浅谈档案管理工作的信息化建设

摘 要：当今世界经济发展的一个重要特征就是信息化，并且这样的发展趋势越来越明显。这就给档案工作提出了新的信息化建设的要求，这是新的机遇也是巨大的挑战。本文从多个方面来论证了档案工作中的信息化建设的重要性、存在的问题，最后从比较实操的角度提出了建设方法和措施。

关键词：档案管理；信息化

在当今全球信息化发展的大潮流下，档案工作也不能回避这样的科技发展趋势，需要积极调整工作方向，努力朝着信息化发展的方向进步。这就需要从数字化、信息化等方面来保证档案信息的准确、安全、有效，这样才会提高安安工作的效果。因为在信息化时代，档案工作已经在硬件上具有了进行信息化工作的条件，比如非常便利的传真、电脑、物联网等等。所有，本文是站在世界信息化发展的趋势的角度上来分析档案工作的信息化建设这一关键议题的。

1 档案管理信息化的必要性

1.1 档案管理信息化的内容

档案管理的信息化建设的内容很丰富，它会利用到计算机和互联网的技术，通过使用信息系统对档案信息进行加工和整理，并通过计算机网络来完成档案信息的输送，从而实现档案信息资源的开发和配置，也实现档案信息资源的共享。所以，从这个角度来看，档案工作的平台是离不开信息化的，其核心构成必须要以信息化为基础。档案管理信息化的内容，一方面包括档案信息资源的建设，也就是说对档案信息本体进行规范化、标准化的建设，在这个过程中需要通过数字化和网络化的技术手段建立起来；另外一个方面，还需要做好档案基础平台建设，也就是说档案网络渠道和系统的建设，这是档案管理信息共享技术的技术平台，在这个技术平台上实现档案管理工作的信息化的有效推进。

1.2 档案管理信息化的优点

因为正是具有如此多的优点，档案管理信息化才变得如此重要。一般来说，档案管理信息化的优点主要表现在：促进了传统档案工作的流程和质量控制，改变了被动保存为主动利用为主；信息化比传统的纸质管理更加便利化、更加好存储、更加好整理、更加好加工、突破时间和空间的限制等等；信息化的档案信息查阅更加方便，不需要复杂的的手续，也不需要实地查看，在网络上完全可以搞定。

2 檔案管理信息化建设的现状

虽然信息化是当前世界发展的一个潮流，很多的档案管理工作人员也认识到信息化建设的重要性，但是在实际的过程中，还存在很多不足，存在的问题也很多。

2.1 档案管理信息化覆盖范围不广

放眼当前社会现实，电子商务发展很迅速，电子文件更多，但对它们的归档和保存就面临一个棘手的问题。因为很多企业只是对纸质文件进行归档，但对电子文件没做归档工作，这就给档案信息化建设提出了难题。另外，这也给档案管理提出了安全性难题，因为我们的系统大部分都是国外的，这些核心技术缺乏安全性，如果做好档案信息的归档，就会给信息安全重大事故。

2.2 档案管理信息化技术不够

如果没信息技术的发展，档案管理的信息化就无从谈起，所以信息技术仍然是非常重要的。但事实是，我们国家的档案信息化工作的技术还是比较落后的，此外，一些不安全的网络技术因素诸如黑客、病毒等会促使信息化技术面临巨大的难题，也影响到了档案信息化技术的采用。

2.3 档案管理信息化时效性不高

档案管理工作部门没有先进的信息化经验借鉴，也没有相关的技术指导。在信息化建设过程中，不能够全面地认识到信息化的作用，开展工作往往是倾向于保存，忽视了利用，基本上是把一些以前的纸质档案变为电子档案，没有档案信息化建设的规范和标准，这些都阻碍了档案管理工作信息化的发展。

2.4 档案管理信息化专业人才缺失

档案管理信息化建设面临的另一大难题，就是缺少专业档案信息化人才。档案管理信息化工作专业性很强，不仅需要精通档案管理的经验，还需要熟悉计算机技术、网络技术。遗憾的是，很多单位重业务重发展，对不直接产生经济效益的档案部门不重视，目前的档案管理工作很少能找到具有上述条件的人才，管理人员不是缺少技术就是没有经验。

3 加强档案管理信息化的对策

档案信息化是提高档案工作水平的重要途径，特别对加强档案的利用具有重要的作用，是企业档案工作应对当前形势，破解工作难题的一把利器。档案工作如不走向信息化，将严重拖住企业发展的后腿。针对上述问题，拟提出以下措施加强档案管理信息化建设。

3.1 做好档案信息化规划，科学实施档案管理信息系统

企业要把档案信息化和数字档案馆室建设纳入本单位信息化建设整体规划，统一部署、同步实施，从人力、财力、物力上统筹安排，确保档案信息化与企业信息化协调发展。运用科学的方法做好档案管理信息系统的需求设计、开发、安装、调试、切换等工作，实施过程中充分兼顾当前需要和未来发展趋势，既要有利于提高档案管理效率，又要有利于档案信息长期保存和安全保密。加强档案管理信息系统运行维护工作，企业可以根据自身特点建立适合档案管理信息系统特点的功能和数据运维机制，做好档案管理信息系统备份，保证档案管理信息系统安全、顺畅地运用。

3.2 加大档案信息化的利用，大力促进资源共享

当前许多企业正在把一些纸质档案转换为电子档案，进行二次储存，以便于档案信息的查询和使用。但是受到电子文件的连续性因素，一些档案需要扩建和补充，同时为了保障档案信息化的利用功能，把档案信息资源可以统一进行管理和定性，相互之间制订出统一标准，把档案分门别类，方便日后资料查询。此外，为了更好地利用档案资源，对于档案资料的查询开发有效的信息检索工具，提供深层次、高质量的档案信息产品，不断挖掘档案的价值，努力把“死档案”变成“活信息”、把“档案库”变成“思想库、知识库”，更好地为企业管理、发展服务。另外要统筹协调，充分利用已有的信息传输网络和平台，积极推进企业所属单位档案信息资源共享，支持把可公开的各类档案信息上传至本企业网络，建立检索利用中心或目录中心，开展远程利用，使档案利用突破时间和空间限制，最大限度地实现共享，实现对企业的“业务全渗透、结果全记载、过程全监管、数据大服务”，从而成为企业管理的有力工具和有效手段。

3.3 加强档案管理信息化人才培养

档案信息资源的开发，从资源的形成、积累、贮存、管理到开发利用，是一个涉及面很宽极为复杂的系统工程，要使这个系统具备良好的服务功能，保证创造最佳的社会效益与经济效益，关键是要培养一批既懂档案业务又具有网络技 术知识的复合型人才。“万事人为本”，档案管理人员要有良好的信息观念，在从事档案工作实践中应具备对档案信息的收集、理解、分析、处理的能力，不断提高计算机技术、网络信息 安全技术及外语能力，还要善于开发新型档案信息资源，及时、准确、全面地為档案的利用提供服务，这样才能保证档案信息的安全开发利用。另外，档案部门应加强教育培训工作，培训内容要紧跟信息时代的需求，与时俱进，开拓创新。

3.4 加强档案管理安全控制

档案信息管理应建立健全人防、物防、技防三位一体的档案安全防范体系，做到万无一失，保证绝对安全，因此应该做到以下5个方面：①对于档案和资料设置一定的权限，用户没有相应的权限不能访问和查询；②设置内部网络和外面网络，内部人员使用内部网络，外来人员使用外面网络，不可以直接获取到资源，只可以进行查询；③建立防火墙，防止病毒事件发生，定期进行信息网络杀毒；④定期对档案电子资源进行备份，防止出现机器损坏事故，造成档案丢失；⑤重要档案实行异地、异质备份保管，确保党和国家重要档案绝对安全。

3.5 加大资金的投入

企业要把档案管理信息化所需的设施建设纳入基础设施建设项目，统筹规划，统一建设。要科学合理核定档案工作经费，将档案部门在文件收集、鉴定、整理、保管、抢救保护、安全保密、数字化、现代化管理、提供利用、编纂、陈列展览及设备购置和维护等方面的经费列入总部预算。

4 结束语

档案信息化建设是一项长期、艰巨的战略任务，在档案信息化建设的过程中，必须始终把依靠科教振兴档案事业战略放在十分突出的位置，全面提高档案科技创新能力，不断加大档案教育工作的力度，培养和造就一大批掌握现代科学技术知识的复合型档案人才和各类专门人才，以应对信息技术迅猛发展对档案工作提出的挑战，提高档案管理现代化水平，实现档案事业的持续发展。

参考文献

[1]王晓红.《树立档案管理工作创新意识的思考》.《长春金融高等专科学校学报》，2003年第02期

[2]赵金凤.《浅谈档案管理现代化与档案信息化建设》.《水利建设与管理》.2010年第12期

[3]马雪松.《档案管理基础工作在现代档案管理中的作用》.《中国新技术新产品》.2011年第12期

[4]翟华.《知识经济下档案管理工作的加强与提高对策》.《中国新技术新产品》.2010年第10期

[5]刁学玲.《浅谈新时期企业档案管理工作对企业发展的影响》.《铁道建筑技术》，2011年第08期

作者简介

曾晓玲（1964—），女，汉，湖北远安人，大专，研究员，从事财务与基金监督工作。