计算机自动完成城建档案排架编码研究成果

2015-09-04汕头市城市建设档案馆郑育能

中国建设信息化 2015年14期

文｜汕头市城市建设档案馆郑育能

一直以来，汕头城建档案馆都是以手工排架，手工排架操作分三步进行：第一步：首先要确定最后一个工程项目排架的终点位置。第二步：对已整理好的将要排架的工程档案按顺序摆放成一排，从起点开始用尺先量出一组城建档案，将上次排架最后位置开始编排，把该层排满并编码，然后依次分组量取案卷长度80公分(层宽度)档案长度并相应编码，直至排完为止。第三步：将分成各组的所有档案排架编码“库”“列”“节”“层”信息录入建设工程档案管理系统。

手工排架存在几个问题：一、容易出现错误。手工排架将要上架已装档案盒的工程档案项目顺序整齐摆放，分组累加或用尺子测量已装盒档案，对应于档案柜各层位置，登记档案库列节层排架号，操作过程经常会出现以下错误：多人操作出现混乱，排列位置出错，档案盒厚度累加数字心算出现漏算或多算，尺子丈量空隙过大或差错。二、手工排架不触及已进主库的案卷级档案脊宽数据，如果脊宽录入错误在排架过程中得不到有效地校对和改正。三、手工排架需要的空间场地较大，操作费时费力。四、手工排架最后还要将“库”“列”“节”“层”编码数据录入到系统中完善入库。

寻找使用先进的操作方式代替手工排架是我们的研究课题。我们注意到，在工程项目将要排架之前，工程项目的项目级、案卷级和文件级的有关数据已被著录入汕头市城市建设档案管理系统。如果我们能将案卷级的案卷脊宽和有关数据提取出来，按手工排架操作的规则，可通过编程，运用计算机运算来确定各案卷的“库”“列”“节”“层”编码，并将编码批量送入主库，再从主库调用数据打印案卷脊背，以实现城建工程档案排架工作自动化。

为实现运用算机代替人工自动排架，我们观察手工排架步骤，应先确定建设工程档案上架的排架初值。实际上这个值就是前一个已上架的某工程项目的终点位置。本人用visual foxpro 数据库编写出汕头市城建档案自动排架程序，在主库中计算出上次排架的终点位置值，确定出将要排架的工程项目排架初始值。

电脑自动排架初始值计算程序源代码：

*以上为赋值语句。将文本框库列节层赋值给kk1，ll1，jj1，cc1。

select zdjh，dh，jk，kk，ll，jj，cc，ajys from anjk1 into dbf pjcz where kk=kk1.and. ll=ll1 .and. jj=jj1 .and. cc=cc1

以上语句把主库中库列节层等于kk1，ll1，jj1，cc1的记录挑选出来，将总登记号zdjh，档号dh，脊宽jk，库kk，列ll，节jj，层cc，案卷页数ajys共8个字段数据复制并存入“pjcz”工作表中。

SELECT pjcz*选择pjcz工作表

GO top*指向第一条记录

Jk1=0 *脊宽初值先设定为0

以上为循环语句，如果检测到总登记号（zdjh）不为0并且记录还不到末尾，脊宽作累加计算

GO top*指针指向pjcz工作表的第一条记录

UPDATE pjcz SET ajys=0*设置ajys的值为0

REPLACE ajys WITH jk1*用该层脊宽累加值jk1代换ajys的数据，此时ajys的值就是初始值

电脑自动排架程序界面设计。首先将要排架的工程项目数据从主库中选择复制出来。程序界面的上部分是条件检索操作功能。如在选择条件文本框中选择“档号”，在运算操作选择文本框中选择“包含”，在检索内容文本框中填入要排架的项目号，将能从主库中提取该项目自动排架所需要数据。定位排架起点属性，分别用5个文本框“库”、“列”、“节”、“层”、“初始值”表征；档案柜存放档案及分组排列，分别用3个文本框“每列节数”、“每节层数”、“每层宽度”表征，如下图所示。

程序原代码简述：

select zdjh，dh，jk，ajys，kk，ll，jj，cc from anjk1 into dbf v_t where &yyyy1

以上语句意义：设选择条件参数为yyyy1（如“档号”包含I1.3-0323的条件），将符合条件的所有记录的“总登记号”、“档号”、“脊宽”、“库”、“列”、“节”、“层”、“案卷页数”数据复制出来，存于数据表v_t.dbf中，数据表v_t.dbf中引入“案卷页数”字段只是借用其位置作为 “脊宽”运算过程所用。