论院校科研项目档案管理

丁景荣

摘 要：本文主要就院校科研项目档案管理的现状，围绕管理中常见的问题进行了分析，并提出了意见和建议。

关键词：院校；科研项目；档案管理

科教兴国是我国经济发展战略的重要组成部分，而高等学校是科教兴国战略实施的生力军。院校科研项目档案是院校科研管理工作的重要环节，在很多人眼里院校重要科研项目档案等同于一般的科研档案，在管理工作中仍然按部就班，这势必造成很多重要的文件、材料不归档、归档不完整、不规范。研究分析院校重要科研项目档案管理，对于提高院校科研档案整体管理水平、发挥科研项目档案的利用价值、更好地为教学和科研服务有着积极的意义。

1 加强院校科研项目档案管理的重要意义

1.1科研项目档案的管理是科研档案管理的主体和重点，其科学管理手段对科研工作的进程、效率和质量起着重要的作用，同时也影响着科研项目档案的收集及档案价值的实现，研究分析院校科研项目档案管理中存在的问题，探讨解决问题的途径，对于提高院校科研档案整体管理水平、发挥科研项目档案的利用效益、更好地为教学和科研服务有着积极的意义。

1.2高等学校既是高等教育的“阵地”，也是科技创新的“战场”。在经济和科技全球化的今天，国家的创新能力已经成为决定该国在国际竞争格局中地位的重要因素。院校科研项目档案是院校在课题研究过程中形成的，归档保存备查的文字、图表、声像、实物等各种载体的历史的、原始的记录。项目档案所蕴含的具体信息，对于今后的科研工作具有积极的史鉴意义。

1.3院校科研项目档案是院校科研管理工作的重要环节，是院校档案工作的一个重要组成部分，是一种重要的信息资源，是知识创新、科技创新以及成果转化的基础和依据，它在科研工作中发挥着知识储备的作用。科研项目档案的管理是科研档案管理的主体和重点，其科学管理手段对科研工作的进程、效率和质量起着重要的作用，

2 影响院校科研项目管理的因素

2.1管理人员。管理人员的素质决定档案管理水平，但目前由于各种因素的限制，很多院校的教学科研档案管理的人员并非经过严格招聘而来，大多数都没能接受档案管理的正规教育，不具备相应的档案管理理论与实际操作技能。而且大多数管理人员属于兼职。

2.2档案设施。档案信息化管理是档案管理必然的趋势，要想实现档案信息化管理需要大量的资金来购入各种先进的设备，目前许多学校在这方面的投入不足，设施配备落后，不能满足科研档案管理的需要。

2.3科研人员。缺乏档案意识 很多的项目研究人员缺乏档案意识，不注意对项目各个环节产生的材料从头至尾的进行收集积累，只注重结论性、成果性资料的积累，使最终的档案材料成套性差。有的研究人员之间、协作单位之间由于科研成果的权属、名次之争，而引起争原始材料争报奖授功，而不愿把材料主动集中起来管理。造成归档不及时，材料不完整。

2.4规章制度 目前院校普遍存在科研档案管理工作不规范，档案部门、科研管理部门没有建立健全科研档案管理规章制度，缺乏对课题进行检查、指导和约束机制，容易造成把关不严，出现归档文件材料不完整的现象，给今后工作留下隐患。

2.5管理体制。院校科研项目的来源渠道丰富宽广，下达及指导院校科研项目的主管部门已由原来比较单一的科技口发展为多渠道管理。在管理中管理者忽视教学科研档案管理的现代化、高效化和智能化，在教学科研档案管理上着眼局部，缺乏整体的规划，工作的积极性和创新性发挥不够，在管理观念上依然习惯于传统的管理观念、理论和方法，与科研项目的重要作用不符。缺少部门之间的协调，在一定程度上造成了项目研究过程材料的缺失。

2.6科研项目特点。随着高等教育事业和国家科技事业的不断深化和发展，在这样的背景下，院校的科研项目在校内也由多个部门管理，院校科研队伍的多层次性和科研方向的多样性，决定了科研项目档案来源的广泛性和课题研究内容丰富、形式多样，也决定了科研管理涉及的部门多、制约因素多。由于科研项目是几个部门各自分管，管理人员处于“各自为战”的状态，对档案的管理在操作上有较大的随意性，管理水平参差不齐。院校科研课题专业性强，研究周期长，需要研究人员及管理部门在研究期内坚持长期做好日常档案资料的收集整理工作，但在实践中却很难坚持做到。

2.7研究经费。档案信息化管理是档案管理必然的趋势，但要想实现档案信息化管理需要大量的资金来购入各种先进的设备。然而很多高校的档案管理的资金来源都主要是依靠财政预算和上级的补助，但是那有限的资金却很难满足教学科研档案管理信息化的要求，正是因为如此，硬件设施无法跟上地方高校档案信息化管理的要求，使得高校档案信息化管理受到了严重的制约。

3 提高院校教学科石英档案管理质量的对策

3.1建立健全科研档案管理制度，实行规范化管理 要保持重要科研档案的系统性和完整性，必须建立和健全科研档案管理制度，注重科学研究原始资料的收集与整理，实行规范化管理。严格依据法律法规制定各项科学研究档案管理的规章制度，加强科研档案的管理，规范管理程序，完善管理体制，实行规范化管理，使科研档案管理工作规范统一，做到有章可循，保障档案资料收集、整理、保管和查阅工作的规范化和制度化，保证科研档案资料的系统性和连续性。

3.2加强档案管理人才培养。教学科研档案管理人员的业务素质直接关系到教学科研档案工作的质量，要加强對教学科研档案管理人员的岗位培训和继续教育，拓展档案人员的思维、知识面，认真做好教学科研档案工作人员计算机应用的理论和技能培训，使他们具有对数字化档案资料进行计算机处理的能力，成为既具备教学科研档案管理能力，又能熟练使用现代化技术的复合型人才。同时在深入了解教学科研管理工作的基础上，不断提高教学科研档案业务管理水平。

3.3完善档案收集管理机制。档案部门工作人员要抓科研项目档案建设，多渠道、多形式进行项目档案收集、整理、归档的指导工作，才能使科研项目档案的建档工作进入到规范管理的轨道。做好院校项目档案管理工作，是一项功在当代，利在千秋的事业，努力建立院校档案工作可持续发展和现代化管理的运行机制，以提高归档率、完整率和案卷合格率。

3.4开发科研项目档案的价值。院校重要科研项目档案管理，对于提高院校科研档案整体管理水平、发挥科研项目档案的利用价值、更好地为教学和科研服务。档案部门针对社会有关方面的需求，在保证有关档案机密安全的前提下，通过各种方式、方法，对科研项目档案中储存的科研信息进行发掘、整理、加工，将死的档案资料变成活的知识加以应用，指导科研实践活动，发挥更大的价值，满足研究人员及其他有关人员的利用需求。

3.5加大设备设施投入力度。档案部门应该要尽量的拓展资金的来源，积极的为教学科研档案管理配置各种能够适应时代发展的软、硬件设施，加快教学科研档案信息化管理的进程，促进院校教学科研档案信息化管理的实现。同时还可以积极的提供资金的利用效率。例如与当地的电信部门合作，获得相应的网络优惠支持等，与当地有关的IT企业合作，减少软件平台开发资金。

3.6拓展资金来源。各种财政预算可以作为教学科研档案档案信息化管理的主要资金来源，但却不应该成为唯一来源，档案部门应该要尽量的拓展资金的来源，积极的为教学科研档案管理配置各种能够适应时代发展的软、硬件设施，以便于能获得更多的资金支持，为信息化管理提供保证。同时还可以积极的提供资金的利用效率。例如与当地的电信部门合作，获得相应的网络优惠支持等，与当地有关的IT企业合作，减少软件平台开发资金。

4 结束语

加强院校档案管理可以为后期院校的教学工作提供了很好的参考依据，利用各种先进的档案管理技术和先进的管理理念，有效的提升院校教学科研档案的利用广度和深度，对于一些不宜公开的教学科研档案，可以实行限制型的利用方式，让这些教学科研档案也能够在一定的程度上呈现出应有的价值。

参考文献

[1]毕保良；郝一沁；吕霞；；浅议院校科研档案管理的问题及对策[J]；农业科技管理；2010年06期

[2]林华，高职院校科研项目档案管理的现状及对策；《山东档案》；2011年01期

[3]冯东海；；浅谈高校科研档案管理[J]；内蒙古科技与经济；2012年15期