加强医院设备档案规范化管理的研究

李碧玉

摘 要：医院设备档案在医院管理、医疗以及科研教学等方面都起着关键的作用，文文首先系统的分析了现阶段医院设备档案管理的现状，在此基础上对加强医院设备档案规范化管理提出了几点建议，通过合理的措施来促进医院设备档案的规范化管理是非常必要的。

关键词：医院设备档案；规划化；管理

1 引言

医疗行业的一个明显的特点就是其具有的科技含量很高，特别是对于那些二级甲等以上的医院，其必须要配备大量先进医疗设备，这些先进的医疗设备在诊断及治疗各类疾病、进行有关科研试验中都起到了极为关键的作用。建立规范化的医院设备档案有助于最大程度发挥医疗设备在各方面的作用，可以从一定程度上提高医院的硬件水平和经济效益，使临床服务变得更为及时有效[1]。因此，研究如何加强医院设备档案规范化管理是非常有必要的。

2 医院设备档案管理的现状分析

2.1 对医院设备档案管理工作的认识不足

医院设备档案工作有助于医疗设备的各项管理工作的顺利展开，同时，科学的运用医疗设备档案信息资源可以使医院获得更大的经济效益和社会效益[2]。虽然有关部门一直大力宣传医院设备档案管理工作的意义和作用，但是，医院设备管理部门由于各方面原因（经费、人员、设施等）[3]仍未对设备档案管理工作提起足够的重视，实际工作中设备档案管理工作可有可无的问题仍然严重。

2.2 尚未建立健全的设备档案管理机构

有些医院一直采用的管理方式使得针对同一家单位可能会存在多个部门对设备档案进行管理，这使得管理工作中职责不明现象较为严重。有些医院尚未建立一套完善的设备档案管理标准，档案管理工作大都按照自身的理解及经验进行，一些本来应该纳入管理的档案有时会被遗漏。现阶段大多医院采用的设备档案管理方式主要可归纳为两类[4]：一种是医院设备科负责设备档案管理工作。这种设备档案管理方式没有制定明确的保管期限；另一种是综合档案室负责设备档案管理，这种管理方式的缺点也比较明显，较为突出的一点是内容收集不全。

2.3 没有明确的保管期限

目前设备档案的保管期限大都按照该设备的规定使用寿命来确定[5]，但从根本上讲这种方法是不科学的。现代技术的日新月异加快了医疗设备的更新换代速度，同时，各类医疗设备的使用寿命不尽相同。医疗设备几年后就有可能面临淘汰，设备淘汰后与设备有关的档案材料中的一些也就没有继续保存的意义了，但是设备档案中有关该设备的购置、使用、报废等的一些材料还具有一定的科研、决策等参考价值，所以，将设备的寿命作为设备档案的保管期限是不够科学的。

2.4 设备档案管理人员素质参差不齐

现阶段，设备档案管理部门中档案专业出身的工作人员数量较少，没有形成合理的知识结构，同时，从事设备档案管理工作的人员普遍学历偏低，缺乏现代的档案管理知识，有些人员的专业素质已经无法满足现阶段设备档案管理工作的要求，严重影响了设备档案管理水平。

3 加强医院设备档案规范化管理的措施

3.1 完善管理机构配置

实现对设备档案规范化管理应首先对机构配置进行完善，笔者认为应成立由分管院长为领导的设备档案管理小组，制定符合实际的医院、科室、操作人员三级设备档案管理模式，应定期组织召开会议，对设备档案工作目标进行明确，对医院设备档案管理制定进行合理修订和完善。

3.2 堅持“集中统一管理”的原则

医疗设备档案具有很强的特殊性，有关医疗设备的档案材料很多，并且这些材料通常要有较长的归档时间，以一台大型的医疗设备为例，这类医疗设备的论证过程、购置环节、安装过程以及日后的使用维修和报废都会产生大量相关材料，这些过程将延续很长的时间；医疗设备档案的另一个特点是多样性，有些医疗设备是国产的，而有些医疗设备是进口的，这使得设备档案材料会涉及到多种文字语言，另外，设备档案材料包括照片、录像带、录音带以及纸质材料等多种类型；三是设备档案材料使用频率较为频繁，同时会涉及到多个科室。鉴于以上这些方面，对设备档案进行集中统一管理是非常必要的，否则容易出现影响设备档案完整性的丢失、破损现象。

3.3 明确设备档案的归档范围

相关规定要求对于价格在1000元以上的医疗设备都应建立完善的设备档案，并对档案进行规范管理。设备档案的归档范围极为重要，对于应建立档案的设备，在该设备的购买、安装、调试、使用、维修以及报废等环节中形成的具有一定保存价值的文字材料、图表材料以及音频视频材料都应该进行归档保存。设备购买过程中一般会形成以下档案材料：政府采购计划报批表、论证报告表、申购单、购销合同、医疗仪器生产许可证、协议书、发票复印件、设备装箱单、设备运输单据等多种。当购买的设备享受国家免税政策时还应包括海关免税证明、报关单、外贸合同、商检报告等材料。设备使用过程中形成的档案材料通常包括操作规程、设备的使用及维修情况记录、使用率和完好率记录以及设备每年所创造的经济效益等资料。

3.4 完善设备档案的存储及借阅制度

应及时对归档的设备档案进行登记造册，这样有利于设备档案的存储和借阅。当设备档案需要外借时应严格按照相关制度进行，外借的档案材料通常是复印件，如有关部门需要借阅设备档案原件时，应严格限制其借离期限，并及时催还。移交到档案室的设备技术档案可将其复印件交由设备科的专职人员进行管理，对于那些要求存放在使用科室的资料也应使用档案资料的复印件，这样有利于保证原件的完整性，避免原件分散保管造成原件遗失。

3.5 合理运用现代信息技术

设备档案管理的规范化离不开现代信息技术的支撑，利用现代信息技术可实现对设备档案的主题、目录等内容的科学管理，方便信息查阅工作，可从很大程度上提高设备档案的管理效率。

3.6 将设备档案管理工作纳入考核制度

为了规范对医院设备档案管理工作，实际工作中可将有关部门的设备档案管理工作作为医院目标管理责任制的一部分，将该项工作的工作成果作为院部对科室考核的一项参考指标，将工作业绩与设备档案管理有关人员的职称晋级、考评以及年终评优结果挂钩。这样有利于有关工作人员做好自己的本职工作，对于设备操作人员来说，应做好日常维护保养工作并及时记录。设备工程技术人员则应做好设备的维修工作，并将每次的维修情况进行详细记录。各科室将自己可是的工作记录每半年向设备科负责人上交一次，设备科将材料进行整理后交档案室存档保管。档案室要做好设备档案保管工作，对日常的保管借阅情况也应做好记录备查。

4 结论

医院有关部门加强对医疗设备档案的管理有利于切实保证设备质量保证、提高医院的经济效益和社会效益。本文对医院设备档案规范化管理提出了几点建议，包括完善管理机构配置、坚持“集中统一管理”的原则、明确设备档案的归档范围、完善设备档案的存储及借阅制度、合理运用现代信息技术以及将设备档案管理工作纳入考核制度几个方面，望本文研究有利于医院设备档案管理的规范化进行。

参考文献

[1]张鲁闽. 医疗设备档案在医院管理中的作用[J]. 中国医疗设备，2009，05：84-86.

[2]章洁，史维新. 浅谈当前医疗设备档案管理的难点及对策[J]. 档案与建设，2011，10：67-68.

[3]何彩平. 医疗设备档案的建立与管理[J]. 中国医学装备，2011，12：58-60.

[4]周建学，杨继庆. 探讨医疗设备档案的科学管理[J]. 中国医学装备，2011，12：69-71.

[5]朱学君. 医院医疗设备档案管理工作实践与体会[J]. 现代医院，2010，03：134-136.