计算机办公自动化发展方向与前景探析

张弘华

摘要：随着信息技术的快速发展，计算机信息技术也逐渐的在各大领域得到了应用与发展，许多领域和行业的信息化程度都得到了显著的提高，计算机办公自动化是目前时代潮流发展的主要趋势。而在现代各行业发展的趋势当中，办公活动变得越来越重要，办公自动化也逐步朝着智能化、网络化与平台化的方向发展。

关键词：计算机技术；办公自动化；内涵；要求；层次；发展前景

中图分类号：TP3 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2015）17-0139-02

随着人们生活节奏的加快与计算机信息技术的快速发展，在许多单位的办公系统中也不断的渗透着计算机办公自动化技术，同时还被广泛的运用到生产管理的过程之中，给单位与企业的办公和管理都提供了便利的条件，提高工作效率，加强对单位的管理。在办公系统中应用计算机办公自动化技术能够在很大的程度上促进社会的发展，但是也需要进一步的规范计算机办公自动化技术，提高办公与管理的效率。

1 计算机办公自动化的内涵分析

计算机办公自动化主要就是指把先进的计算机技术与通讯技术等一些科学技术应用到事业单位与企业的日常办公系统之中，充分的融合信息技术与办公活动，这样就能够在现代化的办公活动之中真正的实现自动化与网络化，实现办公室设备的现代化，有效的提高对办公管理的直观性与科学性，提高单位办公活动的效率，提高办公管理的透明度，同时也能够增强单位与企业的团结性与一致性，节约人力、物力成本，不断的规范现代化办公行为。

计算机办公自动化系统的判断标准主要有两个：首先需要有一个公共的信息平台，实现信息交流的完全可透视化；其次需要有一个核心系统，这个系统应该以互联网的信息平台作为主要依据，从而能够实现单位内部网络与外部网络之间的有效连接。而计算机办公自动化系统也有三个基本的要求：第一，具有个性化，能够满足各种特殊性质的办公活动；第二，具有开放性，计算机办公自动化所使用的软件与硬件设备都具有开放性，需要与整个信息系统保持一致；第三，具有动态性，由于计算机办公自动化技术是在不断的向前发展的，从而能够更好的促进办公活动的完成。

2 计算机办公自动化的主要要求分析

计算机办公自动化作为一种新型的办公机制与工作方式，为了能够更好的促进这项工作的发展，对各单位与企业的人员也提出了相应的要求，主要表现在以下三个方面。

2.1 领导干部与管理人员

因为计算机办公自动化是当今社会发展的一种变革，属于一种新型的办公机制，所以对单位和企业的领导干部与管理人员都提出了更高的要求，要求相关的领导干部与管理人员能够充分的发挥领导作用，根据办公自动化的要求适时的对现有的管理体制做出相应的调整。除此之外，使用计算机办公自动化也对相关的办公人员提出了更高的专业技术能力的要求，所以，不管是事业单位还是个人企业，所有的员工都应该先从思想上加强对办公自动化的重视，积极的调整自己的思想和思路，积极主动的学习计算机办公自动化相关的知识与技能，不断提高自身的计算机能力，从而能够更快的使用现代信息自动化的办公体制。

2.2 办公操作人员

由于计算机办公自动化系统属于一项新技能，非常容易引起相关办公操作人员的不适应，从而造成心理上的压力。所以这些办公操作人员应该不断的学习，提高自身的业务素质，在实际的学习与操作之中积累经验，不断的充实自己，并且也需要相关的操作人员之间相互配合，协调办公过程中出现的问题。

2.3 专业技术人员

在所有的员工当中，专业技术人员作为对计算机办公自动化技术最熟悉的关键人员，应该为单位选择一个最适合的办公自动化应用成果，这样才能够结合公司的实际情况，获得更好的发展。首先，专业技术人员需要明确公司的长期和短期发展目标，并综合分析该目标，根据此目标作为基本的出发点来选择和设计合适的技术方案，还需要在出现问题时及时的解决这些问题，确保办公自动化的顺利使用。

3 计算机办公自动化的三个层次分析

计算机办公自动化分为三个主要的功能层次，这三个层次之间都具有相互的联系，而这些联系都需要使用程序模块进行调用与计算机数据网络通信手段相结合来制作。

第一个层次：这个层次的OA管理系统只限于进行单机或者进行一些简单的小型局域网上做文字处理、数据表格等辅助工具的应用，这种一般都被称为事务性的办公自动化系统。这种办公自动化系统中一般都包括文字处理、电子表格处理、个人数据库、报表处理、财务统计、人事管理等。一般都把这些常用处理办公事务的应用做成一个完善的应用软件包，实现软件包内的不同应用程序都能够在这个小型局域网中间实现互相的调用或者数据共享，从而提高办公事务处理的效率。在制作这种应用软件包时应该注意其通用性，确保软件应用的范围，这样才能够提高办公自动化系统的利用价值。

第二个层次：这个层次是实现OA系统的信息化管理。随着企业信息利用重要性的不断增加，企业向对应的运营目标与综合信息的需求也在不断的增加，信息管理型的办公系统主要就是把事务型的办公系统与综合信息紧密结合，从而进行办公信息处理的系统。这项综合数据库中一般都存放着企业日常的工作所需要的必须信息，比如在事业单位中，政府机关中所使用的综合信息就包括法令、法规、相关政策等；服务型事业单位的综合信息包括服务项目相关的综合信息；一般的公司企业的综合数据库中就包括经营计划、市场动态、用户信息、库存统计等。随着现代社会的高速发展，事业单位和企业要想适应社会的高速发展，就需要尽量的优化日常工作，提高日常的办公效率与办公质量，为单位内部各个部门都共享一份综合数据库，实时更新数据的变化。

第三个层次：这个层次的OA管理系统是决策支持型，需要建立在信息管理型OA系统的基础之上。这个层次能够通过综合数据库中所提供的信息，针对企业的具体需要而做出决策的课题，充分结合企业内部与外部的条件，构建一个决策的数字模型，通过计算机来执行日常办公的决策程序，从而进行相应的决策。

然而随着以上三大办公自动化核心技术的不断发展与成熟，办公自动化系统也逐渐形成了四个新的特点：第一，集成化，主要包括网络产品软件、硬件的集成，操作人员与系统的集成，原来单一的办公系统与社会公众信息系统的集成等，通过这些无缝集成，从而组成一个开放式的办公自动化系统；第二，智能化，能够帮助人们完成日常的事物处理等智能性劳动；第三，多媒体化，能够综合的处理文字、图像、声音、动画、数据等；第四，运用电子数据交换，主要是通过数据通讯网，在不同的计算机之间进行数据的交换与自动化处理。

4 计算机办公自动化的新技术与发展前景分析

4.1 计算机办公自动化的新技术

第一，云计算的广泛应用。随着计算机办公自动化系统的不断完善，目前已经有很多适用于小企业与微企业的办公自动化软件，有效的帮助这些企业提高工作管理效率，同时也能够节约工作成本。这些服务一般都包括即时通讯、客户管理、人力资源管理、日常事务管理等模块，能够有效的帮助企业逐步走上规范化的管理道路。

第二，智慧办公的启用。这种智慧办公的重点主要是在办公自动化与信息技术的链接上，通过构建移动的办公自动化系统，就能够让工作人员通过移动3G网络在手机或者移动设备上在办公自动化系统当中发布信息与通知。随着当今手机功能的不断完善，以及平板电脑的盛行，移动办公自动化系统更是深受各大企业喜爱，提高了各部门之间的联系速度。

4.2 计算机办公自动化的发展前景

第一，保持高度的发展状态。现阶段计算机办公自动化在各个领域的开展越来越深入，相应地，我们也遇到了更多的新型问题。因此，我们必须要将其技术逐渐完善来面对层出不穷的问题。另一方面，网络技术也处于较高的发展速度中，特别是计算机技术方面的发展速度更加让人瞩目，这是促进计算机办公自动化技术保持更新的一大主要因素，只有新兴的技术才能应对具有挑战性的发展形势和应用型的工作要求。

第二，人才能力培养趋于多元化。计算机办公自动化的顺利开展对于所有程序的要求都非常高，所以在实际工作过程之中，办公操作职员的实际工作能力和整个团队的工作协调程度十分重要。未来的对于人才能力的培养，我们应该更加注重专业知识以及多元化能力方面的培养。

第三，良好配合实际管理的发展方向。现阶段的计算机办公自动化已经发展到较为完善的阶段，对于一般的日常工作任务都能够很好地进行管理。但面对下一阶段的发展趋势，其必须要与实际工作单位的具体情况相配合，注重管理思想和理念上的一致性，无论是机关单位还是企业或是事业单位，都要逐渐推进现代化管理方式，深入到这些企业管理系统之中并且更加深入，争取帮助单位在管理整体能力和全球竞争能力上有所提升。

第四，高度融合项目工作管理的发展方向。我们知道在单位的办公类型上有两大种类，即事务型办公和项目型办公，其中事务型办公的工作量要远远小于项目型办公的工作量。而现阶段的计算机办公自动化是主要针对的是事务型办公工作，在未来的发展之中，我们必须要将计算机办公自动化的工作能力与项目工作管理高度融合，这样才能够将办公任务更好的更加全面地完成。

5 结束语

总而言之，随着计算机办公自动化系统的应用，给现代企业的发展提供了巨大的便利，但是随着计算机信息技术的不断更新与社会的迅速发展，计算机办公机动化技术也需要不断的更新与发展，不断的增加新功能从而适应各个行业的使用，提高办公效率，节省人力与物力资源，使企业都能够得到更好的发展。

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