基于数字用户的公共档案馆信息服务研究

随着电子化时代的来临，越来越多的人开始利用计算机网络来获取他们所需要的信息。亲自去档案馆利用档案、查阅信息的用户只是小部分，更多的是在线访问档案馆网站的用户。因而公共档案馆作为一个公民获取政务信息与档案资料的社会机构，不能再局限于原有的传统服务模式，应更加注重在线信息服务，转变服务的方式与内容，为大众创造更为良好的利用环境。

1 公共档案馆数字用户的含义

1.公共档案馆数字用户的定义

公共档案馆数字用户是指与物理意义上的亲自前往档案馆利用档案信息的用户相对应的概念，主要指的是通过网络对档案馆数字信息资源进行获取与利用的用户。而今人们更倾向于足不出户地借助网络，获取档案信息网上的信息。

2.公共档案馆数字用户的类型

按用户的职业、专业和承担的任务来划分，公共档案馆数字用户可以分为组织管理用户、理论研究用户、工程技术用户和一般用户。组织管理用户是指为组织和管理社会政务活动而查阅档案信息的党政机关、企事业单位、社会团体和组织。理论研究用户是指通过查阅档案信息，进行科学理论研究的组织和个人。工程技术用户是从事应用型工程技术项目的研究和设计而产生档案信息需求行为的组织和个人。一般用户既包括从事一般性业务工作的人，也包括临时性利用档案信息，解决一般问题的个人。

3.公共档案馆数字用户的特点

（1）数字用户数量的庞大

截止至2015年7月14日，上海档案信息网站已有28024557位用户对其网站进行了访问，2015年7月16日，则已有28026991位用户。计算机网络技术的普及使得公共档案馆数字用户的数量在不断地增大。

（2）数字用户需求的多样

与传统的公共档案馆用户多数是带有目的性与针对性对档案信息进行利用不同，数字用户不只局限于这些信息需求，他们的需求是多样的，更多的可能是带有一种休闲娱乐与学习的目的，例如对城市历史的探索与名人传奇的好奇等。

（3）数字用户分布的广泛

网络的产生打破了空间的限制，公共档案馆数字用户通过网络能毫无阻碍地在世界各地进行信息访问。

2 数字用户对公共档案馆信息服务的要求

1.提供准确信息的快速获取

数字用户与普通的用户一样，都希望能用最便捷的方式快速获取准确的信息。数字用户的特殊性则对档案信息网站提出了很多网络技术上的要求。

2.提供信息的全文检索与离线获取

对于数字用户而言，在公共档案馆的网站上实现档案文件的全文检索，而不仅仅是全宗、专题等目录的查询是非常必要的。数字用户物理上的特殊性使得他们希望能够通过互联网，对档案馆的数字资源进行在线或离线的获取。

3.提供个性化的服务模式

在追求以人为本，注重以用户为中心的时代，公共档案馆推出针对数字用户个体的个性化档案信息服务是一种必然的趋势。如“中国上海”这一政府门户网站的“个性化定制”板块为每一个数字用户提供了一种基于个人需求的“内容定制”推送服务。这是一种从用户的信息需求与满意度出发，为用户“量身定做”的主动服务的模式。公共档案馆也可以建立这种个性化服务以满足不同用户的信息需求。

4.提供深层次信息与知识的获取

数字用户对档案信息网站的访问可能不只是基于档案信息的凭证参考等作用，更是基于一种对知识信息的获取。因而由于时间与精力的限制，他们更需要的是那些经过深层次加工整理的信息汇编，而不是众多的零次信息。

3 当前基于数字用户的公共档案馆信息服务存在的问题

1.档案馆网络信息环境滞后，网站访问存在问题

由于网络技术与网络空间等各方原因，公共档案信息网站的良好访问尚存有一些问题。如笔者在访问北京档案信息网时显示“连接超时”，无法访问；青岛档案信息网站的电子化档案无法读取并显示等。网络信息环境上的障碍会在一定程度上影响用户的利用心情和利用效果，制约公共档案馆的发展。

2.档案馆馆藏资源结构单一，档案利用受到阻碍

面向公众的档案信息利用服务必须依托于档案馆强大的馆藏，合理的公共档案馆的馆藏资源应当包括三个基本层面的资源：一是比较齐全完整的现行文档资源；二是比较丰富的历史档案和资料资源；三是比较丰富的经过整合加工的二次性与三次性信息加工品资源。从目前来看，机关、企业的文书档案在数量上占了大量的比例，而科技、专业、声像或私人档案等方面的档案相对较少，经过加工整理的档案汇编等档案成品则更少了。这一馆藏资源结构的不合理对用户的档案利用必然造成阻碍。

3.档案信息服务的方式内容和手段存在不足，服务质量有待提高

首先从服务的方式上看，缺少有一定的主动性。对于传统用户，档案馆的工作人员能够实时指导他们准确有速地获取到所需要的信息。但对于那些数字用户而言，获得一对一的指导工作似乎并不是那么的顺利。网站只是设置了邮箱与留言板块等沟通方式，且针对数字用户的个性化推送服务尚未开展。

而后从服务的内容上看，大多数的档案信息网站对馆藏档案开放只停留在目录、全宗等检索上，只有少数的几家档案馆才有部分的全文检索。如上海档案信息网在家或学校等公共场所通过外网的方式是无法访问并获取档案原文的，只能申请调阅；而通过他们的内网，你才能访问到部分档案的全文。并且在对档案的复制等问题上，对于数字用户而言，连全文阅读都没法实现，也就更谈不上在网络中下载和复制档案信息资源了。

4.公共档案馆各自为政，档案信息无法共享

我國的公共档案馆各自为政，没有形成馆际互联。尽管各个档案信息网有友情链接等服务能使自己与其他档案馆与政府网站相链接，但从其本质上来看，这仅仅是几个网站首页的相互连接，并没有真正实现网络信息资源的跨库检索与信息资源的共享，信息孤岛现象存在明显。不过值得肯定的是，青岛档案信息网中的青岛数字档案馆将其档案数据库与其下一级的档案馆的数据库相连，实现了区域内的跨库检索，使数字用户能够仅登录这一个网站，就能搜索到整个青岛的档案信息，为数字用户提供了优质便捷的服务。

尽管青岛档案馆的这一服务值得肯定，但从全国的公共档案馆来讲，绝大多数的省市档案馆在其区域内都没有形成共享机制，因而实现全国的档案信息共享任重而道远。

4 网络环境下优化公共档案馆信息服务的建议

1.加快网络信息建设，创造良好的网络环境

档案部门应该积极加快档案馆网络信息建设，利用专业的团队与技术方法，防止无效链接与无法访问等问题的产生，加强网络通讯与稳定性，提高网站的技术含量与信息的有序性，从而使用户的网站访问更为顺利。

2.调整馆藏结构，加大档案信息资源的开发与开放力度

首先，为了能更多地挖掘出具有利用价值的档案资料，公共档案馆应该注重搜集一些公众感兴趣的档案资料，同时也加大对专门、科技、私人、视频照片等档案的搜集工作，而不是使文书档案“独占鳌头”。只有这样才能够反映社会的历史风貌并满足用户多元化的信息利用需求。其次，为了使公众能更生动便捷地掌握他们所感兴趣的档案信息，档案汇编等多次加工的档案信息产品是必不可少的。

3.充实信息服务的内容，加强数字用户信息利用的满意度

（1）加强互动交流，开展个性化服务

针对现今的公共档案馆都只采用邮箱与留言板等时效性受限的服务方式，档案馆应安排专门的档案工作人员在网站上与用户进行实时沟通，加强用户体验。对于用户感兴趣的档案信息，开展个人的“内容定制”推送服务，实现为用户“量身定做”的主动服务模式。

（2）加快数字化进程，提供全文检索与网络下载

无法提供更多的档案全文的一大主因就是档案文献信息的数字化程度低，仍然有一大部分的档案文献还没有完全的数字化。在档案数字化成为趋势的今天，档案部门应该加大力度建立档案信息资源数据库，使用户在网络上就能查阅到档案的全文信息，使公共档案馆从传统档案馆的服务模式中解脱出来，成为概念上的数字档案馆，促进档案信息资源的共享。也为无法像普通用户那样可以在公共档案馆内对公开的档案进行复制的数字用户提供在线的档案下载、打印、邮寄等档案信息复制服务。

4.有效整合信息资源，实现档案信息资源的共享

各级公共档案馆不应该各自为政，只是在主页上留下各自的友情链接互访，而是应该加强相互间的沟通与协作，把已有的档案信息资源进行整合。通过一定的技术手段，使各自的档案数据库得以互连。青岛数字档案馆的数据库共享给了我们一个很好的榜样，希望能有更多的各级公共档案馆加入其中，最终实现国家档案信息網络的共建与资源的共享，推进一站式服务。

5 总结

对于数字用户而言，我国的公共档案馆在服务方面尚有一定的不足。技术、资金与人才的限制使得数字用户还不能完全享受到优质的服务，但从现今的公共档案信息网站的建设来看，部分地区做的还是不错的。相信在政府的推动下、在学界的研究下以及用户的支持下，基于数字用户的公共档案信息服务一定会越来越出色。

参考文献

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[2]朱桂玲.网络环境下档案馆用户信息需求与服务策略研究[D].四川：四川大学档案学系，2007.

[3]王英玮.关于公共档案馆服务社会化的思考[J].档案学通讯，2005（3）.

[4]上海档案信息网.http：//www.archives.sh.cn/shouye_502/.

[5]青岛档案信息网.http：//www.qdda.gov.cn/.

[6]北京档案信息网.http：//www.bjma.gov.cn/index.ycs.

[7]中国上海.http：//www.shanghai.gov.cn/shanghai/node2314/index.html.

作者简介

赵文怡（1987-），女，上海，上海市延安中学，档案学（助理馆员）。