洞检测、入侵检测、异常流量检测、日志分析等工作，及时发现安全隐患并予以弥补和加固。

（5）加强配套制度建设和操作人员安全教育，制定清晰的工作流程和岗位职责，明确责任，形成易于执行的工作规范，培养工作人员良好的安全意识。

6　结语

综上所述，在高等教育蓬勃发展的今天，在信息技术飞速发展的大背景下，高校管理系统的建立与优化关系着高等教育事业的未来，高校管理必须摒弃各行其是的陈旧模式来因应管理精细化的要求，采用更加现代化的信息技术手段来实现高效率的管理工作，只有这样，才能在高校管理工作中取得良好的效益。明晰职责、理清流程、数据集中、系统整合、统一门户正是高校管理系统整合优化前进的方向，只有这些工作依次推进，并和管理制度改革形成合力，实现宏观和微观的结合，才能为高校的现代化发展提供高水平的管理服务。

主要参考文献

［1］钱建平.试论高校科学管理的运行机制［C］//中国系统工程学会决策科学专业委员会第四届学术年会，2001.

［2］顾春红，于万钦.面向服务的企业应用架构——SOA架构特色与全系视角［M］.北京：电子工业出版社，2013.

［3］李庆，钟宝荣.面向服务架构（SOA）研究［J］.信息系统工程，2011 （11）：141.

［4］吴膑.合理管控能有效降低SOA风险［J］.通信世界，2008（41）：19.

10.3969/j.issn.1673-0194.2015.21.094

TP315；C931.6

A

1673-0194（2015）21-0178-05

2015-03-03