浅谈电子签名在工程项目档案信息化管理中的应用

2015-08-28张军

卷宗 2015年8期

关键词：电子签名工程管理档案管理

张军

摘要：随着计算机技术在工程项目管理的广泛应用，传统文笔签名方式已经成为阻碍工程项目信息化管理发展的瓶颈。本文以交通建设项目为例，对电子签名技术在工程项目文档管理中的应用等问题做了探讨。

关键词：电子签名；信息化；工程管理；档案管理

1 传统文笔签名方式已不适应项目工程档案信息化发展的要求

1.1 工程项目产生大量需要及时归档文件

1.来源于人工整理的纸质文件，未达到及时归档的要求。项目在建设期间，由于各种因素经常造成资料的缺失，致使工程完工后档案不及时、不完整、不规范、不系统问题；普遍存在卷内目录与实际整理文件不符合，卷内资料漏失等现象。在立卷时间上，档案人员通常累积起来一次立卷，这既不符合立卷要求，也不利于查找利用。

2.其他管理系统广泛应用需要脱离文笔签名。例如，随着工程质量监督系统的应用，产生的大量电子文件，这些电子文件采用电子签名的方式代替手工签名。按照目前档案处理办法，需要在系统中打印纸质文件再进行手工签名再存档。在信息技术高度发达、日臻完善的今天，这样的工作效率非常低下。

1.2 传统文笔签名阻碍工程项目信息管理系统的应用

1.现行文笔签名模式给工程建设项目档案管理带来沉重负担。现场施工技术人员为“清稿记录”而新产生的文件“原始记录本”，将原始记录本的数据录入信息系统，系统各责任人进行审核签名后，打印成纸质文件需再次审核签名。这样，二次转录行为给数据的准确性带来较大的风险，也增大了文件單位的工作量。

2.施工单位、监理单位档案的形成工作量倍增。除工程结算表格外，工程质量监督系统产生的电子文件占施工单位、监理单位所做档案的80%以上。按照目前文笔签名的处理办法，把数据录入到工程质量监督系，在档案软件中收集组卷后，再打印纸质文件进行手工签名，比原来只做纯手工资料的工作量要翻倍增加。

3.施工、监理单位档案的形成难以做到同步。目前，在实施工程质量管理系统，施工单位普遍存在施工原始记录录入不及时、相关责任人签署不及时的现象。施工原始记录录入并审核完成时间与施工实际时间相距较远。笔者对项目档案资料的同步性调查，普遍反映从数据录入到完成审核，需要7-10个工作日。施工单位最短完成时间为2天，甚至长达半年之久。监理情况亦出现类似情况。

4.为满足档案数字化条件，再次将签名后的纸质档案以扫描存储成PDF文件。这种用传统签名的方式已无法适应当前普及自动化办公系统和工程项目信息化管理的需要，使工程文档管理过程复杂化，降低了信息管理系统自动化程度和工作效率。

5.影响了工程档案的内在质量。监理、项目经理和工程技术人员每天要完成大量的工程文档签认工作，面对成堆的工程文档，需要逐页签署，把大量的时间用于签字，容易造成为尽快完成文件签署而忽略对文件内容的审阅，影响了工程文档的质量。

6.真正具有“原始记录性”的数亿业务系统电子文件丢弃，没有存档。

档案的基本属性是“原始记录性”，由各业务信息管理系统打印出来形成的纸质文件，与《档案法》中档案的定义是相悖。一是，从理论来看，由业务系统打印出来形成的纸质文件，不是直接形成的历史记录；纸质文件部分因事后重签名，从时间上看，不符合档案的定义“直接形成的历史记录”。二是，使用电子签名，施工记录经相关责任人在计算机上审核签名后应生效；实际上，工程质量监督系统、自动办公（OA）系统、计量支付系统等信息管理系统产生的大量电子文件，由于采用输入签字形式不具法律效力，只能作资料查阅方式保存，失去了其应有的意义。

1.3 传统文笔签名带来弊端

在实行项目档案信息化，原始实施记录是纸质形成，记录上并没有显示出实际填写内容的时间，这种情况下给施工记录的形成带来滞后、造假、篡改的机会。

2 施工、监理单位档案的形成难以同步的原因

2.1 客观原因

项目参建单位普遍存在“重建设、轻档案”现象。如监理单位很少将公路工程项目档案管理工作列入议事日程，在工程施工过程中没有落实管理制度、缺乏相应的控制措施，难以做到贯穿始终的档案管理服务工作。造成在项目建设过程中工程档案材料没有及时归档，陷入“建设—积压—丢失—补做”怪圈。尤其是进入项目建设后期，文件材料脏、乱、残、缺的局面凸显，甚至文件材料的丢失，监理工程师这时才匆忙整理内业材料，影响了工程建设过程中文件材料的有机整理工作，其后果是监理项目文件材料收集和整理工作不能与项目建设进度同步进行。

1.二次录入问题。在现行模式下，施工现场数据需记录于原始施工记录，并录入到工程项目质量管理系统，导致现场记录人员与系统录入人员重复工作。

2.表格使用不确定问题。工程建设过程中管理表格更换，导致全线相应分项资料需重新形成，对施工人员及录入人员普遍存在“早做不如晚做”的等待态度。

3.赶工造成原始记录填写不及时。行政命令的下达，要求业主按具体通车时间完成，通常一个项目的施工期为36个月，特殊桥梁等结构物可能长达40个月以上，由于赶工，工程中所有任务都围绕工程实体，内业资料往往被忽视，业主对内业资料的管理也随之弱化。

2.2 主观原因

1.认知因素。我国电子文件管理落后，根源在于对电子文件管理的认识跟不上，不到位。

一是缺乏证据意识。没有认识到文件作为业务活动的原始记录，是重要的法律凭证；没有形成在工作中生成并保留文件，以生成并保留法律证据的习惯和制度规范。进入数字时代后，相当多的单位和个人没有将电子文件视为正式文件，不认可电子文件的证据效力。

二是缺乏资产意识。电子文件作为电子化业务的凭证性信息，是不可再生的信息资源、极具价值的信息资产和知识资产；电子文件作为信息资产，最有价值的工作不仅是对其进行有序的物理保管，而是对其进行充分的开发利用，从而实现社会效益、产生经济价值。

三是风险意识的不当认识。由于信息技术的复杂性与脆弱性，电子文件面临严峻和多重风险。普遍存在两种不适当的态度对待：一种态度错误地认为“数据备份了，就安全了”，电子文件管理的质量要求就是“数据不丢失”，“大不了，再重录入一遍”。缺乏对电子文件风险事故可能造成的严重损失观念；另一种态度过分强调计算机风险意识，认为电子文件保存方式有一定风险，误解了电子档案而不敢应用、推广。

2.体制因素。目前，我国实行分段式文件管理模式。文件自生成至归档阶段称为文件处理，文件自归档至被永久保存或销毁，称为档案管理，由档案部门负责。一是，文件处理与档案管理的标准规范、技术方法完全不同、相互之间缺乏衔接与协同，存在严重的工作脱节与管理空白现象。二是，由于业务部门与档案部门职责不同、利益不同，相互之间必然会在文件管理问题上存在一定的矛盾和冲突。尤其是前端的业务人员很少兼顾后端的档案人员对电子文件真实性、可靠性、完整性与可用性的专业要求。

综述，传统的文笔签名模式已成为工程项目档案信息化管理发展的瓶颈。以高速公路项目为例，信息化管理系统所产生的数亿份电子文件，若我们还是依旧沿用传统纸质文件管理思维，还是没有将电子文件视为正式文件，不认为电子文件的证据效力，以为把电子文件刻录成光盘或打印成文字，送进库房就算完事；或者认为，将电子文件打印（硬拷贝）成纸质文件使之具有证据效力，但是电子邮件、电子施工与试验表格等电子文件打印成纸质文件后，由于许多原来依附于计算机系统的元数据的缺失，造成信息不完整，反而使其不具有证据效力。况且数据库文件、音频文件、视频文件、多媒体文件、超媒体文件等类型的电子文件是根本无法打印出来的。

工程项目档案信息化是新时代的产物，若我们仍不根据电子文件的特性，在保证电子凭证的基础上，充分发挥流通利用上下功夫，那么它就在旧的档案管理模式下进入了铁皮柜中漫漫长眠，犹如像冰水煮青蛙，缺失了凭证性的法律效力、缺失了互动利用功能的电子档案就如此失去了生命的意义。为此，如何保证电子文件的凭证性成為解决交通工程项目及信息化的管理发展瓶颈的突破口，亟需解决的问题。

3 电子签名在电子档案系统应用

3.1 电子签名的法律依据

档案的基本属性是“原始记录性”，根据这一特性，使档案成为历史的真凭实据，具有法律效力。1999年10月1日施行的《合同法》明确规定了电子合同是书证的一种形式；2005年4月1日施行的《电子签名法》规定可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力。

3.2 建立法律认可的在线电子认证平台和项目电子档案系统

在线电子认证平台采用了第三方电子认证机构颁发的数字证书，在线验证数字证书的合法性、真实性和有效性，提供了用户身份认证、电子签名、时间戳等技术，为电子档案系统提供合法的电子签名，保障电子档案的准确性、完整性和可用性；协助项目单位进行档案编研的工具，具备文件收集、录入、整理、组卷、查询、统计、验收申请等功能，并使用在线电子认证平台颁发的数字证书对电子文件的形成、电子档案进馆、保存和利用进行全过程控制的电子签名。确保了电子文件材料与工程建设同步收集、同步整理、同步归档，提高了工程文件资料归档的及时性和准确性。

3.3 电子签名贯穿在电子档案系统每一环节过程中

电子档案的信息形态是数字化的，其信息与载体具有可离性、易改性。通过使用数字证书对电子文件的形成、归档及电子档案进馆、保存和利用进行全过程控制的电子签名方式，解决了电子文件中相关责任人电子签名不可抵赖性和有效性问题以及进馆后电子档案防篡改和可追溯性问题。实现电子档案的原始性、完整性、真实性，充分发挥电子档案的凭证作用，其流程如下：

（四）电子档案风险对策——建设电子档案数据、异地备份及恢复体系。电子档案数据保存在省级机房，数据在机房存储设备备份的基础上，同步复制到异地的灾备中心，实现数据的异地保护。

4 电子签名在项目工程档案管理系统全过程实现后的效果

（一）防止篡改，代签，杜绝伪造现象。一是，电子签名的法律地位，具有不可伪造，不可抵赖的属性。系统采用了软、硬件加密认证方式，即采用电子签名（签章）方式和usbkey 签名方式的两种签名。签名完毕后可用根据业务逻辑相对应表单单元格锁定，杜绝了传统工程项目文件中的伪造，篡改，代签现象其次。二是，数据库中保留审核修改电子签名在工程计量中的应用记录，自动记录各级审核耗时，具有过程监督，事后追溯的能力。

（二）有效降低工程项目管理的工作强度，提高工作效率。

在电子文件经审核无误后，可通过批量签署的方式，一次性对数百甚至数千页的多份文件进行签署，不会出现漏签或签错名的现象，避免了电子文件打印形成纸质文件，相关责任人再次核对后补手工。

以高速公路建设项目档案为例，每公里产生100卷档案为标准，一个80公里的高速公路项目，每页施工表、评定表或试验检测表至少有4个手工签名计算，按4厘米案卷盒每卷250页计算，则一个项目的施工记录至少产生250页×4个×100卷×80公里×80%=6，400，000个签名。应用了电子档案后，可减少上千万次的手工签名。

（三）保证了项目文件的完整性。一次性网上填报审批程序，堵塞了先网上签署后文本补签形成的漏洞；预先设置档案报审模块，统一和完善各建设工程单位对工程档案的整理和归档要求，提高了工程建设单位的档案管理、报送工作效率。通过系统自检，过滤出目录树对应表单漏项、表单填写不完整、电子印签（印章）不完整。对系统检查无误的竣工资料，通过预先设置的规则进行自动组卷生成结果文件，提交档案库与原先数据库对接（进馆存档）。

（四）统一各项归档文件的标准。项目电子档案标准及系统，以PDF/A文件格式作为电子档案系统接收和使用的标准格式，即电子文件在进入电子档案管理的系统前，电子文件必须转换为PDF/A格式且经过有效的数字签名。

（五）节省纸质文件的耗用及保存成本。据测算，将工程、计量等前端业务系统的电子文件都作为电子档案管理，整个项目档案的纸质文件减少90%以上。按上例计算，可节省150平方米库房面积、100立方密集柜及相关配套设施。可直接节约纸张打印耗材，保管成本等，提高档案管理效率。

5 结束语

《电子签名法》的颁布和实施，确立了电子签名技术的合法地位。使电子签名技术在项目工程档案管理中的使用成为可能，将引发一场项目工程档案管理的重大变革，有力推动大型基础设施建设项目工程档案管理信息化的进程，促进竣工资料编制和档案管理的规范化、正规化。

参考文献

1.《浅谈电子签名在工程设计电子图纸中的应用》

郭进（广东天联集团有限公司广东广州）今日科苑， Modern Science， 2010年16期

2.《电子签名在工程计量支付的应用》

徐磊《公路交通科技应用技术版》 2010年12月

3.《电子签名技术，其在公路工程管理中的应用》

李云峰（辽宁省交通高等专科学校）辛秀艳（辽宁省高等级公路建设局）王志斌（辽宁省高速公路管理局）

4.《施工现场电子化资料在城建工程归档中的应用》