IT管理项目的成本控制措施研究

李浩良

摘要：随着人类科学技术的不断发展，数字化时代的不断推进，IT行业从一个新的时代角色逐渐成为引领经济发展的风向标，并且对人类的生产生活产生了巨大的影响。IT作为一个企业战略的重要组成部分，为了使得企业获得更快更好的发展，各个企业在IT领域投入了大量的成本，这样的结果虽然为企业带来了发展，但却暴露了对于IT管理项目成本的轻视，造成了资源浪费，因此企业有必要就这一现实情况进行研究。论文在分析成本管理的基础上，从宏观和微观的视角分析了IT管理项目成本的重要性，研究了现阶段IT管理项目成本控制的现存问题，最后提出了如何控制项目管理成本的措施。

关键词：IT管理项目；成本控制；措施研究

中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2015）17-0008-02

据调查，IT项目可以在计划时间以内完成的概率是37%，在成本预算以内的占42%，这个数据说明，IT管理项目的成本控制并不理想，而综合来说，要加强它的控制需要考虑时间、成本、质量以及风险等各方面因素。对于信息产业来说，尤其像计算机业和通讯产业，IT是它们综合科技的体现，更好的管理项目可以大大提高他们的经济效益，降低企业成本，在有限的资源下以很低的成本交付它们的产品和服务，提高产业在市场的的综合竞争力，同时也可以为用户带来产品效益，因此控制IT管理项目的成本势在必行，也是市场经济发展的必然要求。

1 成本管理概述

项目成本管理指的是为了保障项目实际发生的成本不超过原本的项目预算费用，使得项目可以在批准的预算内按照原本规定的时间、质量，经济高效的完成既定目标而开展的成本管理活动，其内容包括直接成本、间接成本、固定成本、变动成本、沉没成本以及机会成本。然而针对IT项目成本是在项目成本管理之内的，但却又存在一定的特殊性和差异性，它的成本大体可以分为两大类：开发阶段成本和维护阶段成本，由于IT项目较其他项目管理不同，它在开发阶段涉及的内容有软件开发成本、硬件成本和其他成本，即软件在开发过程中需要经历一个过程，这个过程中所有的阶段都需要成本，例如软件的分析和开发费用，到软件开发以后需要实施过程中的费用；维护阶段成本包括的内容有运行成本、材料成本和维护成本三部分，在软件维护阶段，也就是软件已经开始运行之后产生的成本，一个软件要正常运行离不开人工、材料、技术等等方面的支出，另外在软件运行过程中一旦出现错误也是需要费用，因此这些都属于是维护阶段费用。IT项目由于其本身的特点，造成了成本较高的特点，包括人工成本、直接和间接成本，加之它在维护阶段具有的不确定特点造成成本会出现变动，这种情况在一定程度上会影响IT项目成本管理，造成超出预算成本。

2 控制IT管理项目成本的重要性

从大的角度来说，成本控制对整个市场整个社会来说都是有利无弊的，成本控制不仅避免了资源的浪费，更对整个市场经济起着推进的作用。成本控制的问题可以从现阶段我国的企业管理现状来讨论，指出企业需要控制成本的具体实施方法和改进策略。从小的方面来讲，IT企业若想要在现阶段严峻的市场形式下保持稳定的盈利运转，最关键的还是严格控制好成本，这是本企业生存和发展的关键之所在，因此，有效的降低企业的成本，严格的进行成本控制，是企业在严峻竞争形式下求发展的一条重要途径。

IT项目成本管理涉及到软件或者产品开发的成本，直接影响经济效益，因此各个企业对于成本控制都有着较高要求，成本管理是企业根据自身需要开发的软件项目的总体目标和这个软件的具体要求，在项目实施过程中，对项目成本进行有效的组织、实施、控制、跟踪、分析以及考核等活动，以此来达到成本控制的目的。举例来说，一个企业在开发想新的项目过程中，在前期的工作中，对整个项目的开发过程各个阶段都做了完整的成本预算，但是在软件项目开始的时候突然发现一个软件缺陷，如果这个时候进行弥补纠正，那么产生的成本增加可能占项目总成本的一小部分，然而，如果软件缺陷发现的时间在整个软件开发后期，那么此时需要增加的成本可能是整个项目成本的几倍，因此对于项目的预算是极其重要的。

3 IT管理项目成本控制的现状

随着不断变化的市场环境，IT对于一个企业的发展作用的重要性愈加明显，在科学技术日新月异的发展中，IT也有了很大的进步，各个企业在其成本控制方面也有了很大进步，但综合来说，还是存在一些不足之处。表现出来的问题主要包括以下几个方面：

（1）对于成本基准线订立和控制不够

从现在企业对于IT管理项目成本的控制来看，普遍存在对于成本基准线的订立和控制程度不够高，由于企业对于这部分认识不够，因此在系统开发的过程中经常会因为这个原因造成IT项目成本过高。

（2）对于IT成本评估原理不够清晰

企业在系统的开发的时候常常会因为实际花费超过预算而导致开发失败的现象，这主要是由于企业在系统开发前期对成本评估的偏离造成的。很多企业在系统的时候注重开发过程，将更多的精力投入到了技术方面，而对于前期的成本评估认为不重要，结果往往会造成系统开发失败。

（3）项目短期成本和长期成本的控制不合理

IT项目在开发过程中由于复杂程度过高，因此涉及的工作人员和需要用到的材料以及开发阶段相应就会增多，这样一来，企业由于不能很好的控制这其中每部分的费用支出和人员的配备情况，造成前期开发和后期维护阶段成本管理不到位，项目费用支出过高。

（4）不能利用管理投资驱动IT投资决策

从以往IT项目开发对于项目管理来看，部分项目失败很大原因是由于没有利用管理投资来驱动投资决策，这主要是由于管理者认识的不到位，并且在开发的过程中也没有集思广益，而是通过几个人或是一小部分就进行了决策，这样的系统自然就会有缺失。

4 加强IT管理项目成本控制的措施

（1）订立和控制成本基准线

系统在开发运行之后需要大量的维护费用，而维护费用的产生和成本基准线密切相关，因此为了减少后期的维护费用，需要订立和控制成本基准线，这样可以做到两部分的成本的控制，为系统开发整个过程减少成本压力。具体在控制的时候，要求系统项目预算人员对各个阶段可能产生费用进行全面预算，把原本要占到整个系统开发70%成本费用的基线费用尽量降低，以此减少后期的维修费用。

（2）清晰理解IT成本评估原理

成本管理是企业在某一阶段某一时期预先设定的成本管理方案和控制目标，通过生成产品的成本来控制这整个产品成品在制造的过程中生产耗费以前对产品制造中产生的一系列会提高成本的错误方案和因素，采取相应的预防措施和调节措施，以此来保证企业的成本能够控制在最低水平，从而有利于管理目标实现的管理行为。清晰理解IT成本评估原理的目的是为了降低因为开发成本超过了原本预算导致IT项目失败，这就要求企业的管理层在系统开发预算的时候，要有专业性，不仅要聘用专业的技术队伍，而且对技术人员提出的方案进行明确决断，另外，对于专业人才提出关于系统开发方面的建议和意见应该采纳，在不确定的情况下，可以进行内部讨论或者咨询更加专业的人才，这样一来可以做到减少因为系统出现错误增加成本的情况，尽量做到成本预算的科学合理性。

（3）降低项目短期成本

降低项目短期成本主要是指在系统开发阶段产生的成本费用，包括人力资源成本，项目范围以及材料费用，要做到这点就要求管理人员在项目研发阶段进行专业评估，将系统研究方向明确，并且做到最小化，防止因为范围过大造成的成本浪费，另外在人力资源成本控制方面，要尽量减少不必要的工作人员，并且对于系统开发队伍要求专业性程度，这样在开发过程中出现由于人为因素出现系统缺陷的可能性就会降低很多，从而降低系统开发的整体成本。最后在控制材料费用这一方面，因为开发过程中会涉及到很多实际材料消费，那么管理者应该对于每种材料的用处以及使用阶段都做出正确决策，在采购的时候要选取符合质量要求标准的产品，不能因为贪图便宜选用劣质材料，造成系统出现错误，最终影响系统的开发成本。

（4）消减项目长期成本

项目的长期成本指的是在项目运行阶段产生的成本费用，包括人员费用，维修费用等等，为了做到这点，在系统运行阶段，管理层应该尽量精简整个系统么运行人员，不设虚职，对于每个运行环节需要的人员都应该有专业性要求，防止因为对于系统不了解的人员出现错误，增加成本。另外在运行过程中也要考虑到运行环节的重复性，对于不必要的环节或者是重复环节要及时发现并且纠正。

（5）利用管理投资驱动IT投资决策

IT影响是一个企业的重要因素，因此要引起每个管理者的重视，必要的时候管理者应该组建不同性质的队伍进行项目决策和分析。由于在IT项目中涉及众多环节和知识领域，在进行投资决策的时候，很可能因为领导层在某个方面的欠缺导致错误决策的产生，从而最终导致系统错误，影响项目成本，因此在项目成本管理的时候，管理者为了做到正确的决策，应该构建一支专业的决策队伍，由不同知识领域的人员组成，在考虑每个阶段的成本预算的时候，可以做到专业决策，从而减少系统错误。

5 结束语

综上所述可以看出，IT对于一个企业具有重要的发展意义，IT项目成本管理直接影响着企业的经济效益，虽然在过去的一段时间内，由于科技的不断进步，IT发展迅速，然而在IT成本控制方面企业存在问题却仍然不容忽视，比如：业务需求相对系统开发滞后、系统开发过程中额外业务需求量大以及人力资源成本估算不足等问题，针对这些影响系统开发成本的问题可以采取订立和控制成本基准线、清晰理解IT成本评估原理、降低项目短期成本、削减长期成本以及利用管理投资驱动IT投资决策这些措施来增强，以此达到IT管理项目成本控制的最佳水平，节约企业投资成本，使得企业可以实现最大利益化。

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