ERP在项目管理应用中的思考
2015-09-13谢颖维
谢颖维
（长庆石化公司，陕西 咸阳 712000）
ERP在项目管理应用中的思考
谢颖维
（长庆石化公司，陕西 咸阳 712000）
通过介绍ERP在项目管理中的应用，分析其优点，并就其实际使用时存在的问题进行分析，提出相应建议。
项目管理；ERP；PS；模块
1 ERP的含义及功能
ERP（Enterprise Resources Planning，企业资源计划），最初由美国的Gartner Group公司提出。ERP系统是“一套将财会、分销、制造和其他业务功能合理集成的应用软件系统”。项目管理（PS）模块是ERP在项目管理方面的应用，通过与物料管理模块（MM）、财务模块（FI/CO）紧密集成，实现项目数据实时传递，信息共享。
2 ERP在项目管理中的应用
2.1PS系统整体业务流程
PS在项目管理中的流程如图1所示。
图1 PS在项目管理中的流程
从图1可以看出，PS在项目管理中的应用主要是基于主数据和管理流程的有机结合。
2.2业务管理
2.2.1投资总盘及总概算分配
投资计划管理人员根据年度投资计划，按照项目每年的投资金额在年度总盘中进行预算分配，用于控制项目成本。
2.2.2项目立项
项目立项包括项目定义、创建、挂接投资总盘以及预算分配等，业务人员根据批复投资计划，在系统中创建项目，通过立项赋予这个项目系统中的编码、建设性质、责任部门等，完成立项。
2.2.3项目执行计划
首先对该项目进行WBS（Work Breakdown Structure）划分，按专业划分成建筑、安装、设备及其他等分项，并赋予每个分项一定预算，后期的物资和服务采购订单挂在每个分项（WBS）之下，形成部分报表的基础数据的基本框架。
2.2.4项目实施
项目实施包括项目开工、工程领料和退料、进度管理、服务接受。项目的执行过程中除去工程其他费用，主要就是物资采购和服务采购，在系统中完成物资计划、入库、出库和服务采购计划、进度确认、进度款支付等。
（1）WBS层次细分
在使用过程中为进一步实现项目计划、监督、控制的功能，需细分项目结构，如图2所示，大型项目的WBS可细分到主专业，能全方位通过投资控制来监督项目建设任务的执行。
图2 项目结构细分
（2）物资及服务采购
项目责任部门根据需求在系统中提报计划，物资计划按照不同专业挂接在不同的WBS下，采购部门根据计划在系统中完成采购订单，然后在系统中流转合同进行采购，期末财务进行结转。服务采购通过在系统中进行计划申请，每个月根据服务进度完成情况确认进度，依此完成进度款拨付。
（3）项目结算和关闭
财务部门对已结算项目进行决算转资，计划部门关闭该项目。标志着这个项目建设完成。系统将不能再进行任何操作，做到专款专用。
2.2PS在项目管理中的优势
2.2.1实现投资计划、审批、控制、监督
投资控制在概算范围内是项目建设的考核指标之一，PS在项目定义及WBS划分时，分配总体和分项的预算，项目建设所有花费都必须在系统中实现，所有的物资及服务计划均需审批，且每项花费挂接在大盘的WBS之下，控制总限额，做到了投资实时监督控制。
2.2.2项目报表及数据分析
PS中各种报表的查询功能，完全满足财务、统计、合同部门的查询需求，ZR11PSRR005工程服务合同跟踪报表功能，实现项目合同清单、付款情况、对应承包商的统计功能；S_ALR87013558预算/实际查询功能，可查出该工程的预算以及实际完成的投资，是每个月统计数据的来源。这样的查询功能具有很好的汇总和分析作用，为决策提供了有效依据。
2.2.3年末结转和项目清理
项目的总盘包括所有类型的项目，每个项目完成后就可以关闭，未完成项目可办理年末结转，结余的投资转到下年使用，尤其是跨年项目，可在新的年度增加新的计划金额。这不仅能达到控制年度投资的效果，也可控制总投资，同时有效清理已完工项目。
3 应用中存在的问题
3.1物资及承包商编码管理需要及时跟进
无论是物资编码还是承包商编码，都是计划提报的使用基础，是计划提报速度的关键制约因素，系统上线前需要将大量的常用编码录入系统中，后续的新增或变更需及时跟进。在实际使用中经常出现编码维护不及时导致计划提报滞后的情况，随之合同、物资到场时间、工期都会相继推后，给工程进度带来影响。
3.2材料款转预付不及时
对于存在甲供材料的项目，财务部门在支付进度款时，需扣除当期的甲供材料费，如果物资不能及时出库，就不能实时反映出工程的实际成本，财务部门也无法将当期的工程款通过系统自动扣除。
4 操作中的建议
PS在项目管理的使用中，还存在需完善的地方，建议做好以下几项工作。
第一，PS系统在项目管理中的实施涉及很多部门，需要领导统筹全局，梳理、优化、规范管理，协调解决各部门或各业务流程间的矛盾和问题。也需要各业务人员熟悉和完善基本流程、操作，遇到问题及时查找分析原因，为领导决策提供准确依据。
第二，编码问题是PS模块所有工作的关键，不论是承包商代码还是与材料规格对应的物资编码，都是计划提报顺利运行的决定性因素。它直接影响着数据的及时性和准确性，间接影响实时成本的显示，需投入精力进行规范和梳理。
第三，保证数据录入的准确和流程的合规，积极发挥ERP强大的查询和分析功能，准确的数据源有利于制作准确的报表，为投资分析提供方便、快捷的服务。
第四，物资出入库问题，也是工程投资不能及时实现的原因，已经到现场的材料，如果已完成安装并检验合格，采购人员需第一时间进行出入库操作，这样财务数据反映出来的工程实际成本才会更准确。
综上所述，无论是编码、操作流程，还是物资的出入库工作，无一不影响着工程实际成本的实时反映，很显然，ERP系统的应用为项目管理带来了很大方便，但这样的方便是以合规的流程和规范的管理为前提的，否则只能加重各环节工作人员的负担。
10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.039
F270.7；F272
A
1673-0194（2015）18-0054-02
2015-07-27
