新常态下做好医院档案信息资源开发与利用的策略研究

谢毅

摘 要：医院档案作为医院医疗、科研、教学及管理活动和成果的直接记录和结晶，其信息资源的开发与利用已成为医院现代化进程中不可或缺的重要环节。本文就国家经济发展新常态下，全国医改新形势下，探讨如何破解传统医院档案信息资源的开发与利用的瓶颈问题，分析医院档案信息资源开发利用的新途径、新方法，找准切入点和落脚点，放大档案信息资源在医院现代化建设发展中的作用，以适应时代发展要求，适应医疗体制改革需要，适应医院转型发展需要，并在此基础上，提出做好医院档案信息资源开发与利用的几点对策。

关键词：医院档案；信息资源；開发与利用；策略

当前，全国医药卫生体制改革已进入攻坚区和深水区，改革医院内部运行机制、提高医院管理水平是全面各级医院面临的重要课题。而作为医院管理工作的重要组成部分，档案信息资源的开发与利用已成为推进医院现代化进程的重要环节，放大档案信息资源在医院现代化建设发展中的作用，对于进一步提高医院整体管理水平、打响知名度、提高影响力具有重要意义。

1 传统医院档案信息资源开发利用模式及存在的弊端

1.1 医院档案“重藏轻用”1的思想根深蒂固。医院是以医疗工作为主的公益机构，医院档案涉及领域宽、种类多、专业性强，由于医院档案的特殊性，其信息资源的开发与利用往往得不到管理层的足够重视，尤其在全国大部分医院中，医院综合档案室往往只是医院办公室内设部门，往往被功能定位为收集、保管资料的一个部门。“重管理、轻服务”2 思想固化，对于外来借阅资料的，往往只停留在就事论事的直接提供材料，即“你来找我来查”的守业型被动服务，缺乏超前工作、主动服务1。

1.2 缺乏档案信息共享意识。医院档案包括医院文书、人事、党务、医疗、财会、科教、声像、实物、基建、设备等各类档案，相对于其他行业档案信息，具有相对保密性，医院更加追求自我实体的拥有，同时由于这些档案具有业务性强、专业性高的特点，往往开放性不高，利用者往往只局限于本院工作人员，缺乏与社会、人民群众的共享意识。

1.3医院档案管理制度、档案管理方式相对落后。与现代医疗科学技术不断发展相比，目前医院档案管理从硬件（如设备、环境）到软件（如管理思维、理念、方式）等发展都相对滞后 3，这些落后的档案管理制度也间接影响了档案信息资源的开发与利用，有些很有价值的科研成果，由于管理不到位，未能及时整理归档，影响其价值的利用与发挥。档案管理方式缺乏创新思路，档案信息服务往往局限于档案的外借、阅览、实物陈列、展览等简单的服务方式，对于档案信息深层次开发的服务，如定期跟踪、光盘检索、网上浏览等却很少提供，使很多利用者感到不方便或无功而返。

1.4 医院档案信息化管理推进缓慢。相比医院电子病历系统、临床检验系统、影像系统等医院常用的信息系统，医院档案信息系统的发展相对滞后，发展缓慢，医院档案管理软件大部分跟不上现代医院管理的需要，以福州市属大部分医院为例，现有的13家市属公立医院只有4家有真正利用电子化管理，，有些只是依靠计算机录入目录等，还有些医院还沿用传统的手工管理方式，导致档案信息资源开发利用是常存在检索困难、查准率低等诸多不足。

1.5医院档案工作者素质参差不齐。一是从事医院档案管理工作的队伍中档案专业人员较少，知识面较窄，知识结构不合理。二是在观念上，有些医院档案管理人员由于长期的习惯，往往按部就班开展工作，对如何做好档案信息资源的共享缺乏足够的重视和研究，一些档案工作人员重保存、轻利用，不能把死档案变为医院建设服务的生动教材3，导致具有较高价值的科研、学科建设、文化建设等档案资源没有发挥应有的价值。

2 医院档案信息资源开发与利用的路径选择

档案管理的目的就是最大限度的开发档案信息资源，医改新形势下，加强医院档案管理，就是要适应医改形势，服务医院发展，使档案发挥其潜在的社会效益和经济效益，这也是当前医院档案管理工作面临的重要课题。

2.1医院档案信息资源开发与利用要服务社会，满足患者需求。医院档案工作逐步社会化，要求档案信息资源的开发与利用必须与时俱进，以服务社会和满足患者需求为导向，随时提供有价值、准确的档案信息。档案开发利用应当坚持以人为本，将社会和患者的需求作为工作的出发点和落脚点4，把以人为本的人文思想作为创新档案工作的一把钥匙，放弃传统的坐等上门观念，主动提供服务，积极为社会和广大患者查阅档案信息，努力查找和扩大档案线索，为开展科研、撰写论文、解决医患纠纷、出具病历证明等提供相关资料。

2.2医院档案信息资源开发与利用要服务医院转型发展、提供决策支撑。做好医院档案信息资源开发利用是研究和借鉴医院发展历史经验的重要参考资料，也是医院领导决策、处理问题、布置工作、制定计划必不可少的重要条件之一，对研究医院的学科体系和技术体系建设具有重要意义。要把医院档案开发与利用着力点放在提高医院管理水平、加快医院改革步伐和转型升级发展上，以最佳的效果服务于医院建设发展。

2.3医院档案信息资源开发与利用要服务医院文化建设和品牌建设5。医院档案建设是医院文化建设工程中的一个子项，而且是一个具有重要功能的子项，如果一个医院文化建设忽视了档案信息资源的开发利用，就会导致医院历史记录的不完整，严重影响医院文化的传承与发展。从档案管理角度看，医院档案无论从认识上还是定位上都要为医院文化建设服务6，要重点关注“为医院管理工作服务、为提高医疗质量服务、为医德医风建设服务、为医院基本建设服务”等方面，努力将档案资源的开发利用定位到医疗、教学、科研、党建、精神文明和思想政治工作之中，并通过优质的服务，满足医疗、教学、科研、管理以及患者的需求，真正使档案工作成为医院宣传教育、信息咨询、解除疑难、联系社会的窗口、纽带和桥梁7，进而打响医院品牌。

3 提高医院档案信息资源开发利用的几点对策

3.1准确把握档案信息、做好采集工作2，是做好档案信息资源开发与利用的前提。档案信息的采集是做好档案管理工作的第一步，首先要通过建立完善的规章制度，减少档案管理的随意性，使档案信息收集工作的每个环节的运行都有章可循。其次要积极收集医院不同门类档案材料，实行集中管理、统一考核，促进医院档案工作规范化、科学化健康发展。第三要建立兼职档案管理员队伍，每个部门和科室确定一名兼职档案员，便于各个层次和部门的文件材料和收集和整理，提高了档案的归档率。第四要在采集档案信息的基础上，要大力开展档案的汇编、编研等编纂工作，把分散的档案资源收集整理、综合分析、研究利用，形成有价值的档案信息资源。

3.2 加快信息化检索体系建设，是推进医院档案信息资源开发与利用的最有效手段8。信息技术的迅猛发展及在档案事业中的广泛应用，使档案管理的实践和环境发生了历史性、革命性的变革，加快信息化检索体系的建设步伐，首先应着力转变静态管理为动态管理，通过建立科学便捷的检索工具，改变传统检索过程的繁琐、费事、枯燥，保证档案检索工具具有科学性、系统性、实用性。同时，还要根据医院的工作实际和发展要求，丰富检索目录和内涵，如案卷目录、全引目录、专题目录、专题索引、文号目录，为利用者提供快速便捷的检索服务。当前，国内一些大型医院在档案信息資源的开的利用方式上，还创新出现了区域内远程利用等，这样既加强了各级医院信息的横向联系，又打破了部门界限，这种以用户第一，藏用结合的方式，满足了医疗、教学、科研的需求，也必定会收到更好地社会效益8。

3.3以提供服务为出发点和落脚点，是做好医院档案信息资源开发与利用的关键。在开发和利用档案信息资源时，虽然鼓励做到多角度、多样化，但不可能做到个个兼顾，面面俱到，多是按需开发，讲究轻重缓急。为了使有价值的档案信息资源得到有效开发和最优化的利用，档案工作者应通过各种方式掌握利用者的需求信息和利用规律，了解其需求档案的种类、数量和内容，主动提供服务。

3.4依托新媒体，加大对医院档案信息资源的宣传。要充分发挥医疗行业的特点，利用卫生专业技术人员档案、科研档案、病案等管理资料，积极编写医疗动态信息，及时宣传医院特色专业和重点学科，提高社会效益，方便患者就医。比如：可进一步加大医院名老中西医和院内制剂等档案信息宣传，将他们多年的临床经验总结起来，转化为一个个新技术、新产品，在为社会和患者服务的同时，也将为医院带来了显著的经济效益9。同时，还能通过新媒体进行宣传，这样既宣传了医院，宣传了专家，又给医院创造了走向市场的良好环境和有利条件5、6。

3.5提高档案工作者业务素质，是做好医院档案信息资源开发利用的重要保障。医院档案工作者要勇于打破过去那种封闭、单一和死板的档案信息开发利用模式，变被动为主动，大胆改革，建立适应医改形势、适应医院发展的方式方法，及时满足各方面档案信息的需求。要加强自我学习，提升服务水平，更新服务手段，树立以开发利用为中心的业务指导思想，使利用者在获取利用档案信息时，能最省时省力的获得最大的信息输出量，发挥档案利用的最大效益。

档案工作建档是基础、管理是关键、利用是目的，认识不到这一点，必然不能深刻理解档案资源开发与利用的重要性10。新常态下，现代医院档案管理不应局限于各门类档案的集中保管，而是一项高标准、高质量的系统工程，多途径、多渠道地开发利用医院档案信息资源，既要坚持按规章制度办事，又要注意改善服务态度，提高服务质量，变被动为主动，使医院档案工作获得最大效益，推动医院整体管理水平的提高。

参考文献

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