高职院校档案工作如何开拓创新

刘红隽

摘    要： 目前，有些高职院校的档案工作存在管理设施陈旧老化、管理队伍素质良莠不齐、规章制度不健全等诸多问题，制约了档案工作的创新和发展。本文根据目前高职院校档案管理现状，按照科学合理的原则，从领导重视、扩大建档范围、配置合格的档案管理人员、转变管理模式等方面，阐述了高职院校档案工作创新的思路，以探索高职院校档案管理在发展中创新的途径。

关键词： 高职院校档案    存在问题    创新原则    创新途径

一、高职院校档案工作存在的问题

高职院校档案是以原始记录保存起来，包含办学方针、政策;整个教学过程中师资配置、教学大纲、课程安排、学生管理等一系列教育活动中形成的，以文字、实物、音像等方式存在，以备查考、利用的原始材料。随着岁月的流逝，留下记忆的东西只有档案。虽然高职院校档案工作取得了一些成绩，但从整体上看，无论在思想观念、人员素质、管理方式还是利用服务等方面还都存在与学校发展不相适应的地方，相对学校其他管理部门来说，是一个薄弱环节。

（一）管理设施陈旧老化

近年来，许多高职院校档案多以藏为主，收集的档案资料越积越多，库房、设备占用增加，而档案作用发挥不够，所以一些单位领导有轻视思想，教学工作舍得投入，用于档案工作舍不得投入，与其他部门相比存在一定差距。由此带来弊端：首先，设备购置跟不上，原有设施许多是上世纪末高职院校成立时购置的，设施陈旧、老化，不能与时俱进地实现档案数字化和档案现代化管理。其次，管理和利用继续沿用手工劳作，工作量大，耗时长、效率低下，许多有价值的档案信息闲置在库房里“睡觉”，而无暇、无力编研开发提供利用。再次，没有先进的现代化、数字化平台实现档案价值、管理的共享，新信息进不来，成功经验不能分享，限制与同行、校际间、国际间的业务交流，制约学校档案工作的开展和创新。

（二）管理队伍素质亟待提高

档案管理是一项政策性、业务性极强的严肃工作，管理人员素质的高低决定了学校档案管理水平的高低。由于档案工作不被重视，对档案管理人员的专业培训被忽视，他们没有机会进行专业知识更新和掌握现代化操作技能，档案人员工作意识仍然停留在原有的工作基础和习惯上，思想观念陈旧，工作思路狭窄，使得一些错误的做法难以纠正。如一些价值高的档案材料不按规定存放而是和其他材料混杂在一起，不了解档案材料收集范围;花大力气收集来的材料没有保存价值，借阅时不作登记;文件用完不放回原处，等等，当遇到技术难题和突发性问题就束手无策，无所适从。由此可以看出，提高档案管理者的素质，是提升学校档案管理水平的必要手段。

（三）规章制度不健全

规章制度是保证档案管理体系健康有序运行的保障，规章制度具有强制性的约束力和保障功能。比如如果没有归档制度，部分教学和行政人员，对于散存于他们个人手中有价值的材料，可不按规定移交档案部门归档，不会追究其责任;档案员不及时索要也不会受到失职惩罚，档案的完整性无法得到保证。如果没有奖罚机制，功不奖过不罚;做好做差一个样，就会人浮于事，不思进取只求做到;不求做好，停留在被动、单一的服务模式上，管理创新无从谈起。

二、高职院校档案工作创新原则

（一）统筹管理原则

形成由校长、主管副校长、档案员、各系、部门具体负责人和兼职档案员组成的管理体系，把档案管理融入学校管理全局实行统筹管理，及时协调、沟通、解决档案管理运行中;与各部门间合作中出现的问题，发挥学校管理体制对其支持、指导和监督作用。

（二）管理制度化原则

档案从收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用到编研开发整个过程，每个环节都制定相应的管理制度，如档案立卷归档制度、档案查阅利用制度等，它们组成一个有机整体，相互关联、相互制约，保证系统整体功能有序化。同时，制度在矛盾产生、解决的过程中，逐步得到补充和完善，更好地发挥作用。

（三）服务实现原则

档案管理的最终目的是提供服务。在保证日常服务的同时，进行深层次开发，将其隐性价值转化为显性价值，使躺在库房里有价值的档案资源“鲜活”起来发挥作用，实现全方位服务。

三、高职院校档案工作创新途径

（一）转变思想观念

认识到档案是学校的财富;和在未来所具有的价值，将档案工作纳入教学工作计划中，在经费、设备、库房、人员等方面给予保证。档案库房配置，要设施齐全，达到“九防”要求，不惜财力开发或购买功能齐全的档案管理软件和配置相应的电子设备，为实现档案数字化和实现现代化管理提供条件。

（二）扩大建档范围

1.建立毕业生信息档案。把往届优秀毕业生作为典型，积极进行信息收集，制作成学校特色“名片”，以此作为学校“产品”的象征。对学生来说既是成功的范例，又是激励他们努力学习的动力，更是学校宣传自我;凸显自己的特色，以高“质量”产生的一种成功效应，不但提高学校知名度，而且增强档案的生命力。这些积极向上的荣誉档案无疑会对学生的思想、品德、人格等的形成起到潜移默化的引导作用。

2.建立学生德育档案，高职学生正处于世界观、价值观、人生观形成的关键时期，面对屡屡发生的考试作弊、作业抄袭、毕业推荐内容造假、助学贷款不还等种种不守信行为，学校可采取建立德育档案的办法，建立“立德”之档，强化大学生的诚信自律意识，使学生在思想观念、行为方式、价值取向、道德情操、心理素质等方面得以规范、约束和锤炼。

3.建立心理健康档案

培养学生具有良好的价值观念、信仰追求、道德情感，要建立在健康的心理状态之上。随着年龄增长、环境变化、竞争压力增大、社会阅历的扩展等，学生不可避免地出现或多或少的心理问题。因此，尽快建立大学生心理健康档案，及时发现问题及时疏导，不仅有助于教学，而且有助于帮助学生了解自己、发现自己和把握自己，形成良好的个性心理。

（三）配置合格的档案管理人员

档案工作者不仅要具备良好的思想品质和职业道德，更要有扎实的专业知识结构和较强的信息处置能力，为他们不断提供接受继续教育的机会，鼓励他们进行学历再教育，通过听学术讲座、参加会议交流、参观和专业培训，了解档案管理的最新发展动态，更新、扩充档案专业知识，学习同行的管理经验和方法。利用奖罚机制调动档案管理人员工作的积极性，挖掘他们的潜能，为他们在实践中探索与创新提供条件，创造机会。

（四）由传统管理向数字化管理转变

1.在校内，引进或开发先进的档案管理软件，利用局域网使各系部和部门实现网上立卷、归档、检索，以现代化管理手段替代传统的手工操作。围绕学校中心工作;加强档案的编研，进行全方位、多层次开发，将开发信息及时传递给领导、部门及学生，实现由单一被动服务向主动多元服务转变。

2.加入同行业的信息网络，实现远程信息的互联互通，拓宽信息获取渠道。（1）利用信息共享平台，了解国家有关档案发展的新动态、新趋势与新精神，把握管理动向。（2）参与同行业之间的业务交流，吸取他人成功经验，分享个人管理心得，将获取信息的渠道由单一性扩展到综合性、全方位。

档案工作创新不仅是高职院校现代化发展的需要，而且是学校档案工作自身发展的需要。它的每次创新都是档案工作者智慧的结晶和管理水平的提升，只有用创新思维指导档案工作思路、解决实践中存在的问题，才能充分发挥档案在教学、科研、服务社会等方面作用，才能实现在创新中发展，在发展中创新。

参考文献：

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[2]李霞.浅析现代高职院校档案管理服务工作的创新模式[J].科技信息，2011（28）.

[3]王军.如何做好新时期档案管理创新[J].档案管理，2013（06）.

[4]何奕忠.创新服务方式拓宽服务渠道[J].中国档案，2014（08）.