对高职院校档案管理工作创新策略的思考

吕亚梅

摘 要： 高职院校档案资源是高职院校办学过程中形成的重要历史资料，对于真实反映高职院校办学进展和促进高职院校可持续发展有着重要意义，因此，高职院校档案管理工作者应不断创新和改进档案管理工作理念、模式、方法，更好地为高职院校办学及管理工作服务。本文对创新高职院校档案管理工作的必要性进行了分析，并就如何实施高职院校档案管理工作的创新提出了一些思路和方法，期望为高职院校档案管理工作的创新与改革提供可行参考。

关键词： 高职院校 档案管理 创新随着我国高职院校办学改革不断推进，招生规模不断扩大，除了完成既定的人才培养任务外，越来越多的高职院校不断有新的科研成果和教育成果产生，在此背景下，陈旧的档案管理理念和档案管理手段显然与当前高职院校对档案管理工作的需求不相适应。因此，积极研究高职院校档案管理工作创新策略，有着很强的必要性。

1.创新高职院校档案管理工作的必要性分析

高职院校档案资源是保存学校建设与发展历史的重要资料，是对高职院校学生学习情况、教师教育工作的重要记录。从建校起，学校建设与发展的各种图文、影像资料均以档案资源的形式得以保存和管理，使高职院校以往发展历程和政策变迁均有依据可查，对于高职院校人才培养与科研工作有着重要的参考价值。做好高职院校档案管理工作，是促进院校发展的重要基础，是高职院校办学管理工作的重要内容。

近年来，我国高职教育事业高速发展，对档案管理工作提出了更高的要求，如何提升档案资源的质量，提高档案服务的便捷性和全面性，成为高职院校档案管理工作者必须思考的问题。随着信息技术的快速发展和档案管理理论的不断丰富，高职院校档案管理工作有了较大创新空间，借此契机积极引进新型档案管理理念和信息化档案技术，以及不断创新档案编研与服务工作有着很强的必要性。

2.高职院校档案管理创新策略

为全面创新高职院校档案管理工作，应采取以下策略：

2.1创新高职院校档案管理意识

创新高职院校档案管理理念，提升档案工作创新意识与服务意识，是促进高职院校档案管理工作不断创新的必要前提。对此，一方面要强化对档案工作人员的宣传教育，提升其对自身工作的认知水平，使其形成创新工作方法，提升档案服务质量意识。此外，还应强化人性化服务理念、信息化档案管理、全面管理、全过程管理等科学工作理念的宣传，为高职院校档案管理人员的创新活动提供启发与可行思路。另一方面强化对高职院校教职工的宣传教育，使其认识到档案资源对自身教育工作和科研工作的重要借鉴价值和指导意义，使其在日常教学和科研工作中自觉收集档案资料，为高职院校档案工作的创新与发展奠定良好的基础。

2.2创新高职院校档案管理模式

高职院校档案管理工作主要包括档案收集、档案划分、档案归档、档案保管、档案开发、档案利用等环节，为了提高档案管理工作效率和质量，应对各个环节的工作采取合理的创新手段，积极采取信息化、现代化档案管理模式，从而实现档案资源的共享性，以及档案管理的网络化与数字化。具体可采取以下措施：首先，对现有档案目录进行数字化建设，建立科学的目录查询系统，并结合档案资源的丰富性，对目录查询系统进行不断丰富与更新。其次，强化电子档案的建设与开发，结合办学特点和档案资源特征建立档案数据库。此外，利用扫描和录入等方法，将重要的纸质档案转化成数字化的档案资源。最后，充分利用高职院校教职工的办公系统终端，引导广大教职工在日常工作中规范上传有价值的档案资料，供档案人员分类和筛选，形成统一的、可共享的档案资料，进而使高职院校档案的归档效率、归档水平和归档质量不断提高。

2.3创新高职院校档案编研工作

以往，多数档案管理人员十分重视档案资料的归档和保管，对档案资源的开发与服务职能认知较低，导致许多档案资源的价值得不到发挥。在高职院校档案管理工作不断创新的过程中，档案人员应打破原有工作思路与工作模式，积极开展档案资源的开发与编研工作，努力提高档案资源的系统性、规范性，为档案资源需求者提供可靠、快速、方便的档案服务。对此，档案管理人员首先要对高职院校现有档案资源的类型划分、特点、优势与缺陷等进行整体把握，从而有计划、有目的地开展档案编研工作；其次在档案编研过程中积极寻求专家学者的意见和建议，对档案资源体系不断完善。此外，还应掌握编制和更新目录检索系统的方法，使档案编研成果及时被档案资源需求者利用，充分体现档案资源应有的价值。

2.4创新高职院校档案服务模式

高职院校档案资源有着较强的服务价值，充分体现档案管理工作的服务职能，不断提高服务范围和服务质量，是创新档案管理工作的有效途径。近年来，计算机迅速普及，高职院校均具备相当数量的多媒体终端设备，充分利用现有资源建立数字化档案管理系统，成为创新档案服务模式、提高档案利用率的有效途径。对此，高职院校档案部门应进一步加强档案信息系统的建设及相关数据库的建设，适时结合档案利用者的需求和使用习惯，优化档案信息系统界面，更新档案检索目录，为利用者提供更快捷、更方便档案服务。此外，结合院校师生需求积极开展档案知识讲座、档案展览活动，是拓展档案服务模式的合理策略。

3.总结

创新高职院校档案管理工作，是适应高职院校办学及管理工作需求，促进高职院校不断发展的重要举措。因此，高职院校档案管理工作者应积极学习档案管理新理念、新技术、新模式、新方法，增强创新意识，提升服务水平，强化对档案资源的开发与利用，使其更好地为高校师生、领导等档案资源利用者提供便捷、高质量的档案服务。

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