高职院校学生管理信息化探索与实践

陈佩馥

（辽宁税务高等专科学校，辽宁 大连 116023）

高职院校学生管理信息化探索与实践

陈佩馥

（辽宁税务高等专科学校，辽宁 大连 116023）

随着我国高职院校学生管理体系的不断完善，信息化建设也开始成为院校管理的重要项目之一。然而，从当前各高职院校学生管理信息系统的使用情况来看，在整体管理流程构建以及系统整合方面依然存在诸多问题。基于各高职院校对学生信息化管理的实际需求，本文旨在具体分析当前各院校学生信息化管理的现状，归纳总结系统管理存在的共性问题，并有针对性地提出相应的解决对策，希望能为信息化在学生管理领域的进一步发展提供理论性指导。

高职院校；学生管理；信息化

随着信息时代的到来，高职院校网络建设也得到了长足发展，并为全面推进高职院校管理信息化创造了基本条件。现如今，许多高职院校都通过购置价格高昂的信息管理系统来强化学生管理工作，但由于部分院校内部缺乏管理信息化的实践经验，信息化管理水平依然较低。因此，如何通过创新手段实现信息系统为学生管理服务，已成为时代需求。

1 高职院校学生管理信息化概述

随着网络信息技术的发展，信息化已初步运用到各行业领域，并渗透到各种管理环节中。

1.1 高职院校学生管理信息化管理定义

信息化管理主要指在一定的组织内部充分利用信息技术开发信息资源，以实现管理效率提高，管理成本降低的动态过程。高职院校学生管理信息化充分迎合这一定义，在充分利用信息资源和信息手段的基础上，提高学生管理信息的传递和反馈速度，改善管理结构和运行机制。在高职院校整体架构体系中，有多个部门分管不同的学生工作，例如招生处、就业处、学生处、教务处、院系办公室、党委、后勤处以及大学生活动中心等，主要负责院校内招生管理、就业管理、心理咨询、学生综合测评、安全防护及学生后勤管理等工作。信息化技术的融入为给各高职学生全方位立体化管理服务理念的快速发展提供基础。

1.2 高职院校学生信息化管理的基本要素

高职院校学生信息化管理涉及多个管理要素。第一，信息网络。该因素是实现院校学生管理信息化的先决条件。现如今，随着数字化时代的到来，各高职院校也开始积极引进这一先进理念和先进技术，校园网络开始全面铺设，许多管理部门更是积极实现网上办公，加大计算机中心、网络实验室、校园局域网等建设。第二，学生管理信息资源。主要包括学生管理软件资源、学生信息资源两大类，即以软件资源为载体，实现学生信息资源的搜集、整合、集成、处理、分析以及利用。第三，信息技术应用。使用信息化管理手段的主要目的是将信息技术应用到学生管理实践中。而实现学生管理信息技术应用主要从4个方面着手：强化与思想政治密切相关的建设，建立与院校环境、管理对象等相适应的信息化管理模式，提高学生管理者的信息化管理理念和技能，实现学生管理信息化技术的资源整合。第四，创造力。人才决定高职院校信息系统建设的完善性。当前高职院校学生信息化管理主要需要两方面人才，一方面为通识型管理人才，在掌握信息技术基本知识的前提下，从事院校各种学生教育管理以及服务工作，另一方面为专业型管理人才，着重针对信息系统进行专门的管理应用和维护，例如网络工程师、高级软件人才等。第五，信息化政策及制度。高职院校学生信息化管理是一个系统性工程，每个环节都要有严格的规定，必须针对整个系统的不同环节（例如信息资源开发、网络建设、技术应用等）制定一系列的政策及制度，以保障信息化管理的良性发展。

2 高职院校学生管理现状

2.1 当前我国高职院校学生管理的具体内容

高职院校学生管理是一项系统性工作，其涉及的管理内容较多，具体主要可分为三大部分（详见图1）：第一，学生思想政治教育。其主要是为院校内部学生提供各项思想道德培训与教育活动，包括党团教育活动、日常思想政治工作等，帮助学生树立正确的思想观念。第二，学生发展指导。即通过对学生大学生涯辅导、社会实践指导、心理素质咨询、创业活动指导以及就业指导等帮助学生快速适应大学生活，更成熟地走向社会舞台。第三，学生事务管理。该部分工作主要与学生的大学日常生活息息相关，如学生日常校园生活管理、公寓文化管理、班级管理以及奖贷助勤补管理等。

图1 高职院校学生管理示意

2.2 当前我国高校学生管理的主要模式

据了解，当前我国许多高职院校学生管理依然以事务为中心，以稳定有序为基本目标。具体操作表现为：第一，以事务为中心。院校内部各项事务的开展仍是学生管理者的工作主线，并将事情的完成程度、效果等作为绩效评估标准，即以“是否做事、事情成果”为工作主线；第二，实行“金字塔”型管理结构。多数高职院校学生管理系统依然采取“金字塔”式，其中各院系领导位于金字塔顶端，第二层为各学生管理职能部门（包括党团组织、教务处、就业处及其他学生工作部门等），第三层为各院系团总支、办公室等，第四层则以班级为单位，也是学生管理的最基层；第三，直线型信息传递。目前我国高职院校多数采取四层逐级传递的直线型模式，从学校领导到班级进行信息传递要利用人为传递媒介进行讯息传播，尤其以会议传达最为突出。即使有时候会在学校官网或其他信息平台发布一些通知，但这些传递方式往往起辅助作用。

2.3 信息化为我国高职院校学生管理带来的发展机遇

信息化为我国高职院校学生管理提供了一个全新的发展领域，无论是管理手段还是管理方法、方式上都提出了更高要求。随着我国教育系统的逐步完善，信息系统已开始走入各大高职院校，其中学生管理信息化已成为社会信息化的重要组成部分。具体来说：第一，实现了高职院校学生管理科学数字化。据了解，目前我国多数高职院校老师在针对学生进行信息统计过程中已开始采取数字化存储方式，放弃了以往纸质信息登记表的形式，极大地提高了信息收集的效率。尤其一些已经建立数字化校园平台的高职院校，可将学生管理数据提交到中心数据库中，确保信息数据的标准化、集成化和共享性，并实现学生管理工作的规范化、有序化，避免工作重复冗余，降低工作量，提高工作效能；第二，强化师生间的反馈和沟通。据统计数据显示，截至2014年底，我国网民数已高达6.3亿人，其中大专以上文凭占比近25%。由此可见，高职院校无疑是受网络时代影响较大的重要团体。加之信息化手段的使用突破了时间与空间的限制，极大地降低了师生间的沟通成本，提升了学生管理者与学生之间的沟通效率。如微信、微博、QQ等网络新媒体备受高职院校学生钟爱，如果能将这些新媒体工具运用到学生管理中（如利用新媒体传播先进思想教育理念、校园时事资料等），便可极大地丰富传统学生管理工作的传播形式；第三，是高职院校工作高效化的助推器。高职院校在学生管理过程中采用信息技术能让学生管理工作更加高效便捷。以每年高职院校迎新工作为例，原本繁杂的“新生院系/班级查找—登记—注册学生信息—财务缴费—领取生活用品—寝室报到”等一系列流程通过信息化系统的引进可实现“一步到位”，学生仅需一张身份证就可实现全部流程一次性完成，大大简化管理工作。除此之外，高职院校其他学生管理工作也可通过这一系统进行简化，有力推动学生管理工作的现代化、高效化。

3 高职院校学生管理信息化建设存在的主要问题

虽然多数高职院校都较为重视学生管理信息化建设，但从系统建设情况来看，依然存在许多问题和缺陷。

3.1 软件投入不足

目前我国许多高职院校管理理念依然较为陈旧，往往更加重视院校硬件建设，导致资金投放比例更加侧重于固定资产投资，甚至造成很多教学设备的闲置浪费。以院校个人计算机设备配置来看，多数高职院校已将其更换为主流配置，设备性能很高，但相比之下在软件和人员培训上却投入较少，这并没有从本质上改善管理效率，反而容易陷入“软硬件投入不匹配—应用效果差—不投入”的怪圈，不利于学校对信息化技术的进一步引入。

3.2 缺乏统一规划

学生信息化建设是一个有机整体，然而由于多数高职院校在信息化方面的建设投资缺乏连续性，各院系间关系也相对较为松散，导致学生管理信息化建设缺乏统一规划。不仅如此，随着信息技术的不断升级改造，院校学生信息化管理系统也面临着更为频繁的更新换代。如果对系统缺乏长远规划性，一旦系统老化就极有可能无法升级，而重新购置功能更全、技术更高的系统往往花费较高，从而造成大量的资金浪费和时间成本浪费。因此，针对高职院校学生信息系统进行全面、科学的规范势在必行。

3.3 缺乏统一的数据标准

高职院校在学生管理信息系统建设过程中需要设计统一的数据标准，以保证系统管理的标准化。然而，就高职院校当前信息数据建设情况来看，由于各院系及系统开发部门间缺乏有效沟通和统一，导致院校内存在大量不同标准、不同格式的数据，致使院校学生管理信息数据共享和交换难度增大。虽然在21世纪初我国教育部已针对学校管理信息标准进行了制度化设定，但许多系统开发商及院校并没有完全以这些标准为设计依据。对此，如何在高职院校内部学生管理信息系统中使用统一的数据标准就显得极为重要。

3.4 信息资源有待进一步整合

虽然各高职院校信息系统构建大大简化了学生管理工作的任务量及工作环节，但由于缺乏不同环节工作内容及工作流程的具体标准，使得不同系统部门的学生信息不能互通共用，导致学生管理信息过于孤立化，从长远来看并没有减少信息收集工作的重复性。加之院校不同部门数据系统及标准设计不尽相同，人为割断了院校内部不同信息系统间的有机联系，导致信息共享无法真正形成。具体来说：第一，院校内部不同部门系统建设各有不同。由于高职院校内部还设立不同院系，各院系有自己独立的部门工作，其会针对自身管理需求设定相应的办公要求及数据库软件需求，这对整个院校而言涉及面较窄。如果不同院系都采取较为独立的学生管理方式，其在信息系统上也会显得极为分散，不能满足整个院校广大师生对学生信息查询的整体需求；第二，对于不属于院系，部门主要职责的信息系统建设能力较弱，系统功能无法真正发挥出来。以招生录取信息的系统输入输出为例，如果不同部门在招生录取信息收集和整理上各有不同，就会造成成千上万项学生信息要通过学校教务部门重新采集、核对和录入，加重该部门的工作量，使现代化学生管理信息系统变成管理“累赘”，甚至可能会在集中信息采集过程中出现采集不全面的问题，导致学生毕业时很多信息并不全面、完整。

3.5 应用缺乏有效集成管理

目前各大高职院校学生管理信息系统大多只起到事务性数据管理作用，缺乏对录入数据的集成分析和统计管理，更无法为院校学生管理者提供有效的决策帮助。而且，在这一系统中许多信息并没有囊括其中，如学生违纪处分、学生基本家庭情况、班级管理及学生本人基本联系方式等，不利于学生管理者为深入学生管理提供信息依据。从信息化发展程度来看，随着计算机及网络信息技术的迅速普及，我国多数高职院校学生管理信息化也开始进入普及阶段，并基本实现局内互联。但随着信息系统的不断扩大，各高职院校组织内部出现大量数据冗余、数据难以共享等问题，而且院校在信息系统建设过程中往往过于重视个别管理部门的支持，忽略集成管理和工作的统筹协调性，导致院校内部学生管理信息系统只是少数人在操作，多数管理者依然从事传统管理工作，对信息化并没有太多接触。以每年毕业生离校手续办理为例，由于无法在集成的学生管理信息系统下办理各项离校手续，毕业生只能利用最原始的方法，通过各业务环节确认审核，并拿到毕业证和离校通知。在此过程中，学生管理信息系统并没有发挥其应有的作用。不仅如此，随着校园网的不断发展，许多独立的信息主体将相关信息发布到此类网站上，导致院校所需要的信息散落在这些信息平台上，并无法形成相应的集成体系，更缺乏有效的组织管理。

4 解决高职院校学生管理信息化建设问题的具体对策

针对上述问题，笔者认为可从以下几个方面予以解决。

4.1 转变思想观念

各高职院校学生管理信息系统软件投入不足，更多与相关管理人员缺乏创新管理理念有极大关系。首先，院校领导者要与时俱进，学习先进的信息化理论。高职院校学生管理信息化建设要耗费巨大的人力、物力及财力，更需要多个部门的统筹配合及科学规划。因此，高职院校领导者要以身作则，学习先进的信息化理论知识，并紧跟时代步伐，统揽全局，制订适合本院校信息化建设的长远目标及规划；其次，强化学生管理人员培训。高职院校学生管理人员是信息系统的主要操作者，采用网上办公是信息化建设的一个重要手段。因此，高职院校要注重对此类管理人员网上办公能力的培训，减少使用传统手工办公模式，积极引导和培养他们自觉利用信息化平台的理念；再次，技术人员要树立合作意识。高职院校学生管理信息系统建设和维护需要相关技术人员的努力。然而，多数技术人员往往更注重于钻研技术，缺乏对其他管理部门的沟通和工作衔接。对此，相关技术人员要在系统设计前期通过对本院校领导、管理人员以及学生等进行沟通交流，获取系统设计思路。最后，帮助学生充分理解和积极使用信息化系统。针对学生乐于接受新事物的特性，高职院校应有针对性地加强对学生信息化素养的培养，正确引导学生运用系统软件，并保证信息化成为学生校园学习、生活的重要工具。

4.2 优化管理流程

针对当前我国多数高职院校学生管理信息系统缺乏统一规划的问题，笔者认为应有针对性的优化、再造管理流程，并进行创新性设计和运用。具体而言包括以下几点。

4.2.1 优化系统流程

高职院校学生管理系统流程再造必须排除完全隔离的职能分工思想，强化部门与部门间的合作、衔接。尤其是高职院校五大学生管理部门（院系、招生处、就业处、学生处以及教务处），更要避免过于孤立工作。其一，针对学生进行学号编码。即学生在入学以后3年里都要通过该学号进行系统信息的采集和录入，无需不同部门重新生成，且在校期间的所有信息都会记录在该学生对应的学号下，方便信息调阅和查询。其二，实行学生信息一次采集制。随着院校管理工作的逐步复杂化，其应设置专门的业务岗位，针对学生信息进行一次性采集，并将采集内容进行整理和系统录入，在整体过程中要注意信息内容的时间顺序，从学生入学、学籍管理直到毕业就业整个流程要形成一个完整的工作链，这不可避免重复性操作，更可快速调取所需信息数据，详见图2。

4.2.2 配套措施跟进

上述工作流程设计的最大管理挑战在于实施部分。由于该业务流程设计高职院校五大学生信息管理部门，需要相关配套措施予以跟进实施。第一，高层领导认同和直接领导再造。要想实现整个系统流程的顺利实施，高层管理者就必须直接领导和参与管理，除坚定不移的变革信心外，更要强化资金、人力资源等方面的支持，减少人为失败因素的出现。第二，灵活组成团队。由于学生信息管理工作较为分散，不同管理内容分属不同部门，一旦进行系统化操作，就必须组织专门的团队针对该系统内容展开相关工作和监督信息实施，对此，院校需要再造团队来完成该部分工作。笔者认为，各高职院校可设置一个核心信息系统管理团队，直接对系统重组方案、实施等工作负责，并以院校其他五大学生管理部门为辅助团队，减少“单兵作战”，通过核心团队任务分工以及相关信息责任下放（院校内五大部门）等进行合作化管理。但需要注意，整体信息流向依然要进入核心团队，并有专人针对搜集、整理的学生管理信息进行汇总及上传，这不仅能通过不同部门的通力合作完成各自负责的业务内容，更能减少交接手续，实现信息的快速整理和共享。

图2 高职院校学生管理工作系统流程

4.2.3 强化技术支持

高职院校学生管理以信息系统为依托，体现出技术创新的必要性。第一，极大硬件投入。想要真正将信息化融入院校整体学生管理工作当中，就必须强化硬件基础投入，以安全保障为指导思想，以应用为导向，努力寻求先进信息技术以运用到院校学生管理当中。在硬件建设过程中，各高职院校还要注意利用现有资源，如可将已建的校园网为骨干，将学生管理信息进行相应的系统整合，并借助网络以数据流形式进行部门间流转和共享；第二，使用物联网及LBS技术。物联网可借助无限数据通信技术实现对某一特定信息的收集和整合，并将处理过后的信息传输给用户。因此，各高职院校可充分利用物联网的有利条件，在确保学生个人隐私不受侵害的基础上，随时掌控学生的准确信息，预防不安全事故发生，并通过智能口令设置、RFID标签安装等为学生校园学习和生活提供便捷。除此之外，LBS（基于位置服务）还可为学生提供主动性的引导服务，对校园基础设施进行导航以为其提供更精准的服务，极大地便利学生的学习和生活；第三，利用新媒体强化思想政治教育。一直以来，思想政治教育都是各大高职院校的服务软肋，由于传统思想政治教育形式过于枯燥，缺乏趣味性，导致此类教育一直无法得到有效推广和学生的追捧，这极不利于学生管理工作的进一步开展。对此，高职院校可利用当前使用范围较广的新媒体，以数字杂志、手机短信、微博和微信等多种形式，进行思想政治教育内容的趣味性编辑，并定期采取互动交流的方式，将教育内容真正落实到位。

4.3 统一系统数据标准，创新绩效评价体系

高职院校在构建学生管理信息系统过程中，要注意统一系统数据标准，确保学生信息收集、录入、整合等工作有一个统一的标准，并将这一标准通过制度形式进行规范。不仅如此，为验证这一标准的具体成效，高职院校也要贴近院校工作实际，设计相应的绩效评价体系。整体来看，笔者认为高职院校学生管理信息化绩效评价体系可以由六部分构成。第一部分，战略地位评价。即从信息化的年度运营维护投资、年度资金投入占比、经营增长率等指标来客观反映信息化投入使用后的管理能力变化及成就，确保投入产出比的逐步提高；第二部分，基础设施评价。技术设施普及情况在一定程度上可反映高职院校整体信息化的普及水平，如个人电脑拥有率、校园网覆盖率、学生管理信息系统普及率等可反映出该院校信息资源的交换能力，帮助院校相关部门有针对性的进行改善和管理；第三部分，应用状况评价。基于信息化的综合办公系统使用情况、学生管理信息收集情况、毕业生就业情况以及每年招生情况等的评价都能直接反映出信息系统的完善程度。而高职院校也可通过这一信息系统极大地方便各项教学、行政工作。对此，院校有关部门要注重系统应用状况评价，如通过对系统注册数、每日访问量、相关管理系统使用次数等指标来进行综合评估和分析，并根据使用实际情况进行二次开发；第四部分，信息资源评价。各种学生、教务等信息资源的开发和利用是高职院校学生管理信息化的核心部分。因此，有关部门要针从教师、学生层面所需信息资源着手，针对诸如学生信息量、各职能部门信息量等资源的利用情况进行客观评价；第五部分，人力资源评价。人力资源是确保学生信息化管理的基础，可通过定期信息化培训人次、信息技术支持队伍规模、信息化部门规模等指标进行具体衡量，侧面反映信息化后勤保障机制的构建情况，以便及时做好相应调整；第六部分，组织机构和管理评价。高职院校要以教育部下发的行业标准规范为信息化建设依据，并通过内部机构设置来考察信息系统的实际执行情况，确保系统管理安全。

4.4 创新管理手段

第一，革新管理方式。在有条件的情况下，高职院校应设置信息化工作领导小组，以学生管理为目标，运用现代化项目管理系统理念，通过激励型管理手段，针对学生管理整个系统进行有效管理。需要注意的是，在整个信息化管理项目推进过程中，该小组要充分了解院校原有管理方式的优势及弊端，并找出其余现行信息系统化管理方式的最佳契合点，实现学生管理从封闭的局域性管理向开放式网络化管理的转变；第二，依托平台提升精细化管理程度。信息系统的引入不仅是为了提升学生管理的效率，更是要将管理工作做精、做细。因此，在具体工作过程中要注重信息化管理手段的个体指导，减少系统疏漏，确保学生管理工作以及服务工作的精细化；第三，完善信息化保护体系。在信息系统设计过程中也要注意进行系统安全等级保护，学生管理信息系统中涉及许多学生个人隐私信息，设置安全等级保护极为重要。具体操作过程中，系统维护部门要充分考虑网络信息安全问题，通过入侵检查系统、网络防火墙等的使用来确保信息安全。不仅如此，还要设置严格的信息查询和使用等级权限（即不同职能部门的信息查询权限要与本部门工作范畴相匹配），制定严格的信息安全规章制度，针对恶意盗取系统信息以及疏忽大意导致信息泄露等问题要予以严厉处罚，以从主观上保证学生管理信息化安全。

4.5 实现系统集成及功能定位

高职院校学生管理信息系统在集成管理过程中要注意实现功能定位。具体来说：第一，可扩展、可移植功能。随着信息技术的不断发展，未来高职院校学生管理业务建设的走向依然并不明朗，不确定因素较多，这要求系统集成要拥有高性能、可移植、可扩展的功能，以此来规避新旧系统更替过程中系统融合难的问题，降低信息化建设的成本，提高学生管理信息化的效率；第二，信息共享功能。即院校要排查内部各信息系统之间存在的异构特征，并针对异构部分进行系统重置，确保各部门采用的系统及数据标准完全一致，以减少信息共享过程中出现的信息差异性；第三，业务流程关联。即各高职院校可以以现有的校园网为依托，实现学生从入校到毕业离校整个管理流程的衔接；第四，同一界面。即要统一学生信息系统界面，并针对不同学校和系统管理者设置不同的信息查询和管理权限（例如，院系领导只能查询本院系学生信息、学生只能查询个人信息等权限设定），系统用户还可通过输入用户名和密码进入系统，实现信息的快速查询和使用。需要注意的是，系统中学生个人管理信息界面也要保持一致，设计统一的表格和信息收集项，例如学生基本信息、电子照片、家庭信息、宿舍信息、学习情况、违纪处理信息、获奖信息以及毕业就业情况等，从而全面掌控不同学生在校期间的学习、生活情况。

总而言之，信息系统引入高职院校学生管理工作是教育体系发展的必然要求。抓好高职院校学生信息化管理工作，必须在掌握本院校实际工作环境的基础上，分析院校现有职能部门的内部业务流程，并有针对性的进行业务流程重组。通过上述分析不难看出，当前我国高职院校在学生信息化管理过程中依然存在软件投入不足、缺乏统一规划、缺乏统一的数据标准、信息资源有待进一步整合以及应用缺乏有效集成管理等问题，需要相关高职院校领导及管理部门转变思想观念，创新管理手段，优化再造管理流程，并以绩效评价体系为系统实施保障，实现系统集成化管理。

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.161

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2015-07-24